Nesse artigo você vai descobrir como o Projeto Gestta ajudou a Fisconnect a descobrir que estava desperdiçando mais de 35% de suas horas produtivas com a criação de controles paralelos em planilhas e retrabalhos. E ninguém melhor para contar a história deste escritório contábil que o próprio diretor do escritório, não é?

Cenário anterior, exposto na íntegra pelo diretor da Fisconnect

 
“Desde junho de 2017 somos clientes e parceiros do Gestta e a cada mês estamos amadurecendo mais a cultura de gestão por processos junto a nossa equipe e melhorando nossa forma de trabalhar, o que tem rendido elogios de clientes e tem aumentado o entusiasmo do time do escritório.

A Fisconnect é um escritório contábil jovem, de pouco mais de um ano e meio de atividade, e que já conta com uma ascendente e diversificada carteira de clientes, compreendendo mais de 100 empresas.

O perfil dos clientes do escritório é bastante variado, sendo empresas do Simples Nacional, do Lucro Presumido e do Lucro Real, de diversos segmentos. Ademais, são empresas localizadas numa pluralidade de municípios e divididas em três diferentes estados, com concentração no estado de São Paulo.

Essa diversificação traz com ela uma enorme necessidade de gestão, haja vista que por essa razão as obrigações legais e seus respectivos vencimentos são igualmente diversificados.

Esse cenário vinha nos assombrando até a implementação do Gestta. E então os sócios e gestores da Fisconnect, para ter uma visibilidade clara das atividades de cada empresa, despendíamos de esforços sobre-humanos.

Recorríamos a planilhas sujeitas a toda sorte de falta de atualização, perda de arquivo ou erro de preenchimento, cada departamento tendo a sua e cada qual com seu próprio padrão.

Ademais, era comum perdermos tempo consultando se uma atividade já havia sido concluída ou não, para se saber se ela deveria ser feita (mesmo havendo esse controle), checagem que invariavelmente envolvia investigar se documentos já haviam sido enviados ao cliente por e-mail, consumindo nosso tempo precioso do escritório.

A gestão da informação também era um grande ladrão de tempo no escritório contábil. Como as orientações sempre foram enviadas por e-mail para uma gama enorme de destinatários, localizar e organizar determinado assunto para uma reunião, por exemplo, era tarefa insana (e por vezes impossível).

Outro problema vivido por nós era a difícil organização da sucessão de tarefas de um colaborador por outro, em casos de turnover ou por mera redistribuição do trabalho. Essa transição sempre foi muito estressante, exigindo rigorosa e repetitiva checagem para se saber se tudo iria correr bem e que todas as atividades seriam devidamente migradas.

Por fim, mas sem esgotar, os problemas que foram corrigidos pelo Gestta, era comum se deixar de cobrar o cliente por serviços extraordinários executados pelo escritório.

De fato, em demandas urgentes, a nossa comprometida equipe se prontificava para atender a demanda do seu cliente, muitas vezes sem se preocupar em enviar para o setor financeiro a necessária informação para futura cobrança. Eram recursos financeiros fugindo pela janela.”

Cenário atual, depois da implantação do Gestta na Fisconnect!

 
“Hoje o cenário mudou vertiginosamente com o uso do Gestta! Sempre fomos obcecados por controles de tarefas, ainda mais dentro de um negócio que respira prazos, como o é um escritório de contabilidade.

Contudo, nenhum dos sistemas de gestão de tarefas que nos foi apresentado havia sido concebido exclusivamente para o mercado contábil, razão pela qual desenvolvíamos controles próprios.

Por outro lado, o sistema utilizado por nosso escritório contábil possui um módulo de processos, mas ele se mostrou limitado diante do nosso padrão de exigência. Quando conhecemos o Gestta, entretanto, nossos olhos brilharam, a parceria foi imediatamente firmada e tem sido muito bem-sucedida.

Com o uso do Gestta passamos a organizar todas as nossas rotinas dentro do sistema, e não apenas as rotinas operacionais. Tarefas que vão desde o faturamento do cliente até a roteirização da expedição são agora totalmente gerenciadas pelo Gestta.”

O sócio responsável pela área operacional, Robson de Oliveira, também deixou sua impressão!

 
“Sou mestre em Contabilidade e sócio responsável pela área operacional do escritório e posso afirmar que com o dashboard oferecido pelo Gestta você tem todo o escritório na mão, conseguindo monitorar de maneira rápida e intuitiva o cumprimento de todos os prazos e a execução de todas as tarefas.

Ademais, você tem a tranquilidade de ter toda a comunicação e a troca de documentos com o cliente organizada dentro do sistema com ótima rastreabilidade, não se desperdiçando tempo para sua procura.

Outra coisa revolucionária é que a baixa das tarefas é feita de forma automática quando do envio dos documentos para o cliente, o que ocorre dentro do próprio sistema, conferindo ao gestor a certeza que uma tarefa dada como concluída foi efetivamente concluída.

Antes da implantação do sistema, nossa impressão era a de que não tínhamos condições de escalar, ou seja, que teríamos que contratar mais pessoas a cada novo cliente ingressado no escritório. Com o Gestta isso mudou da água para o vinho, nos permitindo investir com segurança em nosso crescimento para 2018”.

Os sócios do escritório também fizeram menção elogiosa à velocidade das respostas pelo time de suporte do Gestta e pela rapidez com que as sugestões de melhorias são avaliadas e implementadas pela área de desenvolvimento. “Há um time por trás da ferramenta que é absolutamente incrível. Gentileza, velocidade e precisão são boas palavras para definir todos eles. Toda nossa equipe é extremamente satisfeita com o atendimento e com as respostas dadas pela equipe do Gestta”, afirma Rogério.