Segundo pesquisas da Organização Mundial do Trabalho (OIT) e da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), no Brasil, os profissionais trabalham, em média, 44 horas semanalmente. Porém a produtividade do brasileiro é considerada quatro vezes menor do que a dos trabalhadores da Alemanha, onde a carga horária semanal é de 38 horas de trabalho, seis horas a menos que a nossa.

A má administração do tempo é uma das principais responsáveis por este desperdício de produtividade. Em tempos de evolução tecnológica, a expressão “tempo é dinheiro” faz cada vez mais sentido, principalmente quando se trata do universo contábil, onde multas por atrasos são recorrentes.

Porém a boa administração do tempo tem seus empecilhos. Atualmente está se tornando cada vez mais fácil nos distrairmos, principalmente com as redes sociais. Mas o principal obstáculo é a falta de controle das atividades e de prazos.

Se você deseja aproveitar da melhor maneira seu tempo no escritório e, consequentemente, ganhar produtividade, leia este artigo. Preparamos 4 dicas essesnciais para aprimorar a administração do tempo em seu escritório contábil.


1- Descubra o segredo para priorizar suas atividades


A priorização é um dos grandes desafios em escritórios contábeis hoje. Você também sente que tudo é urgente e importante? Sente seu dia sendo engolido por tarefas urgentes e sua produtividade indo embora de mãos dadas com as tarefas importantes? 

Nessa primeira dica vamos te ensinar como separar e diferenciar o urgente do importante. A priorização bem feita das atividades libera tempo na sua agenda e permite que você consiga dar atenção também às tarefas recorrentes e processos rotineiros.

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que ajuda a separar suas atividades por prioridades. Ela é dividida nos seguintes quadrantes:

  • Importante e urgente (ou seja, faça imediatamente)
  • Importante, mas não urgente (tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo)
  • Urgente, mas não importante (delegue para outra pessoa)
  • Não urgente, não importante (faça mais tarde).

O importante é ter em mente que cada atividade tem seu nível de prioridade. Fazendo essa classificação será mais fácil gerir suas atividades e, consequentemente, fazer uma boa gestão do seu tempo.


2- Saiba como focar sua concentração


Você também já se sentiu com vontade de abraçar o mundo e resolver em um só dias todos os problemas do seu escritório? O problema nesse sentimento é que, normalmente, saímos mais enrolados do que começamos. Um dos segredos para lidar melhor com isso é simples: se concentre em uma tarefa por vez.

Ao iniciar uma tarefa, levamos um certo tempo para entrar no ritmo e assimilar tudo que de fato precisa ser feito. Quando tentamos realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo corremos o grande risco de nos confundirmos e, principalmente, não dar o devido foco.

Portanto, não se engane pensando que fazendo mais de uma atividade ao mesmo tempo você está sendo mais produtivo, muito pelo contrário. Foque em uma única tarefa por vez, assim você a realizará com mais atenção e de forma mais eficaz.


3- Melhore a gestão de tarefas em seu escritório


O universo contábil é rodeado de prazos. Prazos de obrigações fiscais, prazos de declarações de impostos, entre outros. E ai do nosso bolso se esses prazos não forem cumpridos!

Um gestor de tarefas contábeis te ajuda a controlar todos os prazos e faz com que a administração do tempo em seu trabalho seja simples e fácil. 

Muito além disso, esse tipo de ferramenta traz inúmeras vantagens ao seu escritório, como:

  • ganho de visibilidade; 
  • maior eficiência ao realizar suas atividades; 
  • diminuição de gastos (principalmente aqueles causados por multas); 
  • maior e melhor organização das suas tarefas.

O uso desse tipo de ferramenta vem crescendo cada vez mais, isso porque os escritórios contábeis perceberam o quão vantajoso pode ser para toda a sua equipe. Principalmente no que se trata de custo-benefício.


4- Gestor X Realizador


A nossa última, mas não menos importante, dica consiste em você saber separar seus dias de gestor dos seus dias de realizados.

Suponhamos que em um dia você tenha várias reuniões agendadas, tarefas a passar aos seus colaboradores e negociações a serem tratadas. Neste dia você é, de fato, um gestor. No outro dia você decide colocar a mão na massa: preparar apresentações, desenvolver a pauta da próxima reunião. Neste dia você está sendo um realizador

O segredo é informar ao seu colaborador quando é o seu dia de gestor e que você poderá resolver tudo que tem pra resolver. E quando é o seu dia de realizador, que você não quer ser interrompido por nada que não seja urgente.


Por fim: se organize. Organize suas prioridades, suas tarefas, seu ambiente de trabalho, adote um gestor de tarefas contábeis.

Tenha em mente que você pode sentir dificuldade no começo, principalmente se você não tiver o costume da organização, mas com a prática necessária e com o tempo, isso se tornará rotineiro e natural.

Aderindo todas as dicas de administração do tempo e aplicando o devido esforço, com a consciência de que no início você passará por algumas dificuldades, você obterá grandes resultados. Ou seja, você tornará seu tempo mais produtivo, realizando as tarefas com maior agilidade e eficiência.