Homem mexendo no computador e comemorando com o punho cerrado

Se o seu escritório sofre com frequentes atrasos, perde parte dos recursos no pagamento de multas e têm dificuldade para realizar uma gestão eficiente, talvez seja hora de considerar algumas ações para otimizar processos contábeis.

Isso significa ter mais controle sobre tudo o que é feito, por quem e quando será entregue. Significa também automatizar alguns processos manuais e aproveitar o tempo da equipe com atividades mais produtivas como a prospecção de novos clientes, capacitação profissional, entre outros.

Se você gostaria de obter esses resultados continue a leitura. Nos próximos tópicos você encontrará as dicas que poderão te ajudar a revolucionar a forma como seu escritório lida com prazos, obrigações e recursos. Confira!
 

1- Não aja por impulso

 
Você ou sua equipe têm o hábito de chegar no escritório e ir realizando as tarefas conforme a demanda? Embora pareça uma forma eficiente e ágil de trabalhar, este método nem sempre é um dos mais eficazes.

Quando se trabalha dessa forma as atividades não são priorizadas por importância e sim por ordem de chegada, mas nem tudo que aparece primeiro deve ser realizado nessa ordem.

Um processo com prazo curto deve ter prioridade sobre outro mais demorado e que não acarrete em multas por atraso, não é mesmo? E a melhor forma de conseguir esse ordenamento e otimizar processos contábeis é planejando tudo o que será realizado.

Podem haver definições coletivas de quais processos a equipe deve entregar primeiro e também pessoais, quando o colaborador define antecipadamente quais atividades ele realizará primeiro.

Com esse tipo de planejamento o gestor consegue ficar a par de tudo o que acontece no escritório e com quem está cada uma das tarefas solicitadas. Isso ajuda a prever atrasos, identificar gargalos e evitar inclusive as multas por atrasos.

Por exemplo, supondo que a sexta-feira seja o dia menos agitado da semana, você pode combinar uma reunião com a equipe e juntos definir a prioridade de cada tarefa a ser realizada na semana seguinte.

Na segunda todo mundo já vai chegar sabendo exatamente o que precisa fazer e até quando deve entregar.
 

Saiba mais: Sistema de gestão contábil: seu caminho para a produtividade

 

2- Ouça os conselhos de sua mãe

 
Quem nunca ouviu da própria mãe: Arrume seu quarto, organize suas coisas para que consiga encontrá-las depois… Pois é, ela estava coberta de razão, e ainda está.

Independente do tamanho de seu escritório e da quantidade de pessoas que trabalham nele, se deseja otimizar processos contábeis precisa investir em organização.

Faça uma conta rápida sobre quanto tempo seu time gasta procurando documentos em meio à papelada durante a semana e o que poderia ser feito com esse tempo e entenderá do que estou falando.

Organização tem a ver com a forma como os documentos fiscais são armazenados, mas também sobre como eles são disponibilizados para consulta. Muitas vezes a organização é tão complexa que o tempo de busca de uma nota ou contrato acaba sendo uma desvantagem.

Uma solução para ambos os problemas é digitalizar todos os arquivos para que possam ser consultados com mais agilidade e criar um método de organização para os arquivos físicos. Com isso, o time contábil encontrará as informações com maior rapidez e a produtividade será beneficiada.

Tome cuidado também com o excesso de planilhas. Ter dados espalhados por muitas planilhas e ter que abrí-las para coletar tudo além de ser arriscado é um tanto quanto demorado.

A situação é mais drástica quando alguns dados são armazenados em e-mails. Se para tomar uma decisão estratégica você precisa buscar no histórico uma conversa antiga com o cliente, depois abrir um arquivo e salvar dados, talvez precise pensar em uma nova forma de organização.
 

3- Evite a centralização

 
Principalmente em escritórios pequenos, é muito comum que o gestor centralize algumas das tarefas que exigem maior responsabilidade. Embora essa atitude seja justificável, pode ser também prejudicial com o decorrer do tempo.

Em algum momento seu escritório adquirirá mais clientes, você precisará de férias ou no pior dos casos estará doente, precisará de licença e é aí que surge o problema, você não terá outra pessoa apta o suficiente para cuidar disso tudo.

Por isso, para otimizar processos contábeis você precisa tomar algumas atitudes em relação à descentralização de processos:

  • investir na capacitação do seu pessoal para que alguns colaboradores possam te substituir em momentos de emergência;
  • fomentar a cultura do compartilhamento de informações e responsabilidades;
  • permitir que seus colaboradores participem ativamente na tomada de algumas decisões, já que muitas vezes são eles que lidam diretamente com o cliente;
  • promover debates ou workshops internos para a troca de experiências e conhecimento;

Crie uma padronização na forma como os processos são realizados, isso auxilia na integração de novos colaboradores, além de permitir que haja um rodízio de tarefas. Resumindo, otimizar processos contábeis também está ligado a dividir responsabilidades.
 

4- Pegue um atalho

 
Se você chegou até este tópico já notou que para otimizar rotinas contábeis há uma quantidade considerável de processos que precisam ser executados e embora sejam extremamente eficientes, dão certo trabalho e demoram para ser implementados.

E se você não tem tanto tempo ou gostaria de colher estes resultados sem ter que implementar manualmente todas as dicas anteriores, sugiro que pegue um “atalho”. Invista em um sistema de gestão contábil e deixe que a ferramenta lhe auxilie a:

  • planejar suas tarefas, mostrando quais delas acarretam multa por atraso, etc;
  • organizar todas as tarefas, salvando documentos, e-mails e tudo mais em um único ambiente;
  • padronizar e distribuir as tarefas de forma automática de acordo com critérios estabelecidos por você;
  • evitar multas por atraso ao indicar todos os prazos das tarefas contábeis.

Além disso, se você deseja otimizar processos contábeis, poderá contar com a capacidade de automatizar tarefas como o reconhecimento de guias e a baixa em atividades já executadas. Mais agilidade e dinamismo, menos erros e retrabalhos.

Escritórios que conseguem otimizar processos contábeis podem atender mais clientes sem precisar necessariamente de mais mão de obra, nem deixar a qualidade no atendimento cair. Por isso, se deseja se destacar no mercado contábil, considere investir em um sistema de gestão contábil para atingir esses resultados com mais rapidez.
 

Saiba mais: Elimine o uso de planilhas com um software de gestão contábil