4 dicas para minimizar a inadimplência em seu escritório contábil

Cobrar um cliente que está em débito ou lidar com alguma inadimplência em seu escritório contábil não é uma tarefa fácil, muitas vezes os escritórios chegam a temer uma interpretação errônea por parte de seus clientes, e temem mais ainda perde-los.

O fato é que cobrar é realmente uma tarefa difícil, mas existem algumas ações preventivas que podem minimizar a inadimplência em seu escritório contábil. Apesar de considerarmos a eficácia dessas ações quando colocadas em prática, alguns clientes do seu escritório contábil ainda podem se enquadrar no grupo de inadimplentes, por isso, também é inevitável que aprendamos a cobrá-los!

Primeiramente, entenda que dentro do seu escritório deve haver um controle eficaz sobre os pagamentos, porque quanto antes um pagamento em atraso por detectado, o quanto antes ele poderá ser cobrado, em contra partida, quanto mais tempo levar para essa descoberta, maior será o prejuízo do seu escritório.

Por essa razão, considere ter um sistema de gestão de tarefas contábeis, que terá um papel importantíssimo no controle de pagamentos e histórico dos clientes, para essa finalidade, considere também conhecer o Projeto Gestta e descubra tudo o que ele pode fazer para minimizar a inadimplência em seu escritório contábil.

Agora vamos às 4 dicas:


1- Estabeleça um padrão de causa e consequência


Com padrão de causa e consequência, entenda a situação de inadimplência e o que será feito a partir dela.

Ao detectar o atraso de um cliente, você tem um leque de opções para ordenar sua ação, mas a principal preocupação nesse caso é estabelecer a comunicação correta para que isso não o afaste de futuras vendas e não tenha impacto negativo no relacionamento do seu escritório contábil com o cliente em questão.

Para isso, estabeleça alguns critérios principais e torne-os padrão para todos os clientes, criando uma unidade de cobrança:

Qual será o atraso máximo tolerado?

Quando tempo seu escritório permitirá o atraso de pagamentos. Lembre-se, ao estabelecer esse prazo, pense no esquema financeiro do seu escritório, por exemplo:

Se o ideal é que os pagamentos ocorram até o dia 10 de cada mês, e você estabeleceu que dará 5 dias de tolerância para pagamento, defina a data de vencimento para o dia 2, assim, você evita que esse prazo de tolerância atrapalhe de alguma forma o sistema do seu escritório.

Como essa cobrança será realizada?

Como você irá contatar o cliente para realizar a cobrança? Escolha um canal que mais se identifique com você e com seu cliente, considere: telefone, SMS, e-mail, etc.

Procure manter uma linguagem séria, mas sem intimidação, ou seja, mostre para o seu cliente a importância do pagamento dele e os impactos negativos que a falta de pagamento pode ocasionar, mas não intimide ou constranja seu cliente.

Quais as consequências da falta de pagamento?

Caso o cliente ultrapasse o prazo estabelecido pelo seu escritório, quais serão as consequências? Você cobrará multas ou juros? Realizará o registro em órgãos de proteção ao crédito?

Qual será o critério adotado para cada uma das penalidades? Decida isso com base na política do seu escritório contábil e deixe seus clientes cientes de suas responsabilidades e das ações que serão aplicadas em decorrência da ausência de pagamento.


2- Construa um relacionamento sólido com seu cliente


Muito se investe na conquista de novos clientes, mas pouco se aplica à retenção de clientes já existentes. Todos os anos, muitos escritórios contábeis sofrem com a perda de clientes importantes, entre outras razões, isso se deve também à falha na construção de um relacionamento sólido com cada cliente que inicia parceria com seu escritório.

A construção e manutenção desse relacionamento é um dos principais fatores que pode minimizar a inadimplência no seu escritório contábil.

Crie uma estratégia de fidelização de clientes e aplique-a em seu escritório contábil, pense que os clientes gostam e querem se sentir únicos, e afinal, quem não quer?

Então, por mais clientes que seu escritório tenha, dedique um tempo a fazê-los se sentir importantes. Existem algumas práticas que podem te ajudar a estruturar essa ação:

Cumprimentá-los em datas importantes

Aniversário, Natal, Dia das Mulheres, etc. Só tome cuidado com feriados religiosos e com o tom da mensagem, pois um erro de comunicação pode aborrecer o cliente e pôr tudo a perder.

Respondê-los com a mesma eficiência anterior ao fechamento do contrato

Não é comum vermos clientes reclamando que o tratamento muda depois do contrato assinado, ou seja, na conquista do cliente muito se é investido, muito tempo é dedicado, e depois de conquistado, o tratamento muda…

As respostas demoram mais para chegar, a agenda está sempre cheia, os prazos são estourados, etc. Isso incomoda bastante alguns clientes e é um dos principais fatores que os faz buscar outras opções.

Conceder alguns benefícios por permanência

Depois de algum tempo optando pelo mesmo escritório contábil para atender sua empresa, alguns clientes querem se sentir mais que simples clientes, querem se sentir especiais, afinal, todos os anos eles escolhem o seu escritório! Pense em conceder algum tipo de benefício para clientes com grande tempo de permanência, faça-os sentir especiais.

Para encontrar outras técnicas de atendimento ao cliente, e assim, minimizar a inadimplência em seu escritório contábil, você pode conferir 4 dicas para aumentar a eficiência no atendimento ao cliente clicando aqui e conferindo outro artigo exclusivo do Gestta!


3- Analise o histórico do seu cliente


Analisar o histórico do seu cliente que está em débito é fator determinante para decidir qual estratégia adotar, por exemplo, se o seu cliente nunca atrasou nenhum tipo de pagamento, e de repente, atrasou o pagamento pela primeira vez, ligue para saber se ele esqueceu do pagamento, se ele está com algum problema interno, etc. Descubra qual o motivo do atraso, analise o histórico e descubra como você pode agir.

Considere que cada caso é um caso. É extremamente útil ter uma regra que se aplique igualitária para todos os clientes, mas a técnica de abordagem deve variar de acordo com o histórico do cliente e o tipo de relacionamento construído.

Considere analisar os seguintes fatores:

  • Frequência de atrasos de pagamentos;
  • Valor pago (tipo de contrato);
  • Responsável pelo pagamento de acordo com a estrutura da empresa (secretária, financeiro, proprietário, etc);
  • Comunicação exercida ao longo do ingresso da empresa na lista de clientes do seu escritório contábil.


4- Considere possuir um sistema de gestão de tarefas


São muitos clientes com múltiplas particularidades, fica difícil manter todas as tarefas em ordem utilizando uma planilha Excel, não é?

Um sistema de gestão de tarefas pode resolver quase a totalidade dos seus problemas! Pense em ter um sistema que organiza suas tarefas por:

  • Tipo;
  • Cliente;
  • Responsável.

Agora pense também em ser notificado sobre tarefas urgentes, prazos, etc. Um sistema de gestão de tarefas não só vai te ajudar a minimizar a inadimplência seu escritório contábil, como também vai te ajudar a construir um relacionamento eficaz com seus clientes, otimizar seu tempo, evitar tarefas em atraso e aprimorar a distribuição de tarefas entre membros da equipe!

Esse sistema ainda vai reunir o histórico do seu cliente em uma tela simples, apontando histórico de pagamentos, aquisições, etc, além de organizar suas contas a pagar e a receber!

Conheça o Projeto Gestta e veja como ele pode ajudar o seu escritório contábil a evitar multas, atrasos, inadimplência e ainda melhorar seu relacionamento com os clientes.Converse com um dos nossos especialistas!

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