5 erros chocantes que matam seu controle de tarefas contábeis

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Manter o controle de tarefas contábeis é uma tarefa difícil e muitas empresas contábeis sentem certa dificuldade em obter o êxito, seja por não perceberem onde estão falhando ou por não saberem como contornar essas dificuldades. Como consequência perdem tempo com retrabalhos, pagam multas por atrasos e sofrem para realizar a gestão contábil de forma minimamente aceitável.

E uma coisa que é perceptível nessas empresas é que muitas vezes elas cometem erros um tanto quanto parecidos. Tanto é que o artigo de hoje retrata 5 desses problemas e provavelmente você se identificará com ao menos um deles.

Mas isso acontecer não é de todo ruim porque além de apontar esses erros o post também ensina como corrigi-los, então continue a leitura e caso se identifique com o problema apresentado, aproveite para experimentar a solução oferecida. Boa leitura!


1- Falta de sincronia


É muito comum que empresas contábeis trabalhem com uma alta demanda de arquivos impressos e digitais. Mas manter notas fiscais, recibos, e outros documentos comprobatórios organizados e sincronizados não é lá tarefa muito fácil, não é mesmo? Tudo parece perfeito no início, mas com a correria da rotina se forma também uma bagunça de arquivos. O problema é que isso é altamente prejudicial para a empresa.

Essa falta de organização pode ser uma das grandes causadoras de multas por atraso e ai acontece um quase paradoxo: Documentos impressos causam desordem, mas arquivos digitalizados não possuem valor comprobatório juridicamente, então o que fazer?

O controle de tarefas contábeis se dá com a sincronia entre documentos impressos e digitais, ou seja, eles precisam atuar como Pelé e Garrincha, Bebeto e Romário, Tostão e Dirceu (ou para os mais novos Neymar e Ganso). Brincadeiras à parte, ambos os formatos possuem suas características e estas devem ser preservadas, mas há uma forma de trabalhar com os dois sem perder o fio da meada, veja:

O primeiro passo é digitalizar todos os arquivos e armazená-los no computador (ou num gestor de tarefas contábeis). Ao serem digitalizados eles podem ser organizados com facilidade, se utilizar um software de gestão você pode unificar os documentos às outras informações relacionadas aos clientes como e-mails, tarefas, etc. Isso facilita as buscas e evita que algo se perca durante uma semana muito agitada, por exemplo.

Já os documentos impressos como recibos e notas, embora possam ser digitalizados devem ficar armazenados para possíveis consultas relacionadas a falhas de contabilidade ou até mesmo caso a receita solicite esses arquivos para validar demonstrativos financeiros. Mas a princípio, as consultas internas podem ser feitas com o material digitalizado.

Ao realizar essa sincronia, utilizando impressos e digitais para finalidades específicas você consegue manter processos mais organizados, evita divergências em relação aos valores lançados, e por fim, oferece serviços com muito mais qualidade para seus clientes.


Saiba mais: 3 passos para fazer uma excelente gestão contábil com foco em vendas


2- Agir como Atlas


Na mitologia grega Atlas era um titã que (junto com outros titãs) ousou desafiar Zeus no Olimpo. Foi vencido pelo pai dos deuses e como castigo se viu obrigado a carregar “o planeta terra” nos ombros.

Assim como ele muitos gestores tentam “carregar nos ombros” toda a empresa contábil, ou seja, acabam tomando para si muitas atividades o que acaba gerando um acúmulo prejudicial já que se perde o controle de tarefas contábeis.

Se esse for seu caso, gostaria que refletisse sobre algo: quando há esse acúmulo, você pode ter dificuldades em manter a área contábil atualizada, e também em produzir por exemplo os relatórios que oferecem dados sobre a empresa. Com isso a tomadas de decisão na empresa pode ser prejudicada, pondo em risco a saúde financeira da empresa.

Outros problemas que podem surgir com esse acúmulo é a perda de prazos, excesso de retrabalhos, multas desnecessárias, etc. Ao delegar tarefas você fica disponível para posicionamentos mais estratégicos e ainda consegue controlar as tarefas contábeis executadas por seus subordinados com mais eficiência.


3- Se tornar refém da imprevisibilidade


Quem traça o caminho que deseja percorrer tem muito mais chances de prever o imprevisível. Parece incoerência, mas esses dois conceitos são relativos se você pensar que algo pode ser imprevisível para alguém que não se planejou, mas totalmente previsível para quem montou uma estratégia com antecedência. E como isso se aplica no controle de tarefas contábeis?

Bom, é o planejamento quem ajuda a organizar por exemplo quais tarefas contábeis devem ser executadas primeiro e quem deve fazê-las sempre prezando pela eficiência e qualidade. Também é nele que os profissionais se baseiam para tomar atitudes inesperadas em relação a ações que não saíram como planejado (famoso plano B).

Alguns escritórios com os quais mantemos contato têm implementado fluxos de trabalho automatizados para seguir a risca um planejamento bem elaborado.

Por exemplo sempre que um prazo está se encerrando, alguns profissionais recebem lembretes, baixas são dadas de forma automática, processos são 100% padronizados e como consequência há um ganho na produtividade da equipe contábil.


4- Fugir de uma das obrigações mais importantes


Existe uma tarefa que ninguém quer fazer no escritório, mas sem ela é bem provável que seu controle de tarefas contábeis seja prejudicado. Pode (mas não precisa) ser indelicada, constrangedora, mas é essencial para a saúde financeira da empresa e como ela é relacionada com prazos, sua procrastinação pode gerar atrasos. Já sabe que tarefa é essa?

Ela começa com C de cobrança das inadimplências. O atraso no pagamento por parte de um cliente pode prejudicar o fluxo de caixa e consequentemente prejudicar negociações com fornecedores ou outras atividades programadas. Imagine:

Você realizou um planejamento e tem um rigoroso controle de tarefas contábeis, mas na hora da ação algumas dessas tarefas são prejudicadas porque um cliente deixou de cumprir com suas obrigações, complicado, não?

Para evitar que esse tipo de comportamento se torne rotineiro, é preciso estabelecer um prazo máximo para os pagamentos e quando estes não forem cumpridos, uma pessoa responsável pelas cobranças deve entrar imediatamente em ação.

Assim os prejuízos são minimizados e a probabilidade desse atraso se repetir diminui, contribuindo para a organização de suas tarefas contábeis.


5- Não usar recursos a seu favor


Você confiaria seu veículo na mão de um mecânico que dispõe de poucas ferramentas adequadas para o serviço? Imagine a cena: você chega na oficina e descobre que tudo o que o profissional tem para trabalhar em seu carro são algumas chaves de fenda, um macaco hidráulico e arame. Como se sentiria?

Isso pode até ser suficiente para trocar uma lâmpada queimada, mas e se o problema fosse no alinhamento? Eu ficaria com um pé atrás em relação ao resultado.

O mesmo vale para sua empresa, se você não utiliza um gestor de tarefas contábeis, por exemplo, como pode garantir que consegue manter um controle de tarefas contábeis eficiente? Qual a garantia de que os documentos de um cliente não se perderão em meio a outros arquivos, de que os prazos acertados serão respeitados, etc?

Investir em ferramentas pode não só aumentar a eficiência de sua gestão, como também aproxima sua empresa da inovação tecnológica e agrega valor àquilo que sua empresa oferece ao cliente. Ele provavelmente sentirá mais confiança em seus serviços ao descobrir que você utiliza ferramentas modernas e que podem ser integradas com os softwares que ele utiliza.

Ter total controle de tarefas contábeis pode facilitar a execução desses processos, diminuir as chances de erros e diferenciar sua empresa em meio aos concorrentes, por isso evite cometer os erros citados nesse artigo, preze pela organização e vai ser questão de tempo até que você consiga otimizar seus resultados.

Saiba mais: 3 pontos básicos para revolucionar a gestão de tarefas contábeis

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