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Manter a organização de gestão, principalmente em um escritório contábil, não é uma tarefa fácil, porém existem várias dicas que poucos contadores conhecem e que podem ser muito bem aceitas para que seu escritório de contabilidade prospere, como a organização na gestão de tarefas contábeis, otimização de tempo e etc.

Um dos maiores desafios para um contabilista é a otimização de tempo, o grande número de tarefas e os diversos compromissos deixam o tempo do gestor muito corrido e ele acaba ficando sem tempo para fazer suas atividades de maior importância, a rotina de um contador deve ser extremamente focada em otimizar seu tempo.

1. Se mantenha organizado

Organização é tudo, mantendo seu tempo otimizado, você tem a capacidade de melhorar muito a produtividade de seu escritório. Manter a organização na gestão de tarefas contábeis é o fator principal para sua produtividade, assumir o controle do seu dia é fundamental.

Depois de traçadas as metas, detalhe as etapas de seus planos nos mínimos detalhes isso facilita a execução das suas tarefas, e também ajuda na organização do seu tempo.
Todos escritórios contábeis sabem que precisam se manter organizados, poucos deles sabem como fazer isso:

  • use sua agenda para se manter ciente e não perder prazos;
  • crie uma rotina, assim você sabe o que tem que fazer sempre e diminui suas chances de erro, e seu escritório contábil fica mais organizado;
  • se mantenha sempre orientado sobre o que está acontecendo no seu escritório usando ferramentas que podem estar disponíveis, lembre-se que se modernizar pode ajudar muito bem em sua organização.

 

2. Estabeleça metas

Para ter uma melhor administração do seu tempo, estabeleça metas para que isso te ajude a ganhar mais clientes, mantenha sua meta e não desvie sua atenção do seu foco. Estabelecer metas comercias é essencial para manter a organização na gestão de tarefas contábeis, além de facilitar a execução e cada tarefa e etapa. Como você pode estabelecer melhor suas metas? Simples:

  • assegure que sua meta é mensurável;
  • faça com que sua meta seja relevante;
  • estabeleça um prazo acessível;
  • deixe sua meta em um patamar atingível.

Metas, em geral, são fáceis de se fazer, o problema é fazer com que elas sejam plausíveis e atingíveis. Sempre tente ver como está a situação do seu escritório contábil, e trace essas metas de acordo com seus principais objetivos, deixando seus funcionários com o mesmo foco que o seu, e sempre delegue prazos acessíveis para que os mesmos não se sintam pressionados a cumpri-las.

3. Seja realista

 

Todo gestor de contabilidade sabe que é preciso se manter dentro da realidade para manter seu foco em tarefas de maior importância dentro da empresa, ter a admissão de problemas quando ocorrido é necessário.

Muitos escritórios de contabilidade não conseguem atingir seu objetivo por não admitir eventuais erros, problemas inesperados e etc., para manter a organização na gestão de tarefas contábeis você tem que ser realista em frente aos fatos, não tenha medo de admitir erros e falhas inesperadas, isso pode prejudicar seu escritório mais do que você imagina.

4. Saiba delegar tarefas, use a tecnologia a seu favor

Uma coisa que pode acabar com a gestão do seu time de contadores é delegar todas as tarefas em cima de um único contador, atualmente existem ferramentas que podem evitar esse tipo de problema. Evitando delegar todas as tarefas em um único funcionário você:

  • deixa seu funcionário mais produtivo;
  • evita sobrecarga de tarefas;
  • aumenta sua capacidade;
  • delega apenas trabalhos de sua total competência.

Automatize os processos manuais, utilizando um sistema de gestão contábil pode lhe ajudar a manter a organização na gestão de tarefas contábeis. Com esses softwares você pode:

  • organizar a sua rotina diária sem dificuldade;
  • manter o controle de funcionários e todas as suas designadas tarefas.

Ter uma ferramenta de gestão pode ser muito útil para otimizar seu tempo e deixar seu escritório contábil mais organizado, o Projeto Gestta tem outro artigo no site que demonstra como uma ferramenta de gestão pode ajudar no problema de seu escritório contábil, basta seguir esse link.

5. Motive sua equipe

Manter sua equipe motivada pode ser de grande ajuda para a organização na gestão de tarefas contábeis.

Gestores em seus escritórios não sabem que o reconhecimento é mais importante que um ajuste salarial, funcionários insatisfeitos e indispostos são mais propícios a cometer erros e atrapalhar na sua gestão como contador.

Em um fechamento com um cliente, comemore com a equipe inteira, isso motiva todo o seu escritório contábil fazendo seus funcionários ficarem mais felizes com seu trabalho, aumentando a produtividade de cada funcionário, consequentemente aumentando a eficácia do seu escritório contábil.

6. Inspire, não ordene

Do mesmo jeito que reconhecimento para os seus funcionários é importante para o crescimento do seu escritório contábil, eles podem aumentar seu desempenho e te respeitar mais como chefe se você se mostrar ser um líder.

Ser líder é ser uma pessoa que faz tudo junto com a sua equipe, não usa um grau de superioridade, e sempre inspira seus companheiros dando exemplos de si mesmo junto deles, e ao mesmo tempo deixando eles cientes de que você ainda é chefe e líder do escritório, isso ajuda muito a organização na gestão de tarefas contábeis.

7. Controle de finanças

É necessário para manter a organização na gestão de tarefas contábeis o controle da entrada e saída de dinheiro, evitar ter gastos desnecessários, manter seu dinheiro sempre focado no que importa para o seu escritório contábil e para sua meta.

Uma ferramenta de gestão pode ajudar muito no controle de finanças, lembre-se da dica N°4, deixando o seu trabalho mais tecnológico pode ser muito útil para o controle de finanças, uma vez que você tem controle dos clientes que podem estar pagando em atraso ou até mesmo para evitar multas que seu cliente ou o seu escritório contábil pode estar tomando por conta da sobrecarga de tarefas e deveres.