Acúmulo de função – Saiba como identificar e evitar esse problema em seu escritório contábil

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Sabe aquele colaborador que faz suas próprias tarefas e afazeres e ainda acaba resolvendo outros problemas do time? Bom, saiba que ele está acumulando funções! Pois é, essa ação pode parecer normal e corriqueira na rotina de um escritório. Inclusive, alguns até podem enxergar como proatividade e dedicação. No entanto, o excesso e o descontrole desse tipo de situação pode causar sérios problemas à empresa e ao colaborador. Por isso, é importante entender o que a lei diz sobre o acúmulo de função, como identificá-lo e quais ações podem prevenir que ele aconteça.  E é exatamente sobre isso que eu irei dissertar neste artigo. 

Então, se você quer saber mais sobre o tema e evitar que aconteça em seu escritório, continue comigo!

O caracteriza o acúmulo de função?

Acúmulo de função é o que acontece quando um colaborador atribui a sua rotina mais atividades e responsabilidades além daqueles que compõem o seu cargo e que foram acordadas em seu contrato de trabalho.

Ou seja, o acúmulo de função está em aspectos que se estendam aos estipulados no contrato que firma a parceria empregatícia. 

Para que fique ainda mais claro, vamos ver um exemplo: Você contratou um analista fiscal para cuidar da rotina tributária de seus clientes. No entanto, como esse departamento não tem um supervisor e esse profissional possui extensa experiência na área, ele acaba assumindo a responsabilidade pelo setor inteiro. 

Esse é um caso bem clássico de acúmulo de função. Afinal, não era essa a atividade e responsabilidade que esse profissional deveria desempenhar. No entanto, situações como essa acontecem de forma tão natural que se torna realmente difícil identificar o perigo por trás delas. 

Quais problemas o acúmulo de função pode causar à empresa? 

O acúmulo de função pode trazer sérias consequências para a empresa. O primeiro que irei destacar é o desgaste produtivo, físico e emocional do colaborador, que pode se sentir sobrecarregado com atividades e responsabilidades que vão além de suas obrigações. Isso pode, inclusive, causar síndromes, como a burnout, por exemplo, resultando em um desempenho insatisfatório e uma baixa produtividade.

É possível destacar também que o acúmulo de função pode gerar uma reputação ruim para a empresa, afastando novos talentos e aumentando a taxa de rotatividade do escritório. Isso prejudica a qualidade de suas entregas e, consequentemente, afeta a satisfação de seus clientes

O clima organizacional também é prejudicado pelo acúmulo de função e, não raro, pode causar conflitos entre os colegas e desmotivação. Portanto, não são poucos os impactos imediatos e em médio prazo que podem ser observados nos escritórios que permitem o acúmulo de função, seja advertida ou inadvertidamente.

O que diz a CLT sobre o acúmulo de função?

A resposta para essa pergunta é bem simples: nada. Não há nenhum código na CLT sobre o acúmulo de função de forma específica. No entanto, por meio da jurisprudência, é possível observar comportamentos, atitudes e rotinas que ajudam a configurar elementos em comum que são capazes de atestar um acúmulo de função.

Por conta disso, advogados trabalhistas e o sistema jurídico têm trabalhado com dois contextos principais que ajudam a dar o entendimento de acúmulo de função na rotina de um profissional. São eles:

  • Quando a natureza das atividades complementares são distintas daquelas estabelecidas durante a assinatura do contrato de trabalho;
  • Quando o acúmulo de função ocorre de maneira habitual e não esporádica e tampouco eventual — como em casos de emergência, por exemplo.

Vale lembrar, contudo, que a empresa não possui obrigações de provar um caso de acúmulo de função. Segundo o artigo 333 do CPC (Código de Processo Civil) e o artigo 818 da CLT, essa responsabilidade é integral do colaborador que sente ser lesado. Isso significa que, diante da necessidade de comprovar que houve (ou ainda ocorre) o acúmulo de função, o próprio colaborador deve procurar seus direitos e comprovar o que está afirmando.

Outro ponto que deve ser observado, é que a gestão ou qualquer outra pessoa do escritório não tem o direito de atualizar o contrato de trabalho, sem o consentimento do colaborador, com intuito de evitar o acúmulo de função. Ou seja, caso haja alterações no contrato de trabalho sem o consentimento do denunciante, a empresa pode ser enquadrada no artigo 468 da CLT e sofrer consequências, como o pagamento de multa ao colaborador, a rescisão indireta do mesmo, entre outras indenizações. 

3 dicas para evitar o acúmulo de função

Como vimos, o acúmulo de função traz uma série de problemas para o escritório e seus profissionais, que vão se ver sobrecarregados e mal remunerados, muitas vezes, com atividades que sequer têm relação com o seu cargo e nível hierárquico.

Por isso, abaixo eu elenquei algumas dicas que podem evitar esse tipo de dor de cabeça.

1- Tenha um planejamento de cargos

O primeiro passo para prevenir esse tipo de problema consiste em ter um bom planejamento de cargos e salários. Isso torna mais fácil a identificação de quem deve fazer o quê e o quanto deve receber por isso. Assim como, uma boa descrição desses cargos, também evita esse tipo de problema. 

Afinal, não se pode exigir que alguém execute somente suas funções, se nem mesmo ele (ou seu gestor) sabem exatamente quais são. As descrições de cada profissão estão no CBO (Classificação Brasileira de Profissões), do Ministério do trabalho, em caso de dúvidas, basta acessar e pesquisar no site.

2- Delegue tarefas aos responsáveis por elas

Comece a delegar funções e definir quem são os responsáveis por elas. Isso evita que mais pessoas assumam demandas, as quais não têm relação com os seus respectivos contratos de trabalho. Além disso, ajuda a facilitar a organização do escritório e a distribuir as tarefas do dia a dia, extraindo o melhor de cada colaborador. 

A matriz RACI, pode ajudar nessa tarefa, alinhando o nível de envolvimento de uma equipe em suas atividades. Tudo isso facilita a gestão e a execução dos processos, além de proporcionar a visibilidade dos papéis que cada colaborador está assumindo dentro do escritório. 

3- Use a tecnologia a seu favor

Um bom sistema de gestão, como o Gestta, por exemplo, pode ser essencial para evitar o acúmulo de função. 

Isso porque, com ele é possível automatizar uma série de obrigações, como:

  • Distribuição de tarefas;
  • Cobrança de clientes;
  • Distribuição de documentos;
  • Comunicação com o cliente.

Além de outras tarefas que não exigem dedicação humana, liberando o trabalho burocrático, mecânico, repetitivo e operacional dos seus colaboradores. 

Outro ponto importante é que, com o Gestta, você pode ter uma visão macro dos departamentos e das atividades do escritório. Isso torna mais fácil identificar quando um colaborador está sobrecarregado ou executando tarefas que não são pertinentes a ele. 

Dessa forma, seus colaboradores viram peças analíticas e estratégicas para o seu escritório e dificilmente vão se ver sobrecarregados em suas respectivas rotinas.

Pronto para evitar o acúmulo de função em seu escritório?

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor o que é, como se caracteriza e quais ações podem evitar o acúmulo de função. Afinal, como descrito ao longo do conteúdo, os impactos financeiros e produtivos dessa irregularidade podem ser imensos ao seu escritório. Então, fique atento.

E, como citei no último tópico, o Gestta pode ser seu grande aliado na tarefa de evitar o acúmulo de função e todos os problemas que ele traz.  Por isso, eu convido você a conhecer mais sobre o nosso software de gestão exclusivo para contadores e tudo o que ele pode fazer pelo seu escritório. Para isso, basta clicar no botão abaixo e agendar uma demonstração, gratuita e sem compromisso, com um de nossos especialistas.

Esperamos o seu contato e até o próximo conteúdo!

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