Você consegue listar quantas tarefas são realizadas na sua empresa contábil diariamente? Difícil, né? E se eu te dissesse que é possível resolver todas elas de forma muito mais rápida e efetiva? Não, não estamos falando de trabalhar em dobro, mas sim de ser estratégico e fazer uma melhor administração do tempo no trabalho.
Pois é! Uma correta gestão do tempo é essencial para qualquer negócio se desenvolver de forma sadia. Ainda mais quando falamos de serviços contábeis que que lidam diretamente com a legislação. Pensando nisso nós separamos 8 dicas para te ajudar a gerenciar melhor o seu tempo e conseguir resultados mais produtivos no seu escritório. Quer saber quais são? Então continue no próximo tópico!
8 dicas para melhorar a sua administração do tempo no trabalho
1. Coloque ordem na casa
A gente sabe que a rotina contábil envolve vários processos, tarefas e pessoas. Desta forma, querer dar conta de tudo de forma aleatória definitivamente não é uma opção. A pergunta é: como organizar tudo isso e trabalhar de maneira otimizada, fazendo uma correta administração do tempo no trabalho? É preciso definir uma ordem de tarefas!
Então, levante todos os serviços de rotina e esporádicos do seu escritório, defina prazos e distribua entre seus colaboradores de uma maneira fluída. Além disso, determine metas para o dia, semana e mês. Com isso, você e cada membro da sua equipe, saberão exatamente o que tem que fazer a curto, médio e longo prazo.
Outra dica legal é disponibilizar essa ordem para que todos os membros da sua equipe possam ter acesso. Assim, todos os colaboradores conseguirão ter uma visão macro dos processos. E, desta forma, trabalhar com mais contexto e consciência de seu papel na equipe.
2. Mas então cada pessoa não pode ter seus próprios métodos de trabalho?
Pode sim! Dar autonomia para que cada colaborador do seu escritório trabalhe é essencial para que eles se sintam mais confortáveis e, consequentemente, motivados. Porém, pensando em priorizar uma boa administração do tempo no trabalho, é essencial se atentar para que processos individuais não quebrem a sintonia da ordem coletiva de serviços.
Lembre-se que cada colaborador dentro do escritório é como o elo de uma corrente: a ação de uma pessoa interfere na tarefa da outra. Então é preciso sempre considerar isso e manter todos dentro do mesmo fluxo de trabalho. Cada membro de uma equipe tem suas metas e prazos, mas, no fim, a meta mais importante é a sua empresa contábil como um todo: prestar um serviço de qualidade e trazer mais clientes.
3. Seja antissocial de vez em quando
Calma, não estamos sugerindo que você se feche e não dialogue com seus colegas de equipe (inclusive a comunicação é essencial). Só queremos destacar o fato de que alguns serviços exigem foco máximo, como uma tarefa complexa ou com prazo apertado, por exemplo. Nesses casos, pode ser uma boa ideia avisar todo mundo que você vai entrar em modo “full focus”. E não vai poder conversar durante esse período.
O mesmo vale pras notificações no seu Facebook, Instagram e Whatsapp. Depois você vê isso. Só durante essa tarefa, assuma seu lado antissocial e foca no trabalho. Ou seja, tente ficar longe de distrações de vez em quando.
4. Parar pro cafezinho, pode ou vai atrapalhar a minha administração de tempo no trabalho?
Não só pode, como deve! Tarefas contábeis exigem muita atenção. Por isso é importante fazer pausas para alongar os músculos, circular o sangue e, claro, recarregar as energias com um bom café para voltar ao trabalho. Isso até ajuda a evitar problemas de esgotamento mental no trabalho. Todavia é preciso ficar atento! Não vale ficar parando toda hora, nem sair em meio a uma tarefa que exige continuidade. Isso arruinaria todos os seus esforços para manter uma administração do tempo no trabalho produtiva.
O bom é que, se você tiver uma ordem clara de serviço como mencionamos na dica anterior, ficará mais fácil saber exatamente o que você precisa entregar no dia. E assim escolher momentos mais oportunos para dar aquela voltinha no escritório.
5. Aliás, desista de ficar focado o dia inteiro
Ok, essa dica pareceu contraditória com nosso tema de hoje e, até, desmotivadora, né? Mas a verdade é que não queremos que você fique iludido com a ideia de que vai conseguir focar por horas seguidas. Isso é impossível e o motivo é simples: somos humanos. Temos emoções, somos criativos e ficamos ansiosos. Tentar se concentrar por tanto tempo assim só vai gerar frustração.
O que fazer então? Defina blocos de tempo! Pense comigo: ficar focado por 4 horas seguidas é uma meta intimidadora não é mesmo? Mas e se fossem só 25 minutos? Não parece muito mais fácil de cumprir?
É desta premissa que surgiu a técnica de Pomodoro. Essa metodologia de gestão de tempo sugere focar por 25 minutos ininterruptos e fazer intervalos de cinco minutos entre eles para descansar a cabeça. Depois de repetir o processo 3 vezes, você pode fazer uma pausa maior, de 15 minutos, por exemplo. Aí, nesses intervalos você pode pôr em prática as pausas otimizadas que mencionamos antes e tomar aquele cafezinho sem culpa. E, consequentemente, sem o perigo de estar atrasando nada.


6. Transforme tudo em um jogo e dê um gás da administração do tempo
Isso mesmo! A competição é uma característica natural do ser humano, desta forma, transformar suas tarefas diárias em desafios pode ser uma boa forma de se manter motivado. E, assim, praticar uma boa administração do tempo no trabalho.
Crie competições saudáveis entre os membros do seu escritório ou busque superar a si mesmo cumprindo seus processos de rotina sempre melhor e mais rápido. A gamificação é uma ótima tática para isso. Quando conseguir atingir suas metas, permita-se um agradinho como recompensa, por exemplo. Pode ser um docinho ou uma pausa maior para fazer alguma coisa de que você goste. Isso vai condicionar o seu cérebro a sempre focar nos resultados.
7. Dê uma de Marie Kondo com os seus arquivos
Marie Kondo é uma especialista em organização pessoal que está fazendo um baita sucesso com seus livros e um programa exclusivo na Netflix (o Tidying Up With Marie). O conceito Kondo de arrumação é o seguinte: separar os objetos por uso, guardar tudo de forma organizada, ser grato a tudo que já lhe foi útil e desapegar quando não houver mais utilidade.
Quem trabalha com contabilidade sabe o quanto essa área acumula uma papelada danada e, se tudo não for organizado direito, isso pode te fazer perder muito tempo. Então crie uma metodologia eficaz de organização de arquivos. Separe por tipo, cliente, data e nomeie com títulos intuitivos.
Outra ideia legal é usar a nuvem. Manter os documentos armazenados de forma online facilita para que toda a equipe possa ter acesso simultâneo e de qualquer lugar. Isso é uma ótima dica para melhorar sua administração do tempo no trabalho de forma efetiva.
8. Lembre-se que estamos no século XXI
E com isso queremos dizer que: nem tudo precisa ser feito à mão. Ok que algumas tarefas exigem uma atenção humanizada, mas muitas outras podem ser automatizadas. Então, considere um sistema de gestão contábil para automatizar funções burocráticas e padronizar os serviços do seu escritório. Desta forma, você pode agilizar as tarefas, ter mais controle sobre os processos, manter tudo padronizado e usar o tempo que sobrar para se dedicar no relacionamento com seu cliente, além de outras ações mais estratégicas.
Então é isso!
Essas foram as nossas dicas para implantar uma boa administração do tempo no trabalho do seu escritório. Pronto para deixar de perder tempo e trazer mais clientes? Então bora começar!
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E me conta, você utiliza alguma técnica de administração do tempo no trabalho, além das que citei aqui? Deixe um comentário, será incrível conhecer suas estratégias!