A rápida e repentina ascensão do home office no mundo corporativo brasileiro fez com que gestores, que ainda não eram familiarizados com esse modelo, ficassem com muitas dúvidas quanto a essa, não tão nova, relação de trabalho. Entre elas, as mais comuns dizem respeito às obrigações financeiras das empresas para com seus colaboradores: como deve acontecer a ajuda de custo home office? Sou obrigado a oferecer algum auxílio ou arcar com alguma cobrança específica?

A reforma trabalhista que ocorreu em 2017 (lei nº 13.467) já previa algumas diretrizes para esse modelo de trabalho. No entanto, por até então não ser um tipo muito popular entre as empresas brasileiras, principalmente as contábeis, dúvidas ainda existem e precisam ser esclarecidas.

 Por conta disso, elaborei este artigo para te ajudar a entender um pouco mais sobre as obrigações financeiras da empresa com o colaborador CLT em home office.

Vamos lá?

O que é home office?

Antes de nos aprofundarmos no assunto da ajuda de custo home office, vamos relembrar o que significa esse termo?

Home Office é quando um colaborador que trabalha de forma alocada (dentro da empresa), como regra, passa a trabalhar remotamente. Isso pode acontecer porque a empresa oferece a opção de trabalhar de casa como benefício, ou por motivo de força maior, como enchentes, greves no transporte ou crises de saúde pública, que foi o caso da pandemia ocasionada pela covid-19. Ou seja, home office acontece quando o colaborador executa, em casa ou em qualquer outro lugar,  exatamente as mesmas funções que tinha dentro do escritório, mediante acordo entre o empregado e o empregador.

Caso queira mais detalhes sobre esse método de trabalho, existe um artigo aqui no blog que explica profundamente esse assunto e você pode ler clicando aqui. 

O que diz a lei sobre a ajuda de custo home office?

Esclarecido o que é home office, vamos entender o que diz a lei sobre a ajuda de custo a esse modelo de trabalho. 

De acordo com a lei nº 13.467 da reforma trabalhista, todo trabalho prestado fora da empresa é classificado como home office com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo e, caso seja formalizado em contrato, conta com os mesmos direitos e deveres de um contrato CLT tradicional. 

Dessa forma, como esclarece o art. 2º da CLT, o empregador tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio, o que significa que, se o colaborador tiver algum custo para realizar o serviço em casa, ele deve ser reembolsado pela organização. Afinal, quando o colaborador trabalha em casa , ele utiliza a sua residência como alocação para as suas atividades. Ou seja, a empresa deixa de ter gastos como luz, água e internet, mas esses custos não deixam de existir, apenas passam a ser pagos pelo colaborador. 

Assim, é definido como gasto com trabalho home office toda despesa extraordinária que ele possa ter em função da atividade que exerce. Logo, um valor de energia elétrica maior do que ocorria antes do início do home office deve ser considerado um gasto extraordinário e, portanto, reembolsado pela empresa. O mesmo acontece com as demais despesas, como eletricidade, água e infraestrutura.

Além disso, a reforma trabalhista também determina que colaborador e empresa devem negociar, em comum acordo, a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária para a prestação do serviço remoto.

No entanto, a lei não impõe diretrizes rígidas sobre como deve ocorrer esse custeamento e determina que as partes façam uma negociação. Portanto, para que o reembolso aconteça de forma legal e justa para ambas, o contrato de trabalho home office deve formalizar o acordo. Especificando quais despesas serão responsabilidade de cada parte e quais são consideradas reembolsáveis.

Como funciona a ajuda de custo home office

Apesar da lei determinar que as despesas devam ser custeadas pela empresa, na prática, os custos variáveis, como luz e água, não são tão fáceis de serem medidos. Assim, para que esses gastos não sejam totalmente arcados pelo colaborador, é possível criar uma política de ajuda de custos home office. 

A ajuda de custo, na CLT, é um valor que a organização repassa para o colaborador com a finalidade de cobrir despesas por conta da mudança de local de trabalho ou outra circunstância especial definida pelo empregador.

Trata-se de uma parcela única mensal, de natureza indenizatória. O objetivo é ressarcir o colaborador de despesas para o desempenho de suas funções, mencionada no artigo 470 da CLT. 

O valor definido deve ser decidido em acordo entre ambas as partes, fixado em contrato e  pago em débito em conta, como reembolso, ou em forma de benefício flexível. O que ele não pode é ser integrado ao salário. Isso porque, assim como outros benefícios, como vale alimentação, a ajuda de custo é isenta de encargos e, por isso, deve ser paga separadamente.   

Como calcular o valor da ajuda de custo home office

Para calcular o valor da ajuda de custo home office, você deve se atentar às três despesas principais, que são: energia elétrica, telefone e internet. Afinal, como disse anteriormente, essas contas não serão pagas integralmente pelo colaborador e nem pela organização. Por isso, é importante saber como calcular os valores corretamente, a fim de causar o menor impacto possível a ambos.

Dito isso, vamos ver abaixo como realizar o cálculo de cada um desses itens:

Energia elétrica

Para calcular a ajuda de custo home office referente a energia elétrica, existem duas formas de realizar esse cálculo. A primeira é fazendo uma média de gastos dos últimos seis meses relativos ao período em que o colaborador não estava exercendo o trabalho remoto e comparar com o momento atual.  Sempre levando em consideração a  existência de flutuações devido a políticas regionais, como aplicações de bandeiras diferentes, por exemplo. A segunda é calculando o gasto em quilowatts dos equipamentos utilizados para as atividades, como os notebooks. 

Para isso, você precisa determinar a potência do aparelho que é usado pelo colaborador, geralmente em watts (W), e dividir o valor do watt por 1000 para obter o valor em quilowatts (kW). Em seguida, você irá multiplicar o valor em kW pelo número de horas que o aparelho é deixado ligado e o número de dias do mês. Feito isso, você deve somar o resultado dessa multiplicação pelo valor de quilowatt-hora de carregamento cobrado pela empresa de energia. Complicado, né? Para que entenda melhor, veja esse exemplo aqui embaixo: 

Imagine que o consumo médio de energia de um notebook seja de 50 watts, isso é 0,05 quilowatts. Aqui, usamos o custo médio em kW das residências do Estado de São Paulo, que é de 0,85 centavos. 

0,05 kW x 8h diárias x 21 dias úteis = 8,4 kW mensais.

8,4kW mensais x  R$0,53 = R$7,14 mensais 

Assim, é possível chegar a um valor médio sobre o gasto do colaborador.

Telefone fixo ou Aparelho Celular

Já para o cálculo da ajuda de custo home office referente ao telefone, fixo ou móvel, a tarefa é mais simples. Isso porque, basta identificar no demonstrativo da linha quais foram as ligações realizadas para o trabalho e qual o valor cobrado para cada uma.

Internet 

Agora, para o caso da internet fixa, você pode computar o valor da ajuda de custo home office de acordo com o uso do colaborador. Para isso, é necessário dividir o valor da contratação mensal por horas trabalhadas.

Por exemplo, se o pacote de internet contratado pelo seu colaborador é de R$200,00, o cálculo deverá ser feito da seguinte maneira:

R$200/mês = R$6,67/dia = R$0,275/hora

Dessa forma, se o colaborador utiliza a internet 8 horas, 5 dias por semana, o valor a ser 

pago pela empresa seria de R$46,20 reais para um total de 21 dias úteis.

Assim, ao fazer todos esses cálculos, é possível chegar a uma média mensal de valores e criar um valor fixo de ajuda de custo ou implementar uma política de reembolso mês a mês.

Esclarecido os pontos sobre a ajuda de custo home office?

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor qual a obrigação do empregador em relação a ajuda de custo home office. 

Ainda, vale mencionar que, além da ajuda de custo referente à energia elétrica, telefone e internet, o seu escritório também pode, e deve, auxiliar o colaborador oferecendo os equipamentos e mobiliários indispensáveis ao seu trabalho, como mesas, cadeiras, computadores e mouse pads. Afinal, a utilização de equipamentos e móveis inadequados podem gerar problemas de ergonomia e aumentar as situações de estresse da equipe.

Dessa forma, caso você queira emprestar seus equipamentos aos colaboradores, sem ônus, é fundamental estipular em contrato uma cláusula de responsabilidade do mesmo pelo material cedido. Agora, se ele for utilizar seus próprios equipamentos é importante que você estabeleça uma ajuda de custos para cobrir qualquer depreciação desses itens. 

Assim, todos saem ganhando, não é mesmo? 

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Até o próximo conteúdo!