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Quando o assunto é melhorar de forma contínua os processos de uma empresa, a Análise PDCA é uma das metodologias mais populares que podemos mencionar. Basicamente, sua lógica se dá em dividir a administração de um projeto ou processo em etapas, para assim simplificar  sua gestão e  deixá-la aberta para possíveis mudanças durante a jornada. 

Também conhecido como Círculo de Deming ou Ciclo de Shewhar,  quando bem utilizado, este método tem grande potencial de aumentar a qualidade dos seus processos, encontrar e eliminar gargalos e aumentar seus resultados. 

Diante de tantos benefícios, pode parecer que é complicado começar essa análise em seu escritório, mas isso não é verdade! Colocar a Análise PDCA em prática não é difícil, basta apenas estruturá-la de forma correta. E é exatamente isso que eu mostro como fazer neste artigo. 

Vamos lá? 

O que é Análise PDCA 

A Análise PDCA é uma metodologia focada na melhoria contínua de um processo, baseando-se em um ciclo de quatro fases: 

  • P: Plan – planejar 
  • D: Do – fazer 
  • C: Check – checar 
  • A: Action – agir 

Criada na década de 20 pelo físico americano Walter Andrew Shewhart, a análise PDCA tinha como foco o controle estatístico das empresas, mas foi  apenas na década de 50 que a metodologia se popularizou pelas mãos do professor William Edward Deming.  

E a grande razão da Análise PDCA ser utilizada até hoje é a resolução de problemas: ela é um passo a passo para o alcance de metas, melhorias e aperfeiçoamento de processos.  

Como a Análise PDCA funciona 

Agora que sabemos o que é a Análise PDCA, vamos entender como ela funciona. Na prática é como um ciclo e deve seguir a sequência de suas quatro letras, como mostra o acrônimo abaixo: 

Cada letra significa uma etapa da análise, vamos ver como cada uma funciona: 

Como colocar a Análise PDCA em prática  

Muitos se iludem ao utilizar a Análise PDCA por acreditar ser uma metodologia que dispensa um trabalho dedicado e meticuloso, o que pode prejudicar todo o trabalho. 

Os erros mais comuns são: 

  • Falta de raciocínio durante o planejamento; 
  • Análise de cenários incompletos; 
  • Treinamento ineficiente; 
  • Registros incompletos; 
  • Medidas imprecisas; 
  • Padronização insuficientemente detalhada. 

Então, para deixar sua empresa livre desses erros e pronta para usufruir de todos os benefícios dessa análise, montei um passo a passo que irá ajudá-lo a colocá-la em prática da maneira correta. 

Etapa 1- Planejar (Plan) 

A função dessa etapa é fazer um levantamento das informações e analisá-las para obter metas e objetivos mais transparentes. 

Aqui é fundamental elaborar uma estratégia capaz de solucionar os problemas encontrados e fazer isso com base nas políticas e diretrizes do escritório, para que depois seja levado em consideração: 

  • O estabelecimento das metas pretendidas com a Análise PDCA
  • A escolha do caminho que será percorrido para que elas sejam alcançadas; 
  • E os métodos que serão utilizados para chegar aos objetivos definidos. 

A fase de planejamento deve ser feita de forma minuciosa para que nenhum detalhe seja perdido. Por isso, achei interessante dividi-la em 4 partes: 

1. Identificação do problema 

Aqui é preciso definir qual o problema ou objetivo se deseja alcançar com a Análise PDCA e reconhecer seu nível de importância. A equipe pode levantar o histórico do problema, mostrar as perdas que ele causou e, então, propor uma data para que ele seja resolvido. 

Para ter uma visão mais abrangente do problema, é possível utilizar: 

  • Dados; 
  • Fotos; 
  • Relatórios; 
  • Gráficos; 
  • E Análises do cenário.  

2. Observação do problema 

Essa fase deve ser utilizada para detalhar e analisar o problema de perto, por isso pode exigir mais trabalho e ser um pouco mais demorada. Afinal, as características desse problema devem ser analisadas levando em consideração o ponto de vista de todos do escritório, principalmente os mais impactados. 

3. Análise do problema 

Nessa etapa do planejamento, os gestores precisam se perguntar sobre o motivo do problema estar acontecendo. É aqui que as causas serão descobertas. Por isso, a equipe deve levantar possíveis motivos e colocá-los em ordem de importância.  

4. Plano de ação 

Após a identificação das causas do problema, é o momento de desenvolver ações para solucioná-lo. Para facilitar o processo, faça questionamentos como: 

  • “O que precisa ser feito?”  
  • “Quem deve ser o responsável?”  
  • “Quando a tarefa deve ser concluída?” 

Etapa 2 – Fazer (Do) 

Nesta etapa, o plano de ação criado deve ser colocado em teste. 

Aqui, todas as ações da etapa “Plan” serão executadas pelos responsáveis, conforme as diretrizes e devem acompanhar os prazos estabelecidos. É importante que as pessoas envolvidas sejam previamente treinadas e instruídas para que tenham segurança para cumprir o que foi designado a elas. Além disso, é imprescindível que a liderança também cumpra seu papel e direcione os colaboradores para completar suas tarefas da melhor forma possível. 

Vale lembrar que, é preciso anotar e destacar todos os resultados obtidos a cada tarefa concluída, sejam eles positivos ou negativos. Isso proporciona um aprendizado indispensável para o crescimento do time envolvido e para o projeto como um todo. 

Etapa 3 – Checar (Check) 

Agora é preciso analisar os resultados do que foi executado e compará-los ao que foi planejado inicialmente. Podemos chamar essa etapa também de Avaliar ou Estudar, afinal, você irá estudar cada ação e avaliar os resultados gerados. 

Esse processo de checagem consiste em confirmar se o que foi planejado está sendo devidamente implantado. Além de analisar e comparar os resultados entre o antes e depois. 

Caso os resultados encontrados durante a checagem não sejam satisfatórios, é necessário retornar a etapa de planejamento da Análise PDCA. É importante, não pular etapas e nem sair delas sem uma conclusão positiva para o que havia programado.  

Etapa 4- Agir (Action) 

A fase de ação deve focar nas melhorias. Nesta etapa é necessário agir de forma corretiva alinhando os resultados finais ao que realmente foi planejado. Ou seja, é hora de aplicar as mudanças e melhorar os processos. 

Sendo a Análise PDCA um ciclo contínuo, essa etapa também inspira um novo planejamento para melhorar outros aspectos do processo que foram descobertos durante a jornada. 

E Para fechar o ciclo corretamente, é importante seguir alguns passos: 

1. Padronizar 

Neste passo, tudo o que funcionou no planejamento deve ser padronizado, evitando o risco de que o problema apareça novamente. A padronização é realizada com base na revisão dos documentos gerados durante o processo. Caso o contrário, as pessoas podem voltar a agir, pouco a pouco, conforme os hábitos antigos. 

Por isso, é importante tornar essa mudança oficial, registrando em documentos e comunicando a equipe e a todos do escritório os novos procedimentos. 

2. Conclusão 

Por fim, para fechar a Análise PDCA com chave de ouro, é importante fazer um balanço final do que foi aprendido e planejar os próximos passos. 

Esse também é o momento certo para identificar quais são os problemas remanescentes e reforçar o comprometimento de todos com a mudança de comportamento, afinal, de nada adianta aplicar a Análise PDCA, se os colaboradores não estiverem dispostos a melhorar de forma contínua. Por isso é importante mantê-los engajados e cientes dos benefícios que esse tipo de ação pode trazer. 

Exemplo de Análise PDCA 

Sabemos que a teoria é importante, mas ter um exemplo real é fundamental e pode melhorar seu entendimento. 

Então vamos lá:

Imagine que sua empresa está lidando com problemas na satisfação do cliente devido à demora na entrega de tarefas do Departamento Pessoal e que, por conta disso, seu NPS tem caído drasticamente. Como usar a Análise PDCA para sanar essa questão? 

  • Planejar: O problema é a insatisfação do cliente devido à demora na entrega das tarefas e obrigações. Uma solução possível seria encontrar algo que pudesse tornar essa entrega mais rápida. Para isso, o plano de ação definido foi a automação desses processos com um Sistema de Gestão e o responsável por cuidar dessa ação é gestor do Departamento Pessoal. 
  • Fazer: Encontrar um sistema de gestão que possa melhorar os processos, é hora de iniciar a automação desses processos, detalhando toda a ação e resultados que essa mudança tem gerado. 
  • Checar: Verificar se o tempo de resposta das tarefas e obrigações tem realmente melhorado com a implantação do sistema, comparar o antes e depois, dessa ação e colher novos feedbacks dos clientes.  
  • Agir: Com a resposta positiva dos clientes referente a mudança, é hora de analisar os resultados e padronizar a gestão automatizada das tarefas e processos. Assim o escritório como um todo pode ser melhorado e todas as dificuldades encontradas durante a jornada com o Departamento Pessoal, podem ser evitadas nas demais áreas. 

Alguns pontos de atenção ao aplicar a Análise PDCA 

Antes de começar, tenha em mente os seguintes pontos: 

  • Só prossiga para a fase “DO” após ter finalizado a fase do Planejamento; 
  • Se você achar que durante a fase “Agir” há um excesso de repetições e tentativas, volte para a fase de “Planejamento”; 
  • Evite um curto-circuito, não pule etapas e dedique um tempo real e suficiente para a conclusão de cada uma delas; 
  • Se há muitos problemas, organize a abordagem: priorize as tarefas conforme urgência e gravidade; 
  • O líder deve participar de todos as etapas da Análise PDCA. 

Ao final do processo , a Análise PDCA sugere que o ciclo seja reiniciado, buscando uma melhoria contínua e ininterrupta. 

Quais melhorias a Análise PDCA pode trazer para o seu escritório? 

Como vimos, a análise PDCA é bem simples, o que muitas vezes leva as pessoas a questionarem se ela é realmente eficaz. 

Por isso, listei abaixo 4 das principais contribuições que este método pode trazer ao seu escritório. 

1. Eficácia 

Com a Análise PDCA é possível alcançar um maior desempenho de suas tarefas e processos. Isso porque as atividades são monitoradas de forma constante, o que permite a atualização desses processos, mantendo sempre a qualidade e evolução de cada um deles. 

2. Maior gerenciamento de riscos  

Quando um escritório implanta uma cultura organizacional focada em avaliar e medir seus processos, as chances de erros e problemas podem ser são menores. Isso porque, uma vez que, você e sua equipe poderão identificar esses gargalos com maior antecedência, também será possível trabalhar na causa ao invés de lidar com as consequências. 

3. Aplicações Ilimitadas 

Você pode aplicar a Análise PDCA nos mais diversos processos e departamentos do seu escritório. Desde atividades ligadas ao seu core business até as secundárias, mas também estratégicas, como a análise de processos relacionados ao controle de ponto dos seus colaboradores, por exemplo. 

Essa vantagem da Análise PDCA é valiosa, pois, com ela, você não precisa aplicar um modelo para cada processo ou dominar diferentes táticas de gestão, basta uma e pronto! 

4. Redução de Custo 

Usar a Análise PDCA permite ao escritório testar uma mudança de processo em pequena escala antes de gastar em um método que pode não funcionar. A empresa pode continuar a rodar normalmente enquanto analisa o efeito dessa mudança. 

Além disso, com a melhoria dos processos, existem grandes chances de reduzir desperdícios e resíduos e, consequentemente, diminuir os custos e aumentar a lucratividade. Isso sem contar na melhora da qualidade dos serviços, o que fideliza seus clientes e pode trazer novos prospects

Esse pode ser o primeiro passo!

Colocar a Análise PDCA em prática no seu escritório é como dar o primeiro passo rumo ao uma jornada de melhorias contínuas. Pois, como citei antes, a Análise PDCA é um ciclo e não ha nada tão bom que não possa melhorar não é mesmo?

Então agora é colocar a mão na massa e começar a usufruir dos benefícios que essa metodologia pode trazer ao seu escritório

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