Na hora de fazer uma escolha importante para o seu negócio, como alterar os preços dos seus honorários, contratar um novo sistema de gestão contábil para o escritório ou adicionar um novo serviço ao seu portfólio, como você costuma tomar essa decisão? Nesse momento, é comum pensar nos objetivos, avaliar a situação atual do mercado, reunir informações sobre as possibilidades de escolha e pesar os prós e contras disso tudo. Dessa forma, é possível tomar uma decisão mais assertiva e com menos chances de riscos, não é mesmo? Se você adota essa fórmula, saiba que, sem perceber, você já está adotando a estrutura de uma das metodologias mais conhecidas e usadas no mercado: a Análise SWOT. Ou seja, muito provavelmente, você já conhece a lógica dessa matriz, mas, para garantir o seu sucesso é necessário conhecer o método por trás dessa ferramenta. Afinal, será ele o responsável por organizar suas ideias, coletar os dados e reunir as informações que você precisa para uma tomada de decisão ainda mais eficaz.  

Quer saber qual é esse método e como colocá-lo em prática? Então continue comigo!

O que é análise SWOT?

Análise SWOT , Matriz SWOT,  ou como alguns a chamam em português, Análise ou Matriz FOFA, é uma ferramenta de planejamento estratégico usada para análise de cenários e tomada de decisões. Quando bem estruturada, ela ajuda a realizar um diagnóstico completo da situação do escritório e dos ambientes ao seu redor, levando o negócio a correr menos riscos, sem deixar de aproveitar as oportunidades do mercado. 

Essa metodologia foi desenvolvida nos anos 60 pelo consultor Albert Humphrey, na Universidade de Stanford. Ele criou a Análise SWOT para liderar um projeto de pesquisa que analisou e cruzou sistematicamente os dados das 500 maiores corporações relatadas pela revista Fortune da época. Desde então, a ferramenta já foi aprimorada e adaptada a diversas operações devido às novas necessidades do mercado, tornando- se ainda mais popular, ágil e com resultados mais efetivos.

A sigla SWOT é formada pelas iniciais das palavras: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). As forças e fraquezas referem-se ao tomador de decisão, no caso, você e seu escritório. Já as oportunidades e ameaças, dizem respeito a fatores externos ao seu escritório, ou seja, que estão fora do seu controle. Por isso, dentro do método da Análise SWOT, esses dois ambientes são chamados de ambiente interno e ambiente externo.

Tudo isso forma uma matriz, chamada de Matriz SWOT, que divide os quatro pontos de análise entre fatores internos/externos e positivos/negativos. Portanto, ao olhar para dentro e fora do seu escritório, sem esquecer de enxergar o lado positivo e negativo de ambos,  você obtém uma visão macro dos fatores que podem determinar o sucesso, ou não, da sua decisão.

Quais são os fatores avaliados em cada ambiente da Análise SWOT?

Para que você entenda melhor como funcionam os ambientes que compõem a Análise SWOT, vou explicar, detalhadamente, como cada um deles funciona. 

Ambiente interno

Como eu disse no tópico anterior, no ambiente interno é analisado tudo aquilo que está sob o controle do seu escritório, como a capacidade intelectual dos seus profissionais, tecnologias que utiliza, sua cultura organizacional, seus serviços, entre outros.

Assim, as forças e fraquezas desse ambiente, refere-se a fatores, como:

• Forças: São as vantagens que sua empresa tem em relação aos concorrentes. Ou seja, seus diferenciais competitivos, as aptidões mais fortes do seu negócio, sua proposta de valor, qualquer coisa, por menor que seja, que faça o seu escritório diferente dos demais. Por exemplo: Quais são os seus melhores serviços? Qual a sua maior vantagem competitiva? O quão felizes seus clientes estão? O que faz com que os clientes optem por você?
• Fraquezas: Já aqui, são analisados os pontos que podem prejudicar ou interferir de forma negativa o andamento do seu escritório. De forma bem sincera, nessa etapa, devem ser apontados os “defeitos” do seu negócio para que eles sejam consertados ou reduzidos, de modo que se tornem mais próximos de uma força. Algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo para encontrá-los, são:  Seus colaboradores são os ideais e estão alocados nos departamentos e funções corretas? Seus clientes estão engajados? Seu escritório conta com boas tecnologias?

Ambiente externo 

Aqui, é analisado tudo aquilo que não está sob o seu controle, como crise econômica, pandemia, política, legislações, entre outros fatores. Por isso, é essencial que o escritório esteja atento a tudo que envolve o mercado no qual está inserido, a fim de lidar, de forma eficaz, com quaisquer acontecimentos. Neste contexto, são explorados dois ambientes:

• O macro, que envolve outras empresas que trabalham em seu setor de atividade e a forma como seu escritório se relaciona com elas. 
• E o microambiente, que é mais abrangente e refere-se a tudo que está além do seu mercado, como a demanda reprimida, os índices de mercado, tendências da população e como tudo isso influencia em seu negócio.  

Assim, as oportunidades e ameaças tem como objetivo, analisar:

• Oportunidades: Aqui, você identifica quais mudanças no seu mercado podem, de alguma forma, ser positivas para o seu escritório, como fatores econômicos, tendências , legislações, demandas, tecnologias, etc.
• Ameaças: As ameaças, referem-se a todos os cenários que podem ser desfavoráveis para o escritório. Assim, além da ausência de controle sobre determinadas questões, essas ameaças também podem estar ligadas a escassez de mão de obra, catástrofes naturais, roubo de dados, novos concorrentes, entre outros.

Quando utilizar a análise SWOT em seu escritório?

Análise SWOT pode ser utilizada para:

• Lançar um novo serviço no mercado;
• Analisar a concorrência;
• Tornar o negócio perene;
• Tomar decisões estratégicas;
• Avaliar preços;
• Estudar mercado;
• Realizar planejamentos;
• Expandir quadro de colaboradores;
• Avançar em projetos; 
• Entre outras aplicações. 

Basicamente, a Análise SWOT pode ser usada para fundamentar qualquer tomada de decisão importante sobre o seu escritório. 

Isso porque, as informações levantadas com essa ferramenta fornecem um panorama real do seu negócio, do mercado e da concorrência, permitindo que você reduza os riscos e a fragilidade do seu escritório. Além disso, a Análise SWOT possibilita a você enxergar aquilo que faz do seu negócio diferente e, assim, ter a chance de potencializá-lo. 

Não é à toa que fazer esse uso dessa ferramenta tem inúmeras vantagens, como: 

• Segurança na tomada de decisões;
• Reconhecimento realista do cenário atuante;
• Compreensão assertiva sobre a concorrência;
• Antecipação de tendências;
• Planejamento de alternativas de ação.;
• Melhora no posicionamento estratégico;
• Insights sobre problemas;
• Novas oportunidades;
• Melhora nos serviços oferecidos;
• Tomada de decisão estratégica.

Como montar a Análise SWOT em seu escritório?

Bom, agora que já esclarecemos todos os conceitos por trás da Análise SWOT, vamos ver como montá-la, na prática? 

São 5 passos simples e estruturados que você conseguirá aplicar em seu escritório, sem nenhuma dificuldade. Mas, para que tudo fique ainda mais fácil de ser compreendido, vamos imaginar que o objetivo da análise aqui é conhecer melhor o seu escritório para garantir a perenidade dele no mercado, combinado? 

Então, vamos lá.

1- Reúna o seu time para um brainstorming

Como o objetivo da  Análise SWOT é reconhecer as forças e fraquezas do seu escritório, o primeiro passo deve ser reunir pessoas estratégicas. Ou seja, aqueles que vivenciam o dia a dia do seu escritório, como seus colaboradores e gestores. A ideia é chamar quem mais conhece o dia a dia do seu negócio para levantar as forças e fraquezas dele de forma sincera e sem nenhuma repreensão. Para isso, é interessante investir na técnica conhecida como Brainstorming, na qual todos podem soltar seus pensamentos, sem medo ou vergonha. Outra sugestão que pode ajudar nesse levantamento é solicitar a eles que anotem suas percepções individualmente e depois compartilhem em grupo. Isso previne que os pensamentos de alguém sejam influenciados pelos outros membros da equipe, garantindo que todos sejam espontâneos.

Depois, ainda com a ajuda deles, filtre entre todas essas informações aquelas que devem ser tratadas como prioridade.  Afinal, é importante ter um norte para dar sequência a Análise SWOT.  Isso não significa que todo o resto que foi levantado deve ser descartado, pelo contrário, eles serão tratados logo depois das prioridades.

2- Analise os fatores internos

Prioridades definidas, agora é hora de analisar os fatores internos. 

Como você sabe, a análise interna refere-se a tudo aquilo que está sob o seu controle certo? No entanto, as forças e fraquezas do seu escritório colocam ele em posição de vantagem ou desvantagem em relação à concorrência. Por isso, embora a análise olhe para dentro, é preciso dar uma espiada na grama do vizinho, mesmo nesta etapa. 

Veja o que deve ser analisado aqui:

• Localização do escritório; 
• Tempo de mercado;
• Reputação;
• Recursos humanos;
• Gestão;
• Recursos financeiros;

• Recursos Tecnológicos;
• Capacidade intelectual da equipe;
• Qualidade de matérias; entre outros. 

Esses são apenas alguns exemplos, pois inúmeras características podem ser escolhidas por você para fazer parte dessa categoria. No entanto, tome cuidado para não encher esse campo de conteúdo, porque isso pode prejudicar a estrutura da Análise SWOT.  Uma dica é tentar encontrar aquele fator-chave de sucesso, ou seja, aquelas características que fazem o líder do mercado ser o líder. Por exemplo, no mercado financeiro, tradição e credibilidade podem ser considerados fatores-chave de sucesso. Para um consultor tributário, a quantidade de impostos recuperados, somados a sua capacidade intelectual e recursos tecnológicos, podem ser considerados fatores chaves. 

Portanto, encontre o líder no seu mercado, nicho ou segmento, descubra quais são os seus fatores-chave de sucesso e identifique a sua situação em relação a eles. 

3- Analise os fatores externos e seus ambientes

Oportunidades e Ameaças referem-se ao que está no ambiente externo, ou seja, do lado de fora do seu escritório e, por conta disso, fora do seu controle.

Então, nessa etapa da Análise SWOT, você deve identificar quais fatores externos são relevantes, como seu escritório se relaciona com eles e qual é o impacto deles no negócio.

Para isso, serão analisados dois ambientes : o micro e o macro. 

No microambiente, você irá explorar as forças que atuam no seu setor e como seu negócio se relaciona com elas. Veja alguns exemplos:

• Clientes: Como é o comportamento do seu público? Eles têm poder sobre o seu negócio? Como acontecem suas negociações? 
• Fornecedores: Como é feita a sua negociação com eles? Eles têm poder de barganha sobre o seu escritório?
• Concorrência: Qual o nível de concorrência no seu setor? Ela acontece de forma saudável? Os novos escritórios representam uma ameaça para o seu?
• Substitutos: Existem substitutos dos seus serviços? 

Já no microambiente, você deve analisar os seguintes cenários:

• Legal: Existe algum projeto de lei que pode impactar o seu negócio? Novos governantes podem fazer isso acontecer?
• Econômico: Como está a inflação? Quanto ela impacta no seu negócio? Ela influencia nas vendas? 
• Tecnológico: Seu escritório está a par das novas tecnologias contábeis? Seus processos operacionais são automatizados? Como anda esse projeto em seu escritório?

4- Monte a matriz

Agora é hora de montar a matriz da Análise SWOT , de forma visual, como na imagem abaixo:

Feito isso, de maneira bem objetiva, você deve adicionar aos quadrantes, tudo o que você levantou de informação até aqui. Tente organizá-las por ordem de prioridade, assim, fica mais fácil enxergar um ponto de partida. 

Nos quadrantes superiores você irá adicionar a análise interna, que são as forças e fraquezas que estão sob o seu controle. Já nos quadrantes inferiores, você irá adicionar a análise externa, ou seja, as oportunidades e ameaças que não estão sob o seu controle. Nessa composição, posicione também as forças e oportunidades nos quadrantes à esquerda e as fraquezas e ameaças à direita. Assim, fica mais fácil cruzar essas informações para transformá-las em estratégias.

Com a Análise SWOT elaborada de maneira visual, você já conseguirá chegar a algumas conclusões sobre o seu escritório. Por exemplo, se o seu atendimento ao cliente entrou como uma fraqueza interna, você pode começar a investir em treinamento para os seus colaboradores, sistemas que possam conceder velocidade a esse trabalho, entre outras ações que transformem essa fraqueza em uma força. No entanto, se a concorrência tem se mostrado um fator externo de grande ameaça, talvez maximizar aquilo que você identificou como diferencial possa blindar seu escritório. 

5 – Construa um planejamento estratégico

Você já tem sua Análise SWOT bem estruturada, mas agora deve transformar tudo isso em um planejamento estratégico. 

Para criá-lo, é importante analisar os quadrantes da matriz de forma cruzada e não individual, como: 

• Forças + Oportunidades: Quais pontos fortes do seu escritório podem ser potencializados e maximizar as oportunidades identificadas?
• Forças + Ameaças: Quais pontos fortes do escritório podem ser potencializados e minimizar o impacto das ameaças?
• Oportunidades + Fraquezas: Como corrigir os pontos fracos para aproveitar as oportunidades?
• Ameaças + Fraquezas: Como corrigir os pontos fracos para reduzir as ameaças?

Para responder a essas perguntas, você pode realizar um novo brainstorming com a equipe que ajudou você a levantar essas prioridades. Afinal, a Análise SWOT se torna ainda mais ágil e assertiva quando feita em conjunto com aqueles que estão à frente da sua operação. 

Pronto para analisar as forças e fraquezas do seu negócio com a Análise SWOT?

Espero que sim, afinal, muitos negócios chegam a conclusões surpreendentes por meio dessa ferramenta. Principalmente, porque ela fornece, além da análise micro de uma situação, uma visão macro do seu escritório, fazendo um verdadeiro raio-X do que você tem de melhor e do que ainda pode aprimorar! Mostrando que, às vezes, o que você considera um problema pequeno pode, na verdade, estar enfraquecendo os pontos positivos do seu escritório, já algo que passou batido, pode sanar uma dificuldade. A Análise SWOT te coloca a par desses detalhes e te faz tomar decisões assertivas e ágeis a favor do seu escritório.

Então, agora é colocar em prática tudo o que aprendeu aqui, combinado? Pra ajudá-lo a dar o ponto pé inicial, deixo aqui embaixo uma imagem e uma planilha de exemplo da Análise SWOT para você utilizar!