Para o seu escritório as 8h diárias de trabalho têm sido suficientes? E seus colaboradores não têm dado conta da demanda mesmo atolados até o pescoço, talvez seja a hora de considerar uma nova estratégia. Essa rotina agitada contribui para que os atrasos em obrigações contábeis sejam mais frequentes. Com isso seu escritório perde recursos e credibilidade perante o cliente.
Mesmo que ele atrase o envio de documentos, seu escritório ainda é o responsável por esses atrasos, digo isso porque uma mudança de atitudes é capaz de zerar as multas por atrasos contábeis, duvida? Então continue a leitura e descubra como conseguir esse feito, considerado por muitos uma utopia.
Atrasos em obrigações contábeis são um problema grave!
A maioria dos escritórios contábeis já sofreu ou sofre com os atrasos em obrigações contábeis. E justamente por ser um problema comum, muitas vezes não recebe a atenção que merece.
Se você enfrenta esse tipo de problema precisa saber: os atrasos em obrigações contábeis são uma das maiores fontes de desperdício de recursos em empresas de contabilidade.
Por outro lado não é um problema fácil de ser resolvido. Mesmo as empresas que desenvolvem planejamentos complexos se tornam vítimas dos atrasos. Com isso acabam gastando parte do lucro com o pagamento de multas. Aliás, é justamente isso que torna este problema tão grave.
Quando seu escritório deixa de investir na própria empresa para pagar multas está desperdiçando a oportunidade de ser uma empresa melhor. Isso abre margem para que a concorrência se aproxime.
Imagine que seu cliente recebe proposta de um escritório que garante o atraso zero no envio de documentos fiscais enquanto você atrasa quase que todo mês. Mesmo que a culpa pelo atraso não seja apenas sua, você terá que concordar que há chances de perder o cliente, não é mesmo?
Além disso, a dificuldade para manter a organização em meio a correria diária contribui para que os atrasos aconteçam. Muitas vezes o escritório tem que pagar por multas que não puderam ser previstas e todo mês fica aquela sensação de “a bomba pode explodir a qualquer momento” que não é nada agradável.
Se você se identificou com as situações acima e quer saber como resolver esse problema, confira o tópico abaixo.
Saiba mais: Sistema de gestão contábil: seu caminho para a produtividade
Saiba o que deve ser feito para se livrar das multas de uma vez por todas
Imagine um quebra-cabeças gigante tendo que ser montado sem o modelo da imagem. Tarefa quase impossível, não é verdade? Os processos contábeis são semelhantes. Eles são constituídos de processos menores que precisam ser ordenados para que ao se juntarem tragam o resultado esperado.
Então, o primeiro passo para eliminar atrasos em obrigações contábeis é dividir o processo em etapas claras, que possam ser realizadas de forma sincronizada. Cada membro do time contábil também deve saber onde começa sua responsabilidade em determinada tarefa.
Com isso você elimina a lentidão, além de ter mais controle sobre o que já foi feito (ou não), com quem está cada etapa do processo, consegue prever o prazo para entrega das tarefas e com isso organizar melhor o seu calendário. Mas ainda há outro problema:
Se o seu escritório possui muitos clientes pode não dar conta de cumprir prazos, afinal realizar tudo de forma manual é um tanto trabalhoso e temos que considerar as possibilidades de erros e enganos. Nesses casos talvez seja a hora de considerar o uso de um software de gestão contábil.
O segredo para ser mais do que um escritório organizado
Basicamente um software de gestão contábil é capaz de auxiliar na divisão de processos que citei no tópico anterior.
Por meio dele você consegue repartir o processo em etapas e direcionar cada tarefa ao colaborador correspondente. E ainda pode visualizar todas as etapas em um dashboard intuitivo. Ou seja, você consegue ter uma visão estratégica sobre tudo o que acontece em seu escritório.
Ao invés de realizar todas as tarefas de forma manual, o sistema de gestão contábil permite que você automatize algumas atividades como: Reconhecimento de guias, identificação e também as baixas nas tarefas. Com isso seu escritório aumenta a produtividade sem precisar contratar mais mão de obra.
Outra vantagem oferecida por um sistema de gestão contábil que pode ajudar a eliminar atrasos em obrigações contábeis: A capacidade de padronizar seu escritório. Todas as atividades podem ser mapeadas e padronizadas de forma que quem for realizá-la, encontrará na ferramenta todo o suporte, evitando erros e disparidades na entrega.
Há outras vantagens também, que embora não estejam diretamente ligadas aos atrasos em obrigações contábeis podem ser muito úteis. Confira:
- Integração de informações em um único ambiente. E-mails, documentos, históricos, protocolos, todos no mesmo ambiente;
- Atuação na nuvem. Independente de onde você esteja, basta um computador com conexão à internet para acessar todas as informações armazenadas na solução de gestão;
- Área do cliente. Ambiente em que você poderá atender e gerenciar todos os clientes. Com isso o relacionamento se estreita e as chances de retenção aumentam.
A organização é o pilar que aj a a eliminar atrasos em obrigações contábeis, um escritório organizado consegue aumentar a demanda e transmitir segurança aos clientes, já o sistema de gestão contábil é o “caminho” para alcançar esse objetivo, mas só você é que pode tomar a decisão da mudança!
