Você provavelmente já ouviu falar sobre o armazenamento em nuvem, mas conhece de fato os benefícios que essa tecnologia pode oferecer? Para se ter uma ideia, a possibilidade de acesso remoto é só a ponta do iceberg. Há muitos outros benefícios e vantagens que uma empresa contábil pode obter com a cloud computing, como também é conhecida.
Outro ponto importante que esse artigo busca desmistificar, são algumas informações que acabam barrando o contato entre uma empresa contábil e o armazenamento em nuvem. Não com o objetivo de convencer, mas de dar todas as informações que permitam uma escolha realmente consciente.
Aliás, existem algumas informações que todo contador deveria conhecer antes de optar ou não pelo uso do armazenamento em nuvem. Então, se você deseja se aprofundar mais nesse assunto, esse texto foi feito especialmente para sanar as suas dúvidas. Confira!
Quando o armazenamento em nuvem pode ser adotado por uma empresa contábil?
Empresas contábeis, em sua maioria, trabalham com um volume alto de documentos impressos e digitais. São diversos contratos, recibos e notas fiscais que precisam ser devidamente organizados para consultas posteriores.
Neste contexto, como diversos colaboradores precisam ter acesso frequente a esses papéis, fica difícil mantê-los organizados. Aí entra o risco de perda, o extravio de documentos importantes e o tempo que se gasta para achar aquela nota no meio de uma pilha de papel.
No caso dos documentos digitais, eles precisam ser armazenados ou no próprio computador ou em servidores. Em ambos os casos o ideal é que haja um backup frequente, o que também gera um certo custo.
A computação em nuvem ou cloud computing surge para resolver exatamente esse tipo de problema. Com ela, os arquivos são armazenados em nuvem, o que significa que não será preciso espaço nos computadores para armazenamento.
Além disso, as pessoas devidamente autorizadas poderão acessar esses documentos remotamente de onde quer que estejam. Contanto que tenham uma conexão com internet e o login para acesso.
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O armazenamento em nuvem é realmente seguro?
Muitas empresas contábeis acreditam que esse tipo de tecnologia, apesar de eficiente, não proporciona segurança, já que, segundo elas, os dados ficam disponíveis na internet para qualquer um que consiga barrar a proteção de login e senha. Esse é um mito, tão repetido, que quase se tornou verdade no meio.
Mas, por sorte, não é bem assim. A tecnologia de armazenamento em nuvem é mais segura do que a maioria das pessoas imagina. Para se ter uma ideia, um bom fornecedor de cloud computing pode armazenar toda a informação de forma 100% criptografada. Isso significa que os dados ficarão dispostos em uma “linguagem” que somente os computadores de emissor e receptor podem traduzir.
As ferramentas de armazenamento em nuvem passam por constantes atualizações. Em outras palavras, utilizam a tecnologia mais recente disponível em relação à segurança. Agora pense comigo: quando seu computador e anti vírus foram atualizados pela última vez?
Então, pois é! É por isso que armazenar informações em nuvem pode ser muito mais seguro do que deixar os arquivos salvos nos computadores corporativos. Por isso, esse é um dos principais motivos pelos quais sua empresa contábil deveria utilizar o armazenamento em nuvem.
Como isso influenciará na integração de processos?
Em sua empresa contábil como funciona o gerenciamento de processos? É possível saber em quê cada colaborador está envolvido? Quais etapas de uma demanda já foram concluídas por cada um deles? Imagino que, se você não utiliza a cloud computing, essas perguntas provavelmente ficam sem resposta.
São tantos e-mails, documentos e tarefas acontecendo de forma simultânea que é quase impossível gerenciar todos esses processos, não é mesmo? Mas com o armazenamento em nuvem é possível resolver esse problema. Isso porque, com essa tecnologia é possível integrar em um único ambiente de trabalho todos os registros e tarefas.
Dessa forma, você pode visualizar, em tempo real, o que já foi feito pela equipe e quanto falta para atingir as metas. De quebra, você ainda tem todos os documentos registrados e organizados a poucos cliques de distância.
Esse controle sobre o que acontece é muito útil na hora de tomar decisões que poderão impactar na rotina da empresa, além, é claro, de permitir que atrasos sejam percebidos com antecedência. E sabemos que atrasos são extremamente prejudiciais para empresas contábeis, não é verdade?
Em um cenário ideal, sua empresa poderia disponibilizar os documentos na nuvem para que todos os colaboradores possam acessá-lo sempre que precisarem. Você poderia automatizar a baixa das tarefas e o envio destas para clientes, tudo sem precisar de intervenção humana.
O armazenamento em nuvem pode oferecer muitos benefícios para uma empresa contábil. E como havia dito lá na introdução, o intuito aqui não é pregar essa tecnologia como solução absoluta, mas munir você de informações precisas e que lhe permitam decidir por usufruir ou não dos benefícios oferecidos por ela. Portanto, espero que com as informações desse post tenha alcançado esse objetivo. E, claro, oferecido informações suficientes para que você possa tomar esta decisão.
