Com a falta de tempo e o acúmulo de tarefas rotineiras, aumentar a produtividade do seu escritório contábil é o sonho de qualquer contador! Pensando nisso, criamos esse artigo com dicas exclusivas para ajudá-lo a aumentar a produtividade do seu escritório contábil, sem perder a qualidade de serviços e criando um ambiente mais agradável tanto para os clientes, quanto para os colaboradores!
1. Crie disciplina
Criar disciplina é indispensável para aumentar a produtividade do seu escritório contábil, mas é algo que o ser humano (no geral) tem dificuldade. Tendemos a procrastinar àquelas atividades que não gostamos ou temos dificuldade, isso não funciona diferente no âmbito profissional.
Criar disciplina em seu escritório contábil significa, simplesmente, disciplinar horários para determinadas ações que fazem parte da sua rotina. É fato que nem sempre os horários poderão ser seguidos com exatidão, visto que temos diversos imprevistos. Mas é possível criar um cronograma com as atividades e tarefas a serem realizadas, criando consistência e mantendo a periodicidade. Dicas funcionais para criar disciplina:
• Reúna as principais tarefas corriqueiras que você realiza
• Conte com o auxílio de uma ferramenta para lembra-lo dos horários (uma boa opção é a própria agenda gratuita do Google)
• Crie e cultive o hábito de seguir horários até criar consistência na sua rotina
• Combine atividades mais complexas com os horários que costuma ser mais produtivo
2. Evite excesso e sobrecarga de trabalho
Em escritórios contábeis não é incomum que alguns funcionários fiquem sobrecarregados ou com excesso de trabalho, o que diminui sua produção, e consequentemente, não contribui para aumentar a produtividade do seu escritório contábil.
Para perceber excessos e sobrecarga, o gestor do escritório contábil deve estar sempre atento à sua equipe, ciente das tarefas e atividades realizadas no dia-dia para garantir que nenhum dos colaboradores sofra com excesso de trabalho e tenha queda de produtividade.
Dicas para evitar a sobrecarga e acúmulo de processos em colaboradores únicos:
• Procure automatizar atividades manuais
• Automatize processos
• Aplique metodologias de gestão de pessoas e tarefas
• Equilibre as tarefas distribuídas em cada equipe
• Não centralize processos em um único colaborador
A tecnologia pode ajudar imensamente a diminuir o número de excessos e sobrecarga de trabalho, ajudando a gerenciar tarefas e distribuí-las da melhor forma possível entre colaboradores. Delegar funções e tarefas é essencial para um processo eficaz.
3. Mantenha sua equipe motivada
Funcionários desmotivados têm sido uma das principais preocupações das empresas atualmente, isso porque, seus colaboradores são o maior ativo do seu escritório contábil, e se algo não vai bem com eles, isso pode significar que algo não vai bem com o seu escritório.
Ter funcionários desmotivados impacta diretamente no seu desejo de aumentar a produtividade do seu escritório contábil.
Pesquisas recentes mostraram que o número de funcionários desmotivados ou insatisfeitos com seus respectivos trabalhos cresce a cada dia, e se você acredita que essa insatisfação está diretamente ligada a questão financeira, você acabou de se enganar! Um relatório recente da TINYpulse relevou que quando se trata de motivação, o fator salarial não aparece em primeiro lugar, e sim, em sétimo! O Top 1 da lista de descontentamento é: eles não se sentem reconhecidos!
Pense que reconhecimento vai muito além de bônus financeiro ou aumento salarial. Claro, promoções e ajustes salariais devem fazer parte da cultura da empresa, mas muitas vezes, esse reconhecimento está atrelado a palavras e gestos. Se um de seus funcionários executou bem uma tarefa ou superou um desafio importante, não meça palavras, parabenize-o por isso! É importante que eles saibam que você aprecia seu trabalho e que se sintam reconhecidos por isso.
Tratando-se de conquistas significativas para a empresa como um cliente fechado, um contrato prorrogado, etc, é importante comemorar com toda a equipe, para que todos se sintam parte do feito. Para isso, não é necessário grandes investimentos financeiros, comemore com um happy hour na sexta-feira, promova a interação da sua equipe, faça um brinde às novas conquistas!
4. Utilize uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis
Implantar uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis contribuirá demais para aumentar a produtividade do seu escritório contábil, isso porque uma boa ferramenta de gestão de tarefas, propriamente desenvolvida para escritórios contábeis, acabará com a gestão manual de tarefas, otimizará o tempo da sua equipe, evitando acúmulo e sobrecarga de serviço, além de organizar de forma funcional quais tarefas devem ser realizadas, em qual prazo e quem é o responsável pelo processo. Dentre os benefícios de uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis, destacamos:
• Redução do tempo empregado para realizar determinadas atividades
• Redução da centralização de tarefas em um único funcionário
• Prevenção de multas
• Maior organização por parte dos gestores
• Maior produtividade por parte da equipe
• Distribuição de funções de forma organizada e controlável
• Edição e acompanhamento de tarefas
Se você preza por aumentar a produtividade do seu escritório contábil com qualidade, e busca uma ferramenta que tenha sido desenvolvida exatamente para contadores, não deixe de conhecer o Projeto Gestta. Um projeto que tem tido sucesso com contadores de todo o Brasil e tem reduzido em 50% (isso mesmo, 50%) o tempo empregado na gestão de tarefas! Clique aqui e obtenha o contato de um dos nossos especialistas!
5. Dedique-se a aprimorar suas habilidades de liderança
Existe uma grande diferença entre “chefe” e “líder”. Atualmente, a qualidade na gestão de pessoas é uma preocupação iminente em empresas de qualquer segmento, e com certeza, não é uma preocupação ausente no seu escritório.
Para aumentar a produtividade do seu escritório contábil, é essencial que você invista em aprimorar suas habilidades de liderança, ou seja, investir em cursos (presenciais ou online) de gestão de pessoas! Se, por algum motivo, você não puder iniciar um curso, busque artigos ou materiais gratuitos relacionados à liderança e gestão de pessoas, pensando em te ajudar, o Projeto Gestta separou oito livros de gestão que um contador precisa ler, para acessar o artigo clique aqui.
Eduque-se e coloque em prática o que aprendeu, dedique-se a melhorar sua gestão e liderança, depois, fique pronto para acompanhar o crescimento do seu escritório contábil!
