Um escritório contábil possui diversos processos que podem ser maçantes e cansativos. E quando executados de maneira manual, se tornam ainda piores. Consequentemente, as habilidades estratégicas da sua equipe acabam não sendo bem aproveitadas. Como alternativa para esse problema, a automação na contabilidade tem se mostrado uma ótima opção. 

A automação na contabilidade consiste no uso de recursos tecnológicos para a realização de tarefas e processos. Com isso, tarefas operacionais e repetitivas, até então manuais, passam a ser feitas de forma automatizada, garantindo mais organização para a gestão dos serviços prestados e um melhor aproveitamento de seus colaboradores. 

Quer entender melhor os benefícios que a automação na contabilidade pode trazer ao seu escritório? Continue lendo este artigo!

6 Benefícios da automação na contabilidade 

A automação na contabilidade pode modificar, expressivamente, a maneira com que as tarefas do dia a dia são feitas. Alinhando todo o escritório de maneira eficiente e produtiva.

Vamos então conhecer todos os benefícios que a automação pode trazer a sua rotina contábil!


1- Reduz tempo e custo

automação na contabilidade

Tempo é dinheiro, por isso, o primeiro benefício que vale ressaltar sobre a automação na contabilidade é justamente esse: poupar tempo de sua equipe.

Com a automação na contabilidade, o tempo gasto com tarefas burocráticas e manuais é reduzido expressivamente. Isso por que, o envio de documentos, comprovantes e guias são feitos utilizando a automação, o que torna esses serviços muito mais rápidos e assertivos. O uso de insumos, como papel, também pode ser reduzido, uma vez que não será mais necessário imprimir diversos documentos.

Portanto, a automação na contabilidade pode transformar os processos de maneira racional, além de trazer ganhos operacionais relevantes para a sua rotina e de seus colaboradores. Com esse tempo ganho, será possível direcioná-los para atividades menos burocráticas. Dessa forma, você foca no crescimento do seu escritório e na satisfação do seu cliente.

2- Aumenta a produtividade

automação na contabilidade

Como citei, a automação libera tempo, como consequência seus colaboradores podem se tornar mais produtivos. Afinal, agora eles podem se dedicar a atividades mais analiticas e estrategicas. Ou seja, seus conhecimentos serão aplicados em tarefas que contribuirão efetivamente no crescimento e na construção de diferenciais para o seu escritório. 

A automação na contabilidade ajuda o seu escritório a ter um papel mais consultivo, uma vez que, seus profissionais estarão livres para dar mais atenção aos seus clientes. 

Além disso, é muito importante que seus colaboradores usem seus conhecimentos e habilidades. Assim, você pode ter um retorno positivo do seu investimento em capital humano. Agregando assim mais valor ao serviço prestado pelo seu escritório e valorizando a capacitação profissional de sua equipe.


3- Traz segurança aos documentos dos clientes

automação na contabilidade

Foi-se o tempo em que a única alternativa de uma empresa era armazenar seus documentos em armários e pastas de arquivo. Hoje em dia, a maior parte deles têm correspondentes digitais, como: o armazenamento em nuvem, notas fiscais eletrônicas, extratos de bancos e boletos. 

Dessa forma, com a automação na contabilidade, esses documentos podem ser armazenados de maneira mais eficiente e segura. Aquela ideia de manter as informações dos seus clientes em planilhas ou em outras ferramentas com baixa confiabilidade, já não cabem mais às novas necessidades empresariais e, até mesmo, legislativas. 

A utilização de arquivos analógicos e manuais podem trazer sérios problemas, afinal, papéis podem ser difíceis de se organizar e planilhas são facilmente deletadas, por exemplo. Além disso, nestes formatos ultrapassados, dados importantes podem ser acessados por pessoas não autorizadas, o que prejudica a segurança dos dados de seus clientes

No processo de automação na contabilidade toda a estrutura de trabalho é transferida para um sistema, no qual, o acesso é feito apenas por funcionários autorizados (mediante login e senha). Além disso, todos os arquivos ficam protegidos por meio de backups e criptografias. Por conta disso, o nível de segurança é aumentado, trazendo mais confiabilidade ao cliente.

Automação na contabilidade


4- Diminui o retrabalho

Quando as informações são organizadas manualmente, a probabilidade de errar é aumentada. Seja por problemas de digitação ou até por falta de alinhamento entre os profissionais. Essas falhas podem afetar a análise das informações e, quando descobertas, o processo de correção pode ser trabalhoso e demorado.

Com a automação na contabilidade, essas falhas são eliminadas. Isso por que, o sistema armazena e lida com os dados de maneira inteligente, evitando assim prejuízos oriundos de erros na execução desses serviços. Reduzindo também o tempo gasto revisando ou corrigindo as informações digitadas. Dessa forma, essa ação não só aumenta a produtividade de sua equipe, como traz maior segurança aos profissionais, agregando maior valor e qualidade a entrega do cliente.


5-  Produz relatórios precisos 

Umas das grandes vantagens da automação na contabilidade é ter, de forma organizada, toda a informação e rotina do seu escritório em um único lugar. Isso permite uma visão mais clara sobre o andamento das atividades e a tomada decisões mais assertiva. Afinal, elas são embasadas na realidade de sua operação.

A automação na contabilidade analisa todos os dados produzidos durante o dia a dia do seu escritório e os transforma em relatórios e indicadores completos e intuitivos

Dessa forma, com essas informações, os gestores podem analisar o desempenho de suas equipes e propor novas estratégias e melhorias, impactando de forma positiva os resultados do escritório. 


6- Melhora a relação com o cliente

A automação na contabilidade garante que todo o trabalho seja desenvolvido de forma ágil, assertiva e sem erros, o que impacta positivamente a entrega e a qualidade de suas tarefas. Como consequência, a percepção que o seu cliente terá em relação ao seu escritório, muda completamente.

Quando o cliente recebe de maneira ágil suas obrigações, ele entende que seu escritório tem processos organizados e se preocupa com a empresa dele. E esse sentimento é fundamental para fidelizá-lo e torná-lo grande divulgador do seu negócio

Além disso, como a automação na contabilidade liberando tempo aos colaboradores, a relação com o cliente pode ser melhorada com um atendimento mais próximo e consultivo. Isso tudo altera significativamente a percepção de valor do cliente que passa a perceber os benefícios dessa relação e a valorizar todo esse trabalho. Se dispondo, até mesmo, a pagar valores mais elevados por eles.

Como investir em uma solução de automação na contabilidade

Não é difícil conseguir todos esse benefícios, basta encontrar a solução que atenda as necessidades do seu negócio. E uma maneira de fazer isso é adquirindo um sistema de gestão contábil como o Gestta, por exemplo.

O Gestta e um sistema criado para atender as dores do mercado contábil e oferece todos os benefícios que eu citei ao longo deste artigo, além de soluções como:

  • Distribuição inteligente de tarefas;
  • Automação de esforços que não exigem expertise estratégica;
  • Gestão planejada de pessoas;
  • Atendimento centralizado ao cliente;
  • Arquivamento seguro de documentos;
  • E geração de indicadores para uma visão mais analítica e consciente

Ou seja, trata-se de uma ferramenta bem completa que pode ajudar na automação do seu escritório com soluções que otimizam a sua operação, eliminam o retrabalho e garantem confiabilidade aos seus processos.

Quer conhecer melhor o Gestta? Então leia esse artigo completão sobre ele: Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar.

Pronto para começar a automação na contabilidade?

Como vimos, a automação na contabilidade pode modificar completamente o dia a dia  do seu escritório. Com ela, a rotina de sua equipe é otimizada, seus processos desburocratizados e a digitação reduzida. Tudo isso, resulta em um trabalho feito de maneira mais eficiente e sem erros. Isso garante tempo para que seus profissionais possam se dedicar a tarefas mais analíticas, agregando, portanto, mais valor a percepção do cliente em relação ao seu escritório. 

Vale ressaltar que a automação veio para auxiliar a contabilidade, não para substituir o profissional contabilista! Com a automação na contabilidade é possível focar em atividades estratégicas que podem trazer grandes benefícios, além de contribuir e impactar diretamente no crescimento do escritório.

Espero que esse artigo tenha te ajudado a ver os benefícios que a automação na contabilidade pode trazer ao seu escritório e te deixado motivado a dar o primeiro passo nessa jornada de transformação!