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O estatístico e palestrante Willian Edwards Deming, há alguns anos atrás, disse o seguinte: “O que não é medido não pode ser gerenciado”. A frase faz todo sentido, principalmente quando falamos de negócios. Prosperar diante de toda a competitividade e clientes cada vez mais seletivos e antenados, não é uma tarefa fácil. É preciso usar métricas que ajudem na avaliação de desempenho do seu escritório contábil. Caso contrário, você não terá informações suficientes para gerenciá-lo de maneira assertiva e estratégica. 

Por isso, utilizar uma ferramenta como o Gestta é fundamental.  

O Gestta oferece a empresa contábil que o utiliza, relatórios com métricas e dados reais sobre o desempenho do escritório. Desta forma ele permite a criação de ações correlatas aos objetivos que se deseja atingir. 

Quer saber quais são esses relatórios e como utilizá-los para promover decisões mais estratégicas para o seu escritório? Continue lendo! 

O que é o Gestta? 

Bom, se você ainda não conhece o Gestta, vou te fazer um breve resumo do que se trata essa ferramenta . 

O Gestta é uma plataforma de gestão criada exclusivamente para atender as necessidades e dores dos profissionais contábeis. Por isso, todas as suas funcionalidades foram criadas de forma estratégica pensando em otimizar o dia a dia dos escritórios. 

Alguns recursos do Gestta: 

  • Distribuição inteligente de tarefas; 
  • Automação de operações que não exigem expertise estratégica; 
  • Gestão planejada de pessoas; 
  • Atendimento centralizado ao cliente; 
  • Arquivamento seguro de documentos; 
  • E geração de indicadores para avaliação de desempenho de forma analítica e consciente. 

Daí, além do dashboard com todas essas funcionalidades para a equipe contábil, o Gestta também oferece uma Área do Cliente exclusiva, para que os clientes da empresa contábil possam entrar em contato e solicitar serviços via web ou por meio de um app exclusivo. Outro recurso é a integração direta com o WhatsApp, que permite ao escritório atender vários contatos simultaneamente a partir de um único número. 

Se você quiser conhecer o Gestta mais a fundo, recomendo esse artigo completo: Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar 

5 relatórios do Gestta que podem ajudar na Avaliação de Desempenho do seu escritório contábil 

Agora que você já sabe o que é o Gestta, vamos nos aprofundar um pouco mais em seus relatórios. 

Toda atividade, tarefa e atendimento que sua equipe e demais usuários fazem dentro do Gestta, geram registros valiosos. Esses registros são transformados em relatórios que permitem a você fazer a avaliação de desempenho do seu escritório. 

Os relatórios fornecidos pelo Gestta podem ser visualizados em modo de tabela ou gráfico. Além, disso você pode exportar, imprimir ou compartilhar esses arquivos por e-mail com sua equipe. Com os dados fornecidos, é possível tomar decisões estratégicas, encontrar possíveis gargalos, evitar desperdícios, definir e criar melhorias e ainda promover um feedback mais efetivo aos seus colaboradores. 

Vamos então, conhecer alguns desses relatórios no detalhe e entender como utilizá-los na avaliação de desempenho do seu escritório. 

1- Tarefas fechadas com multa 

No Gestta existe um relatório que aponta quantas tarefas foram fechadas com multa dentro do mês, além de permitir descobrir o que a ocasionou.

É possível entender se houve demora na entrega de alguma documentação por parte do cliente ou se ocorreu algum problema no gerenciamento das tarefas, pelo colaborador. 

Conhecer a causa é importante para que se possa trabalhar na prevenção desses casos, afinal, ninguém quer pagar por multas que poderiam ser evitadas. 

Uma maneira de trabalhar na causa utilizando o Gestta, é configurando a sua data meta.  

O Gestta possui na configuração de suas tarefas a “Data legal”, que é o prazo legal que uma obrigação deve ser pagae a “Data meta”, determinada pelo próprio escritório para uma tarefa seja concluída.  

A “Data meta” é sempre anterior à “Data Legal”, desta forma, tarefa sempre será concluída antes do vencimento legal e garantirá a segurança do cliente e do escritório.  

2- Tarefas fechadas com atraso 

O Dashboard do Gestta é super intuitivo. De cara, quando o colaborador entra na ferramenta, ele já consegue identificar todas as suas tarefas, inclusive as em atrasos. 

Então se o relatório que ele extraiu do Gestta para a avaliação de desempenho do seu escritório indicou um aumento nas tarefas fechadas com atraso, nós temos aí um ponto de atenção. 

Será que esse colaborador está com muita demanda? Houve um mal gerenciamento de suas tarefas? Está ocorrendo uma diminuição da produtividade

Vale a pena entender com o colaborador, ou com a equipe, o que motivou o atraso nas tarefas e ajudá-los a minimizar esses casos. 

Se o problema for demanda, que tal analisar novamente a carteira do colaborador ou departamento com mais tarefas encerradas com atrasos e distribuí-las? 

Houve queda na produtividade? Talvez incentivar mais a autonomia e a autogestão, possa tornar a equipe produtiva novamente. 

Além disso, o gestor e o administrador têm acesso a um dashboard geral do seu escritório, onde é possível enxergar quando o vencimento de uma tarefa está se aproximando. Assim, existe tempo para criar um plano de ação e ajudar as equipes e evitar este atraso. 

3- Apontamento mensal por usuário  

Esse relatório é importante para a avaliação de desempenho do seu escritório, pois informa quanto tempo seu colaborador levou para solucionar uma tarefa. 

Basta ativar o cronômetro e iniciar a tarefa, o mesmo só será finalizado ao término de todas as atividades relacionadas a ela. 

Quando a tarefa é concluída, os dados dessa atividade podem ser extraídos em formato de relatório e assim avaliados. 

É importante entender quanto tempo um colaborador leva para concluir certa atividade pois, desta forma, é possível criar rotinas e metas mais reais e assertivas. 

Se um profissional do Departamento Pessoal leva 20 minutos para fechar a folha de um funcionário, por exemplo, é possível chegar a uma métrica de quantos apontamentos ele consegue fazer por dia e, assim, criar suas tarefas diárias sem prejudicar a qualidade de sua entrega nem o sobrecarregar. 

4- Tempo de resposta

Além dos relatórios do Gestta, o Gestta Messenger, a integração do Gestta com o WhatsApp, também oferece dados ricos para a avaliação de desempenho do seu escritório. Um deles é o tempo da 1° resposta do seu colaborador, frente ao contato do cliente. 

Como eu disse lá no início, tudo o que acontece no Gestta vira dado e com o Gestta Messenger não é diferente. 

Ele cruza o tempo de resposta de todos os atendimentos realizados pelo seu escritório e, com base nisso, te entrega uma média. 

Assim é possível saber quanto tempo seu cliente espera até que um de seus colaboradores o responda. 

Gestta Messenger

Ter essa métrica como base para a sua avaliação de desempenho é importante, pois a primeira resposta que o escritório devolve ao cliente é fundamental para que ele saiba que seu problema ou dúvida está sendo avaliado e que alguém está se preocupando com isso.  

Quando se tem a visão e consciência dessa informação é possível trabalhar para manter os bons resultados, ou melhorá-los, caso haja necessidade. 

Além disso, o cliente que utiliza o WhatsApp como meio de comunicação, espera rapidez no atendimento. Por isso, uma demora significativa para esse primeiro respaldo, pode tornar esse parceiro um grande detrator do seu escritório.  

5- Média de tempo por atendimento 

Nessa métrica, o Gestta Messenger informa ao gestor quanto tempo em média sua equipe demorou para finalizar seus atendimentos, a partir da primeira resposta. 

Ter essa métrica em sua avaliação de desempenho te ajuda a entender como está a produtividade de sua equipe em relação aos atendimentos e assim criar um plano de ação de acordo com os resultados. 

Ou seja, se o tempo para o atendimento for muito longo, talvez falte autonomia a sua equipe para resolver as questões do dia a dia. E se for muito curta, você pode verificar se a resolução do problema foi feita com qualidade e eficiência.  

Então é isso! 

Fazer a avaliação de desempenho do seu escritório é fundamental para entender se tudo está caminhando para o sucesso, ou se existem gargalos para eliminar. 

Mas, sem dados reais, fica difícil medir de forma concreta e específica as atividades de seus colaboradores. E como vimos neste artigo, com o Gestta é possível mensurar e acompanhar todas as tarefas de sua equipe, ou seja, nada passa batido! Tornando possível a criação de ações de melhoria e tomada de decisão mais assertivas e estratégicas. 

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E se você já utiliza o Gestta e ficou interessado em conhecer sobre o Gestta Messenger, clique no botão abaixo para agendar a sua demonstração! 

Aproveite que estamos com condições especiais de adesão para ambas as plataformas!  

Ah, e não esquece de dizer que veio do blog do Gestta, combinado?