A diversidade de canais de atendimento ao cliente, que surgiu com a transformação digital, trouxe dois grandes desafios para as empresas contábeis. O primeiro é marcar presença e estar acessível em todos os meios de comunicação preferidos pelos clientes. O segundo – e também mais complicado – é oferecer um atendimento que seja de qualidade, consistente e eficaz, integrando todas essas ferramentas de contato de maneira centralizada e estratégica. 

O caminho para resolver essa questão pode estar nos múltiplos canais de comunicação e atendimento oferecidos pelo Gestta e neste artigo eu apresento cada um deles!

Vamos lá? 

Por que seu escritório precisa de múltiplos canais de comunicação e atendimento ao cliente 

Você sabia que cerca de 96% dos consumidores afirmam que a qualidade no atendimento ao cliente é o fator mais importante em sua escolha de fidelidade a uma empresa? Pois é, essa qualidade no atendimento ao cliente pode ser determinada por uma série de fatores, mas a principal delas é a diversidade de canais disponibilizados pelo negócio. 

Tem quem gosta de utilizar o WhatsApp, outros preferem o e-mail e ainda tem os que usam portais ou chats para a abertura de chamados para as empresas que os atendem. Seja qual for o meio escolhido, de modo geral, a satisfação do cliente no atendimento é o que define as chances de retenção e fidelização. Esse cenário justifica a importância de investir e melhorar a qualidade desse serviço em seu escritório. 

Neste contexto, diversificar os canais de atendimento é fundamental para suprir todas as demandas de seus clientes, de forma mais ágil e assertiva.

Os múltiplos canais de comunicação e atendimento ao cliente oferecidos pelo Gestta 

O Gestta você já conhece, certo? É uma plataforma de gestão  criada, especificamente, para atender as necessidades do profissional contábil.  

Ele ajuda os escritórios a otimizarem suas rotinas utilizando funcionalidades como: 

• Distribuição inteligente de tarefas; 
• Automação de esforços que não exigem expertise estratégica; 
• Apoio na gestão planejada de pessoas; 
• Atendimento centralizado ao cliente; 
• Arquivamento seguro de documentos; 
• Geração de indicadores para uma visão mais analítica e consciente;
• Entre outras.

E claro, o assunto principal deste artigo: Os múltiplos canais de comunicação e atendimento ao cliente que eu vou apresentar agora.

1- Portal do cliente 

O cliente do escritório que utiliza o Gestta tem acesso a um portal, no qual ele consegue ter uma visão geral de suas obrigações e tarefas em andamento. 

Dessa forma, quando o gestor contábil cadastra um novo parceiro, este recebe um e-mail com os dados de login para acessar o portal. 

Neste espaço o cliente  pode realizar diversas funções, como: 

• Solicitar uma ordem de serviço para o escritório e ver todas as ordens abertas e concluídas; 
• Enviar documentos; 
• Visualizar a lista de documentos pendentes (que ele tem de enviar para o escritório) e o histórico de todos os documentos que ele já enviou. 

Essa é a visão do cliente: 

Da mesma forma, o seu escritório também tem acesso a essa área e pode enviar e baixar documentos encaminhados, responder a ordens de serviço e pesquisar documentos antigos. 

Além disso, quando o cliente solicita uma ordem de serviço, o colaborador no escritório a recebe em formato de tarefa em seu dashboard operacional, o que agiliza ainda mais o atendimento e a resposta ao parceiro. 

2- Aplicativo 

O aplicativo possui as mesmas opções e funções que o portal. A diferença é que o parceiro pode fazer tudo pelo celular. 

Ter uma opção como essa é fundamental para que seu cliente possa realizar suas solicitações de forma rápida e ter acesso aos documentos de sua empresa em qualquer lugar. 

Lembrando que, o Brasil é um dos países com maior número de smartphones do mundo, por isso, oferecer ao cliente essa praticidade e autonomia é essencial. 

E assim como o portal, o app têm filtros que encontram tudo. Então, caso o cliente precise de um documento encaminhado há muito tempo ao escritório, basta entrar no aplicativo, consultar a data em questão e baixar. Isso facilita o dia-a-dia do seu cliente e a comunicação dele com a sua empresa contábil. 

É assim que o cliente encontra o aplicativo na Apple Store e Google Play: 

Para melhorar ainda mais a experiência do cliente, você pode personalizar o app com o logo do seu escritório e todo a sua identidade visual, não é demais? Da uma olhada em como fica:

Com a personalização, na imagem onde enxergamos o logo do Gestta, ficará o do seu escritório, valorizando ainda mais a sua marca e sua autoridade 

Vale ressaltar que, o aplicativo faz parte do plano regular e você não paga nada a mais para oferecer essa opção ao seu cliente. Somente  a personalização do aplicativo é que é opcional e você paga apenas se tiver interesse em deixá-lo com cara do seu escritório.  

3- Integração com o e-mail 

A integração com o e-mail é mais uma facilidade não só para o cliente, mas para o escritório também.  

Sempre que sua equipe concluir uma tarefa, abrir uma solicitação ou enviar um documento, seu cliente receberá a notificação por e-mail. 

Tudo isso acontece de forma centralizada, sendo assim, não é necessário que o profissional contábil saia do Gestta e abra sua conta de email para isso. Tudo é feito dentro da plataforma, agilizando o atendimento ao cliente e otimizando o trabalho da sua equipe. 

Para facilitar o entendimento do parceiro, o e-mail vai pré-configurado com um template identificando a qual tarefa se refere. Além disso, todas as conversas e atividades referentes a essa tarefa, não só as enviadas por e-mail, mas também pelos outros canais de comunicação do Gestta, ficam registradas no histórico da caixa de mensagens, veja: 

Isso facilita o atendimento caso um novo colaborador assuma essa tarefa, o que evita retrabalhos, perda de informações e mantém tudo muito bem organizado. 

Essa integração também é a prova de erros, uma vez que, caso um e-mail não seja encaminhado de maneira correta devido a um endereço eletrônico errado, ou qualquer outro motivo, o Gestta notifica o colaborador com um envelope vermelho: 

Ou seja, nada passa despercebido aos olhos do Gestta, do seu escritório e nem do seu cliente. 

4 – Envio de comunicação em massa

Outro canal de comunicação do Gestta é o módulo circular que otimiza o encaminhamento de informação como avisos, boletins, entre outros para a sua base clientes ou mesmo internamente, para sua equipe. Tudo isso de forma automatizada e eficiente, segmentando o envio por departamento, regime tributário e hierarquia, por exemplo.

Para que você entenda melhor o poder dessa ferramenta, vamos ver um exemplo:

A Receita Federal acaba de alterar a data de pagamento da declaração EFD, obrigatória para optantes do regime tributário do Lucro Presumido, de 14/07 para 14/05. Dessa forma, como sua base conta um grande numero de clientes que fazem parte desse regime, você precisa avisá-los com urgência. Para isso, basta acessar o módulo circular, selecionar o regime de tributação, digitar na caixa de texto a informação e enviar a todos de uma só vez. Tudo isso de forma personalizada, usando o nome do cliente e da empresa dele.

O módulo circular do Gestta, também permite encaminhar mensagens em diferentes formatos como imagens e vídeos. Além de disponibilizar um relatório de envio, mostrando os clientes que receberam e os que visualizaram a sua mensagem, trazendo ainda mais assertividade a comunicação do seu escritório.

5- Gestta Messenger  

E para fechar nossa lista, não poderia faltar o Gestta Messenger, a integração do Gestta com o WhatsApp. 

O Gestta Messenger centraliza todo o relacionamento com o cliente pelo WhatsApp em um único ambiente, o que facilita e agiliza esse trabalho.

Com ele é possível: 

• Ter vários colaboradores atendendo pelo WhatsApp simultaneamente, de computadores diferentes, através do mesmo número; 
• Abrir uma tarefa ou uma ordem de serviço no Gestta (ou associar a uma tarefa já existente), diretamente de uma mensagem no WhatsApp;  
• Separar seus clientes por responsável, mantendo assim a organização das conversas e evitando que um cliente fique sem atendimento;  
• Além de enviar e receber áudios, imagens e arquivos. 

Sabendo que o Brasil tem mais de 120 milhões de pessoas utilizam o WhatsApp, disponibilizar seu atendimento por mais este canal é um grande diferencial e pode ajudar a fidelizar ainda mais sua carteira. 

A visão do Gestta Messenger, para o cliente, é exatamente como no WhatsApp, já a sua equipe terá essa visão: 

O Gestta Messenger também mantém salva toda a troca de mensagens com o cliente. Então, mesmo que uma mensagem seja apagada, ele preserva o histórico dos usuários, conversas e arquivos. Todos seguros e protegidos com a criptografia de ponta a ponta garantida pelo WhatsApp.  

Além disso, o Gestta Messenger oferece relatórios completos e intuitivos para que você possa avaliar todo o atendimento e relacionamento de sua equipe com o cliente.  Mantendo você sempre no controle do escritório.

Então é isso! 

O objetivo da maioria das empresas é garantir uma experiência de atendimento personalizada, ágil e coesa para o cliente. Por isso, é importante investir em uma estratégia como essa para a sua operação e para o seu cliente também!

Ter múltiplos canais de comunicação e atendimento torna o seu escritório mais acessível, ajuda na retenção de clientes e facilita o dia a dia de sua equipe. E em um mercado tão competitivo como o contábil, dispor de todos esses canais em uma só ferramenta pode ser um dos grandes diferenciais do seu negócio. Portanto, vale a pena o investimento!

Então, se você ainda não utiliza o Gestta e ficou interessado em saber mais sobre o nosso sistema e os múltiplos canais que ele oferece, clique no link abaixo!

E diga que você viu no blog do Gestta, combinado?