Ciclo PODC – Veja como apenas 4 funções podem melhorar sua gestão e manter seu escritório em constante crescimento

Basta falar em administrar um escritório, que logo pensamos em uma imensidão de atividades que precisam ser realizadas para que o negócio prospere de forma sustentável. Quando, na verdade, para que isso aconteça de fato, são necessárias apenas 4 funções administrativas identificadas como ciclo PODC, são elas: planejar, organizar, dirigir e controlar. Pois é, segundo seu criador, Henri Fayol, com apenas essas 4 funções, um gestor consegue manter sua empresa bem administrada, gerar valor para seus clientes e colaboradores e ainda atender às exigências do mercado no qual está inserido. Isso porque, cada uma delas contém tarefas específicas que garantem que essas demandas sejam supridas de maneira eficiente.  

Quer entender melhor essa metodologia e como ela pode ser aplicada em seu escritório? 

Então, continue comigo.

O que é ciclo PODC?

Planejar, organizar, direcionar e controlar, são as ações que compõem o ciclo do processo de gestão de um escritório de acordo com a proposta de Henri Fayol, um dos principais autores da teoria clássica da administração e criador da teoria do processo administrativo.

Segundo Fayol, administrar e gerir o dia a dia de uma empresa, se resume em estabelecer metas e operacionalizar o seu alcance. Por isso, cada item do ciclo PODC consiste em atividades que devem ser desempenhadas por todos os níveis hierárquicos de uma organização e não só por aqueles que ocupam cargos de alto escalão.

Essa ferramenta pode ser usada para colocar um planejamento em prática, para a tomada de uma decisão, para o alcance de um objetivo ou apenas para que um gestor desempenhe suas atividades diárias. 

Em resumo, o principal objetivo do ciclo PODC é dividir as responsabilidades de um gestor para que ele possa administrar, acompanhar e medir o negócio, além de assegurar seu crescimento.

Como aplicar o ciclo PODC na gestão de um escritório

Ainda de acordo com Fayol, o ciclo PODC é universal. Ou seja, todos os gestores, independente do tamanho de suas empresas e do mercado que integram, podem percorrer esse caminho para manter um negócio saudável e funcionando a pleno vapor. 

Sendo assim, abaixo, veremos como as funções desse ciclo podem ser aplicadas a gestão de um escritório contábil.

Vamos lá? 

1- Planejar

O ciclo PODC começa por planejar porque essa ação parte de um objetivo e da racionalização das formas para alcançá-lo. Por isso, aqui, você deve definir precisamente os resultados que deseja atingir em seu escritório, considerando sempre os cenários e as possíveis variáveis existentes.

Planejar significa analisar o panorama geral de uma situação para que se possa entender os impactos, reduzir as incertezas e definir qual a melhor maneira de se prevalecer na busca de um objetivo. Neste contexto, sempre que existir um planejamento ou uma decisão a ser tomada em seu escritório, ela deve ser colocada na realidade do negócio e do mercado. 

Afinal, planejar não pode envolver apenas a sua intuição como gestor. É preciso pesquisar o mercado, planejar estratégias e ter dados que possam embasar as suas projeções o máximo possível. Claro que, sua experiência e intuição, te ajudarão e muito nesse processo, mas ter um planejamento com base em informações tangíveis, é muito importante. Por isso, procure trabalhar sempre com dados reais, objetivos bem definidos e metas tangíveis, considerando as oportunidades e ameaças de um ambiente externo e interno

2- Organizar

A segunda letra do acrónimo do ciclo PODC, fala sobre organizar. Ela envolve o desenvolvimento da estrutura organizacional do seu escritório, bem como a alocação desses recursos para garantir que os objetivos do negócio sejam atingidos. Ou seja, é nessa etapa que você compartilha seus planos e decisões com quem os colocará em prática. 

Um grande aliado seu aqui, será o organograma. Esse documento é uma representação visual de como funciona a sua estrutura operacional e descreve com clareza a função e as responsabilidades de cada colaborador do seu escritório. Com ele, você pode ter uma visão macro da sua operação e entender como distribuir as tarefas, se é necessário realocar um colaborador, se existe a necessidade de contratar alguém para equipe, entre outras ações. 

Uma dica é adicionar ao organograma conhecimentos complementares e habilidades interpessoais dos seus colaboradores, como segundo idioma, boa relação interpessoal, conhecimentos estratégicos, cursos complementares, etc. Assim, você terá ainda mais insumos para sua atividade de organizar e distribuir as tarefas para o seu objetivo. 

3- Dirigir

Esse é o terceiro passo do ciclo PODC de um gestor e tem como objetivo colocar a função de “compartilhar”, mais uma vez, em prática. 

Dirigir aqui, tem o mesmo sentido de liderar. Ou seja, é a capacidade de mobilizar os recursos humanos que você organizou para que os resultados desejados sejam alcançados. Compartilhando com eles as necessidades da empresa e o porquê eles fazem o que fazem, de modo a influenciá-los e motivá-los de maneira positiva. Quando esse direcionamento é bem feito, todos caminham juntos em prol do mesmo objetivo. 

Por isso, a primeira ação que você pode fazer é compartilhar informações, dados e tudo o que for necessário para que seus colaboradores se sintam parte importante da empresa. Uma dica é realizar reuniões estratégicas e convidá-los não só para participarem, mas também para colaborarem com o alinhamento que será feito. Outra forma, é abrir espaço para eles nos processos de decisão do escritório e ouvir atentamente o que têm a dizer. Afinal, na maioria das vezes, quem está executando o trabalho operacional consegue identificar determinadas coisas que o gestor não consegue. Por isso, é importante escutar suas sugestões e valorizá-las. 

Além disso, facilitar a comunicação deles com você também é uma maneira de motivá-los em prol dos objetivos que deseja alcançar. Alguns escritórios possuem tantos níveis hierárquicos que o relacionamento entre gestor e colaborador se torna difícil. Portanto, desburocratizar esse processo é essencial.

Todas essas ações deixam a gestão mais transparente, o que oferece ao colaborador o direcionamento que ele precisa para colocar em prática suas atividades de maneira eficiente e eficaz

4- Controlar

Por fim, no ciclo PODC de um gestor contábil, depois que ele planeja, organiza e dirige, é hora de  controlar a execução de tudo isso. Afinal, é necessário avaliar se o objetivo da empresa está sendo atingido e quais melhorias podem ser colocadas em prática. Portanto, nessa etapa é necessário ter boas métricas para analisar e medir o desempenho do que foi executado, identificando os desvios e aplicando melhorias ao planejamento. 

O controle de desempenho pode ser analisado em termos monetários, como receita, custos e lucros, e não monetários, como o nível de satisfação do cliente, produtividade, retrabalhos, entre outros. Para isso, o uso de KPIs é essencial. Com eles, você pode não só analisar esse desempenho, como compartilhar com suas equipes para que juntos possam identificar onde houveram acertos e erros.  

Os KPIs são indicadores que podem ser usados para medir, comparar e acompanhar o desempenho dos processos, do trabalho e das estratégias do seu escritório, fornecendo  insumos, números e informações relevantes para uma tomada de decisão com base em dados e não só percepções. Exatamente como sugere o ciclo PODC. 

Alguns exemplos de indicadores que você pode usar, são:

Monetários

Não monetários

E lembre-se, a etapa controlar, do ciclo PODC não deve ser confundida com microgerenciar. Pelo contrário, ela deve garantir que as atividades relacionadas ao seu objetivo sejam consistentes e assertivas.

Com esses dados em mãos, agora sim, você deve utilizar o seu conhecimento e a sua intuição para analisar cada um deles e tomar as melhores decisões para o seu escritório 

Pronto para iniciar o seu ciclo PODC?

Planejamento, organização, direção e controle são as funções básicas que um gestor contábil precisa executar em seu escritório. Se qualquer uma delas falta, a gestão se torna ineficaz, a empresa não se desenvolve, os colaboradores não produzem e o negócio não prospera. Então, espero que os insumos desse artigo tenham sido suficientes para você começar a aplicar o ciclo PODC em sua rotina.

E lembre-se, este método é um processo cíclico e deve fazer parte da sua rotina e da cultura do seu escritório para que ele cresça de forma saudável e lucrativa, combinado? 

Até o próximo conteúdo!

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