O fluxo de trabalho de um escritório contábil, muitas vezes, fica comprometido devido a atrasos na entrega de documentos por parte do cliente. Além de ser algo prejudicial para a rotina, pode acabar atrapalhando a situação fiscal e tributária de quem você atende. Afinal, esses atrasos podem gerar multas, abalar a sua relação com o cliente, entre outras complicações. Para evitar isso, é preciso utilizar algumas estratégias para cobrar o cliente adequadamente. Neste contexto, o Gestta, software contábil exclusivo para contadores, se mostra a solução ideal para esse problema. Isso porque, a ferramenta conta com um sistema assertivo e eficiente para a cobrança de documentos contábeis que previne esses atrasos, evitando que a relação entre escritório e cliente saia prejudicada.

Para que você entenda melhor, neste conteúdo eu mostro exatamente como o Gestta auxilia na cobrança de documentos contábeis e porque ele é a solução ideal para esse fim.

Vamos lá?

Antes, que tal relembrar o que é o Gestta?

Acho importante, antes de nos aprofundarmos no processo de cobrança de documentos contábeis do Gestta, relembrarmos o que ele é e o que pode fazer pelo seu escritório. 

O Gestta é um sistema de gestão contábil criado com exclusividade para os contadores. Seu foco é facilitar o dia a dia dos escritórios, atendendo todas as dores e necessidades desse negócio. Sua missão é tornar a rotina do profissional de contabilidade menos operacional e mais estratégica.  

Para fazer isso, ele oferece funcionalidades, como: 

• Distribuição inteligente de tarefas; 
• Automação de tarefas que não exigem dedicação humana; 
• Múltiplos canais de atendimento ao cliente (inclusive a oferta de um app personalizado e integração com o WhatsApp);
• Portal exclusivo para os clientes do escritório;
• Controle de prazos;
• Arquivamento seguro de documentos;
• Apoio a gestão planejada de pessoas; 
• Relatórios  de indicadores para avaliação de desempenho de forma analítica e consciente;
• Dashboard com visão macro do escritório;
• Diferentes níveis de acesso;
• Integração com ERP Soluções Domínio, da Thomson Reuters;
• Filtros de busca precisos;
• Suporte proativo de segunda a sexta das 9h as 18h.

E, claro, um método eficiente, ágil e assertivo para a cobrança de documentos contábeis, evitando que essa rotina vire um gargalo em seu escritório. 

3 funcionalidade do Gestta que ajudam o escritório na cobrança de documentos contábeis

Todos nós sabemos que é dever do cliente garantir que o escritório tenha em mãos todos os documentos contábeis necessários para o desenvolvimento de suas atividades. Porém, nem sempre isso acontece, o que acaba gerando diversas pendências e muita dor de cabeça. 

Sabendo disso, o Gestta criou algumas funcionalidades que automatizam e facilitam a cobrança de documentos contábeis do cliente. Abaixo eu apresento algumas delas. 

1- Configuração de tarefa

A primeira funcionalidade é a configuração de uma tarefa para o cliente referente a cobrança de documentos contábeis para a realização de uma demanda. 

Funciona assim: todas as tributações contam com demandas específicas, que devem ser feitas todos os meses, geralmente, com os mesmos vencimentos. São tarefas recorrentes, como o DAS, PIS e DARF que, na maioria das vezes, quando não geradas, aprovadas e concluídas antes do vencimento, podem acarretar multas, entre outras complicações. Para evitar que isso aconteça, o Gestta gera essa demanda regular para o cliente, de forma automática e de acordo com o seu regime.

E, por ser um sistema que se adapta às suas necessidades, você pode criar novas tarefas, sejam elas recorrentes ou não, de acordo com a demanda do seu escritório. Isso deixa o Gestta personalizado e do jeito que você precisa, automatizando qualquer outra cobrança de documento, como em casos de ordem de serviço, por exemplo. 

Essa funcionalidade, além de otimizar a demanda do seu escritório, deixando o seu gestor livre dessa obrigação, atribui uma responsabilidade ao cliente e mantém ambos resguardados. Afinal, com essa atividade acontecendo de forma automatizada, as chances de erros, esquecimentos e multas, deixam de existir.   

2- Envio de lembrete

Essa outra funcionalidade ajuda na cobrança de documentos contábeis, enviando lembretes ao cliente, de forma automática, até que ele conclua a sua obrigação. Isso acontece porque, quando se configura uma tarefa para o cliente, o Gestta permite que você defina um início e um fim para esse processo baseados em sua data meta e data legal.

Sendo que, a Data Legal é a data que a obrigação precisa ser entregue por lei e a Data Meta, é aquela que o seu escritório escolhe para conclusão da tarefa. 

Para que você entenda a importância dessa funcionalidade, vamos ver um exemplo: 

Sabemos que a RAIS deve ser entregue à Receita Federal no dia 30/04, mas para isso é necessário que o cliente encaminhe a sua declaração de empregados com antecedência. Dessa forma, seu escritório configurou a data meta para o dia 26/04. Neste contexto, você decidiu que o envio de lembretes deve iniciar no dia 24/04 e terminar no dia 29/04. Assim, durante todo esse período, seu cliente receberá uma sequência automática de lembretes, em seu email e portal do cliente, até que a tarefa seja concluída e a RAIS declarada. 

Outro ponto importante dessa funcionalidade é que você e seus colaboradores são notificados pelo Gestta sempre que o cliente recebe e abre o lembrete encaminhado, o que evita aquele famoso “não recebi o email” ou “não fui avisado sobre essa pendencia”.  

E, por ser um sistema contábil inteligente, caso o cliente tenha feito o envio do documento antes da data de início da cobrança, o lembrete não é encaminhado. Isso impede que ele se sinta desconfortável com o envio desnecessário de notificações, mantendo o relacionamento de vocês livre de problemas.

3- Pontos de atenção

Os pontos de atenção também facilitam a cobrança de documentos contábeis, eles

são lembretes visuais que ficam no dashboard do Gestta e mostram diversas informações, como: 

• Tarefas gerando multa: Tarefas que já passaram do prazo e não foram concluídas e nesse caso geram multa para você ou para o cliente, como uma EFD ou DIRF, por exemplo.
• Tarefas vencidas: São obrigações que não foram concluídas e podem gerar multa no futuro.
• Falha no e-mail de conclusão: Mostram os emails que foram encaminhados ao cliente e, por algum motivo, não chegaram até ele. 
• Tarefa com Impedindo: É uma atividade que está aguardando algum documento ou retorno do cliente para ser feita.
• Que possui cobrança e o cliente encaminhou o documento: É a atividade na qual o cliente já enviou o que era necessário para a execução, mas por algum motivo interno, ela ainda não foi finalizada

Agora, você pode estar pensando: “Mas como isso me ajuda na cobrança de documentos contábeis?” Bem, além de estarem localizados na página inicial do Gestta, sendo a primeira visão que você tem quando entra no sistema, todos esses pontos de atenção são links. Ou seja, basta clicar para ver a informação completa sobre a pendência e encaminhar a cobrança de documento para o cliente. Tudo isso na mesma tela e sem sair do sistema. 

Ou seja, com essa funcionalidade é impossível deixar que uma pendência seja esquecida. 

4- Envio em massa

Por último, mas não menos importante, outra funcionalidade do Gestta que facilita a cobrança de documentos contábeis é a circular. Esse módulo permite que você faça o envio em massa de qualquer informação ou cobrança para os seus clientes. 

E para tornar essa funcionalidade ainda mais completa, você pode fazer isso separando seus clientes por regime de tributação, entre vários outros tipos de segmentação. 

Vamos ver um exemplo: 

A Receita Federal acaba de antecipar a data de pagamento da DEFIS, obrigação acessória exclusiva do Simples Nacional, deixando o prazo para a realização dessa declaração bem apertado. Dessa forma, como sua base conta com mais de 100 clientes com essa tributação, você precisa informá-los com urgência, e solicitar a documentação necessária. 

Para isso, basta acessar o módulo circular, selecionar o regime de tributação, digitar na caixa de texto a informação e a cobrança dos documentos contábeis necessários e enviar a todos de uma só vez. Tudo isso de forma personalizada, usando o nome do cliente e da empresa dele.

Essa funcionalidade elimina a operacionalidade tornando essa tarefa muito mais ágil e livre de erros. Afinal, quando feita a mão, é muito provável que um ou outro cliente acabe sendo esquecido. 

Ou seja, o que leva minutos com o Gestta, levaria muito mais sem ele. Sem contar que seus colaboradores ficariam presos nessa tarefa por muito tempo, o que poderia prejudicar a sua operação e atrasar o envio da informação. 

E, assim como o envio de lembretes, essa funcionalidade também permite que você visualize o relatório de envio, que mostra os clientes que receberam e os que visualizaram a sua mensagem. Isso traz ainda mais assertividade e segurança para a cobrança de documentos contábeis do seu escritório. 

Então é isso!

Espero que esse artigo tenha te ajudado a conhecer um pouco mais sobre o Gestta e o quanto essa tecnologia pode facilitar o seu processo de cobrança de documentos contábeis. 

Vale mencionar que, neste conteúdo, eu citei apenas 4 das principais funcionalidades do Gestta que podem ajudar com essa questão. Então, se você quiser conhecer todas as outras, sugiro que clique no botão abaixo e agende uma reunião, online e sem compromisso, com um de nossos especialistas. Assim, você pode ver todas elas em ação e se surpreender ainda mais! Vamos lá?