Não é novidade o quanto a corrupção e comportamentos antiéticos podem comprometer a imagem de uma empresa. E é por isso que a maioria dos empreendedores têm se preocupado em combater esse tipo de comportamento fortemente em seus negócios. E uma das formas mais eficazes de fazer isso é instituindo um código de conduta ética.
Independente do porte do seu escritório e da quantidade de clientes que você atenda, implantar um código de conduta ética é o primeiro passo para reforçar a cultura de integridade do seu negócio. Afinal, ele é essencial para garantir a transparência e o respeito às leis e normas no ambiente organizacional.
Mas como fazer isso de forma eficaz e pertinente à realidade da sua empresa? Pois bem, neste post, além de definir o conceito de conduta ética, irei mostrar as vantagens de ter um código como esse e 6 dicas fundamentais de como criar um código de conduta ética eficiente e adequado. Continue a leitura e saiba como implementar no seu negócio!
O que é o código de conduta ética?
Código de conduta ética é um documento que reúne todas as regras e normas a serem seguidas pelos membros de uma organização com o objetivo de estabelecer padrões de comportamentos e formas de agir que andem de acordo com a missão, visão e valores do negócio.
Esse compilado de normas se aplica a todos que fazem parte da empresa, indo desde os níveis mais baixos da hierarquia até a alta direção. Da mesma maneira, esse documento também pode servir como guia para as relações com clientes, fornecedores, órgãos públicos, parceiros do negócio, entre outros stakeholders, sendo peça primordial para a cultura organizacional.
Assim, ele serve como material de apoio e consulta para as ações das pessoas, de modo a norteá-las em relação ao que é aceito ou não pela organização.
Quais os objetivos e as vantagens do código de conduta ética em um escritório contábil
A criação desse documento tem objetivos e funções bem claras, como:
- Guiar as pessoas sobre a forma correta de agir;
- Melhorar o relacionamento e o clima organizacional;
- Criar e aumentar a vantagem competitiva de maneira saudável;
- Elevar a produtividade e a qualidade das entregas;
- Integrar gestores e equipes;
- Fortalecer a imagem e consolidar a marca do escritório no mercado;
- Ter transparência nas negociações com fornecedores;
- Atrair e fidelizar os clientes com práticas éticas.
Com isso, a empresa que decide desenvolver um código de conduta ética e se dedica a transmitir uma imagem de confiança e idoneidade, dentro e fora do escritório, sai na frente e se torna referência no mercado.
Como criar um código de conduta ética para o seu escritório?
Agora que você conhece o conceito e os objetivos de se adotar um código de conduta ética, vamos aprender a elaborá-lo de maneira eficiente.
Desde já, adianto que ele pode variar muito de acordo com os objetivos da sua empresa contábil. Por isso, as dicas servem apenas para orientar um dos bons caminhos para a confecção dele.
Vamos lá?
1- Crie uma comissão para contribuir com a elaboração do código
O primeiro passo para a criação de um código de conduta ética é selecionar alguns responsáveis pela elaboração do mesmo, como uma comissão. O ideal é que esse grupo seja composto por diferentes níveis hierárquicos e departamentos.
Além disso, é fundamental que essas pessoas sejam idôneas e, de fato, comprometidas com os valores do escritório, mesmo antes da existência do código de conduta ética.
2- Colete o máximo de informações possíveis
Com a comissão formada, agora o grupo deve se encarregar de reunir o material e as informações necessárias para iniciar a elaboração do seu código de conduta ética.
Neste momento, é importante buscar e considerar aqueles problemas que o seu escritório já enfrentou em relação a ética. Isso vai ajudar a direcionar o código para evitar que situações semelhantes aconteçam novamente.
Ainda, podem ser consultados também códigos de conduta ética de outras empresas, como referência. No entanto, não cometa o erro de “copiar e colar” o código dessas empresas, pois cada companhia sustenta os seus próprios valores e possui riscos diferentes.
Outra dica é: não tenha pressa. Primeiro organize todo o material coletado, separe e ordene as informações similares, faça um brainstorming com a sua comissão e não acelere esse processo.
3- Discuta o conteúdo com a sua comissão
Agora que vocês já realizaram uma boa pesquisa e estão com uma porção de informações e históricos em mãos, está na hora de determinar o que fará parte do seu código de conduta ética. Aqui, o ideal é que a comissão discuta bastante todos os pontos levantados, principalmente aqueles que podem ser mais polêmicos.
É hora de considerar os diversos fatores que impõem comportamentos e determinar como eles serão alinhados dentro do seu código de conduta ética.
Tudo o que a empresa faz e acredita deve ser considerado, pois suas formas de atuação e de relacionamento serão comparadas ao código de conduta ética divulgado. Por isso, é de extrema importância que a companhia aja de acordo com aquilo que defende, no caso, sua missão, visão e valores.
4- Procure ser abrangente
Tenha em mente que sua empresa não é constituída apenas por gestores e colaboradores, existem também clientes, parceiros, fornecedores, concorrentes e a sociedade como um todo. As pessoas e outras organizações são, direta ou indiretamente, corresponsáveis pela maneira como a sua empresa agirá dentro e fora do escritório.
Por isso, procure definir um código de conduta ética que não fique limitado apenas ao ambiente interno do seu negócio, onde só aqueles que compõem seus times têm acesso. Permita que seus clientes também conheçam esse código de conduta e saibam mais sobre como a sua empresa atua. Para fornecedores e parceiros, o entendimento do seu código de conduta pode tornar o relacionamento entre vocês mais sólido e confiável. E aos concorrentes, ele impõe respeito e estimula a competitividade.
Além disso, até mesmo os candidatos a alguma vaga disponível no seu escritório, poderão analisar, antes de aceitar participar do processo, se estão de acordo com o código de conduta ética estabelecido. Isso facilita na hora da contratação, atraindo somente aqueles que tem verdadeiro fit cultural com seu negócio.
5- Estruture, revise e publique o código de conduta ética
Normas e conteúdos definidos? Agora você deve estruturar o seu código de conduta ética.
Para isso, comece revisando tudo o que está escrito. Afinal, uma palavra ou uma expressão fora do lugar podem gerar um entendimento equivocado e uma repercussão negativa. Dê uma oportunidade para que algumas pessoas, não envolvidas no processo, revisem o conteúdo e deem feedbacks. Busque a opinião de quem exerce funções diferentes no escritório para garantir que o código seja uma representação completa da empresa.
Feito isso, você deve compilar todas essas informações, na ordem que achar melhor, e publicá-las em sua Intranet ou em outro local de fácil acesso dos colaboradores, de modo eficiente e de preferência online.
6- Divulgue o código para toda a empresa
Por fim, mas não menos importante, é hora de divulgar o seu código de conduta ética. Afinal, não adianta criar esse documento e não difundi-lo por todo o escritório.
Para isso, é importante criar uma ação de comunicação interna capaz de informar com clareza, o que é esse documento, porque ele foi criado e como deve ser seguido. E, a partir da sua divulgação, deixar claro que, ações que não estejam em conformidade com o seu conteúdo, serão passíveis de penalidades.
Neste momento, procure ressaltar também o que já é praticado por seus colaboradores e exalte aqueles que, mesmo sem um documento formalizado, já caminhavam sintonizados à cultura da empresa. Serão eles os multiplicadores do código de conduta ética e ajudarão a tornar pública qualquer ocorrência que estiver em desacordo com o previsto.
Pronto para criar o seu código de conduta ética?
Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor o que é um código de conduta ética, quais são seus objetivos e, claro, como criá-lo e divulgá-lo em seu escritório.
No entanto, antes de terminar, quero deixar mais uma dica: relembre a existência do documento de forma periódica. Isso porque, depois de divulgado, é natural que alguns de seus colaboradores, com a correria do dia a dia de um escritório contábil, acabem esquecendo esse documento e as normas contidas nele. Por isso, de tempos em tempos, procure repassar o código de conduta ética com eles e reforçar a importância de utilizá-lo no dia a dia. Afinal, esse documento não deve ser tido apenas como um ideal a ser seguido. Ou seja, é preciso colocá-lo em prática e respeitá-lo constantemente, como um excelente mecanismo para auxiliar no cumprimento das leis e na manutenção da integridade e da segurança de toda a organização, combinado?
Então bora colocar esse passo em prática e criar o seu código de conduta ética!
Até o próximo conteúdo!
