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Todas as baias do escritório estão lotadas, o time é suficiente para as demandas, mas mesmo assim os resultados parecem ser inalcançáveis. É assim que muitos líderes que não sabem como aumentar a produtividade da sua equipe contábil se sentem. Se esse é o seu caso e você já não sabe mais o que fazer para mudar a situação, fique tranquilo, hoje é o seu dia de sorte!

No artigo de hoje falarei sobre algumas dicas que podem fazer sua empresa contábil produzir mais sem precisar de novos funcionários. O maior investimento que você precisará fazer é dispor de paciência. Tanto para ler todos os tópicos com atenção, quanto para saber que os resultados são gradativos.

Sabendo disso você está pronto para continuar a leitura. Conserte a postura na cadeira, respire fundo e mergulhe de cabeça nas palavras abaixo. Você provavelmente encontrará as soluções que tanto procurou.

Cante a bola para seus colaboradores

Nas partidas de sinuca é muito comum que alguns jogadores expliquem previamente ao adversário o que eles esperam que aconteça com a bola que irão acertar. Essa atitude é comumente chamada de cantar a bola.

A expressão ficou tão conhecida que é utilizada sempre que alguém dá uma previsão sobre algo que espera acontecer num futuro próximo. E adivinhe só, ela se aplica também na realidade contábil, principalmente se você deseja descobrir como aumentar a produtividade da sua equipe contábil.

Isso significa que é preciso explicar o que você espera dos colaboradores dentro de um período. Quais são as metas e objetivos a ser alcançados? Uma dica é apresentar as metas trimestrais e quebrá-las em partes mensais ou quinzenais, por exemplo. Com isso sua equipe saberá quanto precisa produzir por semana para atender as metas que provavelmente a motivarão cada vez mais.

Outra cantada de bola que pode ser muito benéfica é a de deixar claro o que cada um deve/precisa fazer no dia-a-dia. Quanto mais envolvidos os profissionais estão com os assuntos da empresa, mais eles tendem a vestir a camisa. Cada um precisa ter plena convicção de como ajudará na conquista do resultado final.

Saiba mais: Como implantar gestão de qualidade em escritórios contábeis?

 

Diferencie as conquistas coletivas das individuais

 

O espírito coletivo é uma das características mais importantes em uma empresa contábil, mesmo que o coletivo seja formado por 2 ou 3.

Quando uma equipe aprende a trabalhar em conjunto muitos resultados positivos começam a surgir e isso é extremamente benéfico, mas se você deseja saber como aumentar a produtividade da sua equipe contábil é interessante observar um detalhe:

Mesmo nos esforços coletivos, alguns colaboradores tomam iniciativas, propõe soluções, buscam alternativas, conduzem o restante do time em busca de uma solução eficaz e essas pessoas precisam ser reconhecidas de forma individual.

O reconhecimento do indivíduo incentiva não apenas ele mesmo a continuar se superando, mas faz com que outras pessoas também queiram ter suas habilidades reconhecidas. E vale lembrar que esse tipo de reconhecimento é naturalmente esperado do líder, pela equipe.

A forma como esse reconhecimento acontece fica a critério de cada empresa, de acordo com a sua realidade. O importante é incentivar e prestigiar sempre as iniciativas do indivíduo, seja com elogios em público, premiações, etc. Dessa forma a produtividade tende a estar sempre em alta.

Utilize a metodologia dos cartões

Por mais que a rotina de uma empresa contábil seja agitada, é muito comum que hajam momentos de descontração e isso é benéfico, todo mundo precisa relaxar um pouco, rir, esticar o corpo…

Mas vale lembrar que nem todos querem ou podem participar dos momentos de descontração. Alguns colaboradores precisam em certos momentos manter o foco total nas atividades em determinados períodos (como o período de declaração de IRRF). Para que esse momento não seja interrompido (mesmo que inconscientemente) a empresa pode adotar entre outras, a metodologia dos cartões.

Com esse método as pessoas conseguem relaxar sem interromper aqueles que precisam estar atentos, e ele funciona assim: cada colaborador deve possuir um cartão verde, outro amarelo e por fim o vermelho.

Estes cartões devem ficar em locais visíveis para os outros funcionários e devem ser utilizados da seguinte forma:

  • Verde. O colaborador não está tão ocupado e pode ouvir o que a outra pessoa tem a dizer;
  • Amarelo. O colaborador só deve ser interrompido se o assunto for importante;
  • Vermelho. Há muitas tarefas pendentes e o profissional precisa de concentração máxima, o que significa que ele só deve ser interrompido se o escritório estiver pegando fogo.

Vale lembrar que você como líder deve (na medida do possível) participar desse “jogo” respeitando os cards dos colaboradores e utilizando os seus próprios. Isso engajará a equipe a também seguir as regras. Particularmente considero essa, uma ótima dica sobre como aumentar a produtividade da sua equipe contábil.

Dê menos tarefas à equipe contábil

Calma, não estou dizendo para que eles trabalhem menos, apenas para que deixem de fazer alguns processos totalmente operacionais. Dar baixas em tarefas ou enviá-las aos clientes, são funções que o próprio computador pode fazer automaticamente. Para isso você precisa apenas de alguma ferramenta que possa automatizar essas tarefas.

Esse tipo de software pode trazer ótimos benefícios para o escritório como aumentar a produtividade da sua equipe contábil e o melhor, permitir que os colaboradores se dediquem a funções mais estratégicas.

Um gerenciador de tarefas pode também auxiliar na padronização de tarefas (o que ajuda o escritório a ganhar tempo na realização destas) e ainda ajuda na delegação de tarefas que comentei no tópico anterior, lembra?

Com isso fica mais fácil acompanhar o desempenho de cada funcionário, ver em tempo real e de qualquer lugar o que falta para atingir as metas e com quem está cada um dos clientes da empresa. Com todo esse controle você consegue prever com antecedência as metas que precisam de mais empenho dos colaboradores e evita até os atrasos.

Deu para perceber que objetivos como aumentar a produtividade da sua equipe contábil não são impossíveis de serem alcançados, mas também não são resultados que se obtém de um dia para o outro não é mesmo? É preciso comprometimento de toda a empresa para que essa cultura da produtividade seja implementada, mas com as dicas deste artigo fica muito mais fácil ligar o botão turbo. Boa sorte!

Saiba mais: Como atrair talentos para o seu escritório contábil