Implantar gestão de qualidade em escritórios contábeis é uma forma de melhorar de uma forma geral toda a gestão já feita pelo seu escritório. O sucesso do seu escritório de contabilidade depende diretamente de uma gestão operacional eficiente.

Gestão de qualidade é estudar com frequência o uso de métodos que podem facilitar a realização de um negócio, analisando, padronizando para sempre um alto nível de excelência. No artigo de hoje vamos mostrar como uma gestão de qualidade funciona, e como implantar gestão de qualidade em escritórios contábeis!
 

Como funciona uma gestão de qualidade em escritórios contábeis

 
Como o nome já diz, gestão de qualidade é todo um gerenciamento focado na qualidade de produção, de processos e serviços do seu escritório contábil. Essa gestão tem como foco dirigir e controlar uma organização para melhorar o serviço que a sua contabilidade tem para oferecer, de uma forma que possa garantir a satisfação dos seus clientes, e podendo superar as expectativas!

Geralmente em escritórios contábeis, os colaboradores acabam gastando muito tempo revisando várias pilhas de documentos e dados dispostos em planilhas, muitas vezes tendo que refazer a mesma atividade diversas vezes, isso em consequência de falhas que poderiam ter sido evitadas. Esse retrabalho constante pode causar grandes problemas quando passa a fazer parte da rotina do escritório.

Portanto, é essencial entender o que uma gestão de qualidade pode criar, implementar, em prol de ajudar a qualidade da gestão do seu escritório! Tendo possibilidades de se criar de forma organizada e com sinergia, uma unidade operacional que tenha o potencial de ser forte e resolutiva.

Saiba Mais: Tudo o que você precisa saber para melhorar a gestão do seu escritório contábil

E como implantar a gestão de qualidade no seu escritório contábil?

 
Para implantar gestão de qualidade em escritórios contábeis é necessário um grande planejamento, preparação e uma grande mudança no cotidiano do seu escritório contábil. Já vimos como funciona uma gestão de qualidade dentro de um escritório de contabilidade, agora vamos ver como funciona a implantação de um sistema de gestão de qualidade em escritórios contábeis!

Primeiro de tudo, é importante que você como gestor, envolva todas as pessoas do seu escritório contábil, engajamento é a chave de todo esse processo. Todo dentro do seu escritório tem uma conexão com os serviços oferecidos, portanto, ao implantar um sistema de gestão de qualidade, a comunicação clara e treinamento constantes são essenciais.

Defina quais processos tem o maior impacto dentro do seu escritório de contabilidade, dentro de um escritório podem existir vários processos, e na maioria dos casos é necessário ver qual processo impacta diretamente no funcionamento da sua empresa, para que assim seja possível implantar um SGQ de maneira que só traga benefícios para o seu escritório.

E como fazer isso?

  • Defina qual processo é mais importante dentro da sua contabilidade, para implantar gestão de qualidade em escritórios contábeis, onde existem muitos processos, é preciso ver qual processo impacta mais no seu trabalho;
  • Defina como será a coleta de informações, de quanto em quanto tempo será revisado os processos? Uma coleta de informação mais frequente, pode ser melhor para o seu escritório contábil e gerar resultados mais confiáveis, e consequentemente precisa de uma gestão boa de tempo para que isso não afete o desempenho da sua contabilidade;
  • Acompanhe os processos, com a coleta de informações, você tem isso disponível, agora é necessário decidir quem será o responsável pelo acompanhamento desses processos, e claro, as ações que podem precisar ser tomadas quando acontecer algo fora do planejado com os processos.

Para um acompanhamento mais efetivo e eficiente, procure sistemas que podem te alertar, te ajudar a controlar sua gestão de qualidade, que possam deixar seu trabalho de forma dinâmica, e que te permita oferecer o melhor serviço contábil para os seus clientes!
 

Faça uma manutenção e melhoria

 
Após ensinarmos como implantar gestão de qualidade em escritórios contábeis, é preciso que após a conclusão da implantação, com o processo já funcionando, sejam realizadas algumas ações de melhoria para os processos implantados, isso porque, nenhum projeto obtém 100% de aproveitamento na primeira tentativa, o processo ideal vem através de muitos testes.

Por isso, é necessário concentrar uma atenção na melhoria desses processos, e tentar colocar em prática sugestões e melhorias dadas por todos dentro do escritório contábil, por clientes e também pelo seu gestor de qualidade.

E por fim, o próximo passo seria expandir esse sistema de gestão de qualidade criado para outros processos dentro do seu escritório contábil, para que todas as áreas dentro da sua contabilidade, possam melhorar, e que você com gestor possa ver que agora todos os processos do seu escritório estão andando conforme o planejado em sua gestão.

A implantação de um sistema de gestão de qualidade possibilita a organização, padronização e uma grande eficiência dos processos, pode gerar maior faturamento para o escritório, e uma grande redução de custos, quando tudo estiver indo para o caminho certo!

Saiba Mais: Por que você nunca deve depender somente de planilhas para a gestão do seu escritório contábil.