Depois de tentar todas as formas amigáveis de cobrança de um cliente, inclusive, enviar para ele uma proposta de acordo de dívida e não obter sucesso na quitação dos honorários em atraso, o contador se vê sem saída e precisa adicionar o parceiro ao cadastro de devedores do SPC e Serasa. No entanto, neste momento surgem uma série de dúvidas: como negativar um cliente? Depois de quanto tempo de atraso devo fazer isso? Devo inativar os sócios também? São centenas de questões que pairam na mente do contador que, muitas vezes, desiste de recorrer a essa opção, por acreditar ser difícil demais. E, assim, acaba deixando de receber o que é seu por direito. Você já deve ter passado por algo parecido, não é mesmo?

Sei que recorrer a negativação não é uma saída agradável, mas é necessária para que seu escritório possa reaver os honorários em atraso e não sair no prejuízo. Afinal, você fez suas entregas e nada mais justo do que receber por elas, não é mesmo? Portanto, para evitar que você caia nessa cilada, no conteúdo de hoje, eu irei mostrar como negativar um cliente de maneira eficiente, além de tirar algumas dúvidas sobre o assunto.

Vamos lá?

O que é negativação?

Vamos começar pelo início, entendendo exatamente o que é uma negativação.

A negativação de clientes é um processo de reclamação de dívidas totalmente permitido para empresas. Por meio dessa ação, o nome do cliente devedor é inserido nos órgãos de proteção ao crédito, SPC e SERASA, evitando que ele faça diversas transações, como novos empréstimos, financiamentos e compras parceladas. Isso, até que a dívida seja quitada por inteiro ou negociada. 

Todo esse procedimento é previsto e aceito pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). Na lista de inadimplentes, podem ser incluídas as dívidas vencidas e que não foram pagas, atreladas tanto ao CPF, quanto ao CNPJ do devedor, durante o prazo máximo de cinco anos.

Assim que o seu escritório solicita a inclusão de um nome a essa lista, o órgão envia uma carta ao cliente informando a ação realizada por você e, a partir disso, ele tem um prazo determinado para iniciar o pagamento parcial ou a quitação da dívida. Caso o pagamento não aconteça, o nome do mesmo ficará “sujo”. 

Como negativar um cliente?

Agora que estamos na mesma página, vamos ao passo a passo de como negativar um cliente. 

Vale lembrar que esse passo a passo é válido para o cliente que paga o seu escritório utilizando a forma de boleto bancário, carnê ou débito automático. Aqueles que utilizam cartão de crédito, não estão aptos. Afinal, não é você que irá realizar essa negativação e sim a instituição bancária que ele utiliza para pagar seus honorários. Ou seja, nesse caso, o seu escritório receberá normalmente seus pagamentos, enquanto o banco e a  financeira se encarregarão de negativar o mesmo.

Já para negativar o cliente devedor que contratou o seu serviço através de boleto bancário, débito automático ou carnê, basta seguir o passo a passo abaixo:

1- Cadastrar o escritório no SPC e SERASA

Para aprender como negativar um cliente, o primeiro passo é cadastrar o seu escritório no site do SPC e SERASA, empresas que gerenciam a lista de devedores inadimplentes no Brasil. 

Para isso, você deve:

SPC:

• Acessar o site: https://cdlsp.com.br/cobre-com-facilidade/;
• Escolher o pacote que seja mais adequado a sua empresa;
• Cadastrar os dados do seu escritório;
• Aguardar alguns minutos a validação;
• Iniciar negativação.

Serasa

• Acessar o site: https://empresas.serasaexperian.com.br/;
• Cadastrar os dados do seu escritório;
• Escolher o pacote que seja mais adequado a sua empresa;
• Aguardar contato do colaborador responsável por finalizar o cadastro por telefone;
• Iniciar negativação.

Os processos, nos dois casos, não são gratuitos. No entanto, são bem simples de se fazer e o retorno dessa estratégia é bem positivo e, sem dúvidas, vale o investimento. 

2- Analisar todos os dados do cliente 

O segundo passo sobre como negativar um cliente é ter todos os dados dele ou de sua empresa em mãos, como:

• Cnpj ou CPF;
• RG;
• Endereço;
• Telefone comercial e celular;
• Email.

É fundamental que esses dados estejam atualizados, pois, qualquer divergência fará com que o sistema do SPC e SERASA recuse a negativação. 

Dentro do sistema, adicione também o serviço prestado pelo seu escritório ao cliente, além de outras informações, como data da efetivação do contrato, data de vencimento das faturas, valor da multa e juros. Isso é importante para que os órgãos entendam a relevância da negativação.

3- Verificar contrato

O pior erro que seu escritório pode cometer quando o assunto é “como negativar um cliente” é realizar a chamada “dívida indevida”, que é quando um escritório atribui uma cobrança a uma pessoa ou empresa, mas não tem como provar essa inadimplência. Essa ação, além de causar problemas a reputação do seu escritório, também pode gerar processos por danos morais.

Por isso é essencial que você tenha uma cópia do contrato assinado pelo cliente, mesmo que digital, ou uma outra documentação que te ajude a comprovar a dívida. 

4- Negativar o cliente

A última etapa de como negativar um cliente é realizar, de fato, esse processo. Ou seja, após se tornar um associado dos serviços SPC e SERASA e levantar todas as informações necessárias para confirmar a inadimplência, a negativação será realizada utilizando o CNPJ do seu escritório. Não se pode utilizar um CPF para negativar um nome, pois essa operação permite que apenas empresas negativem pessoas ou outras empresas. 

Tendo isso em vista, você vai precisar dos seguintes dados que já levantamos para prosseguir: 

• Dados do devedor (nome completo, CPF, endereço etc.);
• Valor da dívida (Inicial e atual, com juros)
• Data do vencimento dos honorários em atraso

Após realizar o cadastro, tanto no SPC, quanto no SERASA, seu cliente receberá, por meio de correspondência física ou digital, um aviso de cobrança referente a negativação. 

Vale mencionar que, com isso, o nome do cliente ainda não consta como negativado e sim, como devedor. Isso porque, após receber esse aviso, o mesmo tem alguns dias para pagar a dívida conforme consta na carta. Caso ele não efetue o pagamento, aí sim ele se torna um negativado, portanto, fica com o “nome sujo”.

Negativei alguém. E agora?

Depois de enviar a notificação ao seu cliente, o esperado é que ele realize o pagamento dos honorários devidos ou entre em contato com você para negociar a dívida, não é mesmo?

Portanto, caso isso aconteça, o próximo passo é excluir o nome do seu cliente do cadastro de inadimplentes. Para isso, o seu escritório deve solicitar em até 05 dias, contados da data do pagamento, a exclusão do nome do devedor dos serviços de proteção ao crédito. 

No entanto, caso o pagamento da dívida não aconteça, o nome permanecerá negativado. 

Dúvidas frequentes sobre negativação de cliente

Se depois de ler esse artigo você ainda ficou alguma dúvida sobre o assunto: como negativar um cliente, abaixo eu deixo algumas respostas que podem ajudá-lo.

Veja: 

É possível negativar os sócios da empresa também?

Não. Os sócios de uma empresa não podem ser negativados, apenas o seu proprietário ou a própria empresa, em si. 

Depois de quanto tempo de atraso eu posso negativar um cliente?

Como o código de defesa do consumidor não estabelece uma data e nem um prazo mínimo para isso, com apenas 1 dia de atraso, é possível negativar um cliente. 

No entanto, como disse no início do artigo, o ideal é que você esgote as tentativas mais amigáveis, antes de partir para essa decisão. Inclusive, a maioria das empresas também utilizam esse método, levando cerca de 30 a 90 dias para negativar um parceiro. 

Portanto, como não existe prazo, crie você a sua política de cobrança. 

Existe prazo máximo para manter um cliente negativo?

Segundo o código de defesa do consumidor, o prazo máximo para manter um cliente negativado é de 5 anos. Após

esse período a dívida “caduca”.

O que devo evitar durante uma cobrança ou negativação?

A cobrança da dívida e a negativação de um parceiro, para seguir as regras da legislação, devem ser feitas somente para o devedor. A comunicação para terceiros, como familiares, vizinhos ou colegas,  é vista com maus olhos e a prática está incluída no ato de constrangimento, o que é ilegal. 

Por isso, é importante evitar atitudes, como:  

• Abordar ou perseguir o inadimplente em local público;
• Avisar e deixar recado sobre a cobrança com terceiros;
• Fazer contatos várias vezes ao dia e fora do horário comercial;
• Enviar carta com informações da dívida com o com os logos de serviço de proteção ao crédito;
• Comunicar o débito em aberto no prédio, na vizinhança ou nas redes sociais;
• Usar palavras de baixo calão e insultar;
• Chantagear e ameaçar o cliente.

Então é isso

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor como negativar um cliente. E, apesar de não ser um processo muito agradável, algumas vezes, pode ser a sua única forma de receber o que é seu por direito. Por isso, é importante saber como fazer da maneira correta, para evitar ainda mais transtornos. 

Portanto, se você tem uma lista de clientes inadimplentes e não sabe mais como resolver essa situação, coloque o passo a passo desse artigo em prática e aguarde para colher os bons resultados dessa estratégia. 

Até o próximo conteúdo!