Grande parte dos escritórios contábeis utiliza o Excel como ferramenta de gestão contábil, o que por si só, já é um erro, visto que o Excel não foi desenvolvido para suprir a necessidade específica dos contadores e escritórios contábeis.
O fato é que em um oceano de opções diferentes, os contadores tem tido uma dificuldade incrível de encontrar uma ferramenta de gestão contábil que, de fato, supra suas necessidades de gestão, que seja fácil de implantar e de utilizar no dia-a-dia, para que realmente simplifique a rotina contábil e não o contrário.

 

Quais funcionalidades uma ferramenta de gestão contábil deve possuir?

Primeiramente, considere buscar uma ferramenta que tenha sido desenvolvida especificamente para escritórios contábeis, não um gerenciador de tarefas multifuncional utilizado por diversos segmentos, esse tipo de ferramenta tem sua eficiência comprometida, visto que não se aprofunda em nenhum mercado específico.
Encontrando essa ferramenta, confira se ela possui as seguintes funcionalidades:
• Padronização de todas as tarefas contábeis do escritório de forma personalizada – isso quer dizer que, apesar de todos os escritórios contábeis terem semelhanças em algumas tarefas e obrigações, cada um tem uma rotina diferente e atua de forma singular, sendo assim, busque uma ferramenta que possa ser padronizada de acordo com as necessidades do seu escritório, assim, você conseguirá ter um aproveitamento completo da ferramenta.
• Navegabilidade simples – a ferramenta de gestão contábil deve ter uma navegação simples, afinal, o objetivo dessa ferramenta é simplificar a rotina do seu escritório, não dificultá-la. Para isso, busque uma ferramenta com layouts simples e intuitivos que facilitem o trabalho da sua equipe e dinamizem ainda mais a execução de tarefas.
• Facilidade na delegação de tarefas – cada colaborador de um escritório contábil é um ativo diferente, logo, tem responsabilidades diferentes. Procure uma ferramenta que facilite a delegação de tarefas entre os colaboradores, onde qualquer mudança na equipe e transferências de obrigações possa ser realizada em poucos minutos.
• Integração de todos os tipos de informações – pensando que seu escritório contábil lida diariamente com centenas de protocolos e outra centena de documentos, uma ferramenta de gestão contábil que gerencie somente protocolos acaba por não resolver completamente o seu problema. Busque uma ferramenta que integre todas as informações importantes do seu escritório, como: informações, protocolos, documentos, baixas, etc.

Uma ferramenta de gestão contábil é capaz de diminuir a inadimplência do seu escritório contábil?

 

Considerando que você escolheu uma ferramenta própria para escritórios contábeis, que se adapte as particularidades do seu escritório, a resposta é SIM! Uma ferramenta de gestão contábil é capaz de diminuir a inadimplência do seu escritório. Pense na inadimplência como:

• Ausência ou atraso de pagamentos por parte de seus clientes

Agora considere que isso pode acontecer devido a diversos fatores externos, ou seja, fatores que você não tem controle. Mas algumas medidas internas podem ser tomadas para evitar a inadimplência e uma ferramenta de gestão contábil pode te ajudar muito nesse processo! Normalmente, um único escritório contábil conta com diversos clientes, dos mais variados portes que demandam os mais diversos níveis de atenção, com a rotina turbulenta de um contador, muitas vezes a comunicação com esses clientes passa a ser prejudicada, principalmente por falta de tempo. Se o seu escritório optar por uma ferramenta de gestão contábil verdadeira completa, ela poderá:
• Encaminhar e-mails automáticos (mas não impessoais) para os seus clientes
• Informá-los sobre a conclusão e andamento de procedimentos
• Avisá-los sobre baixas e conclusão de tarefas
• Estabelecer uma comunicação recorrente com seus clientes

Essas estratégias de comunicação eficiente minimizam as chances de inadimplência do seu escritório, visto que seus clientes estarão em constante contato com você, sendo avisado e lembrados dos eventos e tarefas mais importantes. Esse tipo de estratégia aplicada corretamente, dispara um importante gatilho mental: o gatilho mental da reciprocidade. O que fará com que mesmo que, por algum motivo, seu cliente precise atrasar o pagamento, seu escritório será avisado com antecedência, porque essa cultura de reciprocidade já estará implantada de forma implícita no relacionamento que vocês construíram.
Se você quer saber mais sobre técnicas de gatilhos mentais e como elas podem ajudar seu escritório contábil a vender mais, clique aqui.

 

Diminui a inadimplência, melhora a relação

Além de ajudar a minimizar o índice de inadimplência, uma ferramenta de gestão contábil ainda ajuda a melhorar o relacionamento com os seus clientes. Conforme citado acima, um ciclo de avisos e comunicações constantes implanta uma cultura que tende a melhorar infinitamente o âmbito das relações. Sendo comunicado, avisado e lembrado, seu cliente se sente especial e importante para o escritório, dando uma perspectiva diferente do que a relação meramente profissional.
Essa melhoria na comunicação e relação com os seus clientes, pode contribuir nos seguintes fatores:

• Fidelização de clientes
• Possibilidade mais efetiva de upselling
• Possibilidade de ser indicado por esse cliente

Ao perceber um tratamento diferenciado, a possibilidade desse cliente se fidelizar ao seu escritório é enorme. Com a fidelização, indicação de novos clientes é uma consequência natural, que com certeza, vai impulsionar as vendas do seu escritório.
Se você se interessou por inadimplência contábil, não deixe de conferir o artigo que o Projeto Gestta desenvolveu dando 4 dicas exclusivas para minimizar a inadimplência em escritórios contábeis, clique aqui.