Você sente que a comunicação interna e/ou externa do seu escritório contábil não é efetiva? Ou pior: sente também que, isso tem causado problemas como falta de produtividade e perda de controle das atividades? Então continue a leitura e entenda como a comunicação organizacional pode resolver esses empecilhos.
Comunicação organizacional é o conjunto de meios de comunicação e estratégias utilizadas por uma organização para se comunicar com diversos públicos. Ou seja, o objetivo dessa prática é fortalecer sua imagem no mercado e também dentro de casa. É a “voz” de uma empresa contábil que dialoga com os públicos internos e externos.
Assim, essa “voz”, dita a relação com seus colaboradores, fornecedores e clientes. Consequentemente, podemos dizer que essa voz ajuda a sua empresa contábil a ter um boa imagem no mercado. Concedendo, muitas vezes, o status de referência no segmento contábil.
Conhecendo as partes do todo!
A comunicação organizacional é dividida em 5 partes:
- Institucional: diz respeito às formas de comunicação com o ambiente externo;
- Interna: trata-se dos meios de comunicação usufruídos pelos colaboradores;
- Mercadológica: corresponde às estratégias de marketing. Ou seja, tudo aquilo que é feito para promover a marca;
- Endomarketing: essa é a parte que tem o objetivo de promover uma relação harmoniosa dentro da empresa de forma geral;
- Integrada: é responsável pela sinergia das informações, tem como objetivo não deixar problemas como o “telefone sem fio” acontecerem.
Mas calma! Embora pareça complexa, a comunicação organizacional pode ser implementada seguindo uma série de etapas. Confira:
Escolhendo o alvo!
Há um ditado que diz “quem não sabe onde quer chegar, não chega a lugar nenhum”. Ele é bem verdadeiro, pois sem um objetivo é impossível traçar uma rota, estimar tempo de percurso e resultados esperados durante o trajeto, não é mesmo? Dessa forma, isso vale também para a comunicação organizacional.
Por isso, o primeiro passo é definir qual é o seu objetivo, ou seja, o que a sua empresa contábil espera obter ao implementar essa prática? Alguns exemplos são:
- Criar uma harmonia entre seus colaboradores;
- Aumentar a carteira de vendas;
- Dar mais produtividade ao time contábil;
- Fidelizar os clientes.
Enfim, ao definir o seu objetivo, você terá um norte a ser seguido e as outras decisões serão mais fáceis de serem tomadas. Assim, confira agora a próxima etapa:
Ajustando a mira!
O segundo passo é definir qual vai ser o público-alvo da sua comunicação organizacional. Serão seus colaboradores? Clientes? Ou um grupo de leads? Ou seja, o segredo é saber com quem você vai falar e conhecer os hábitos desse público. Isso facilita na hora de escolher o tema, a linguagem e o tipo de abordagem da comunicação.
Tão importante quanto definir o público da sua estratégia é entender como ele é e o que pensa ou fala. Se você não tem muita familiaridade com esse tema, sugiro fazer uma busca na internet por “personas”. Há bastante material gratuito que pode elucidar a sua estratégia de comunicação. Então, não deixe de pesquisar sobre.
Escolhendo a arma!
Chegou a hora de definir qual canal será utilizado para conversar com o seu público. Vale ressaltar que, cada aspecto aqui citado sobre a comunicação organizacional, está interligado com o outro. Por exemplo: o meio de comunicação escolhido depende de com quem você deseja falar.
Existem inúmeras opções de mídias on e offline que podem ser utilizadas de acordo com o objetivo da sua empresa contábil. Vale lembrar que, nesse caso, não existe uma fórmula pronta. É preciso realizar uma pesquisa para descobrir se seu público está nas redes sociais e/ou se são acessíveis por mídias offline.
No caso do público interno, esse processo é um pouco mais fácil, pois, você tem mais autonomia. Pode usar o e-mail ou um pronunciamento, enfim, lembre-se apenas de utilizar informações concretas e não os “achismos” na hora de escolher a mídia em questão.
Lançando a munição!
O que você vai passar para o seu público? Ou seja, qual vai ser o conteúdo da mensagem que a comunicação organizacional do seu escritório vai passar?
Para o seu público interno você pode, por exemplo, criar um vídeo institucional para mostrar a missão e os valores do seu escritório. Ou melhor ainda: marcar uma reunião periódica com um clima mais descontraído para colocar todos na mesma página sobre o que está acontecendo no escritório.
Para o público externo a abordagem é um pouco diferente. O mais importante para este público é manter uma periodicidade, seja nas redes sociais, por meio de blog ou até mesmo utilizando o e-mail (newsletter). Lembre-se da frase: quem não é visto não é lembrado.
Por fim, a etapa mais importante da comunicação organizacional é a análise dos resultados. Coloque as ações em prática, mensure e realize os ajustes necessários de forma constante. Só assim você poderá transmitir uma comunicação cada vez mais próxima do seu público, independente de quem ele seja.
E se alguma duvida sua não foi respondida neste artigo, me conta aqui nos comentários! Assim, além de te ajudar, mantemos esse artigo sempre atualizado!
