Você sente que a comunicação interna e/ou externa, em seu escritório contábil não é efetiva e, que, isso tem causado problemas como a falta de produtividade e a perda de controle das atividades? Então continue a leitura e entenda como a comunicação organizacional pode resolver esses empecilhos.

Comunicação organizacional é: o conjunto de meios de comunicação e estratégias utilizadas pela organização, empresarial ou pública, para se comunicar com diversos públicos e fortalecer sua imagem no mercado. É a “voz” de uma empresa contábil que dialoga com os públicos internos e externos.

Essa “voz” estimula a relação com seus colaboradores, fornecedores, clientes… e, consequentemente, ajuda a sua empresa contábil a ter um boa imagem no mercado dando, muitas vezes, o status de referência no segmento contábil.


Conhecendo as partes do todo!


A comunicação organizacional é dividida em 5 partes: 

  1. Comunicação institucional: diz respeito às formas de comunicação com o ambiente externo;
  2. Comunicação interna: trata-se dos meios de comunicação usufruídos pelos colaboradores;
  3. Comunicação mercadológica: corresponde às estratégias de marketing, ou seja, tudo aquilo que é feito para promover a marca, produto e, no caso da contabilidade,  o serviço prestado;
  4. Endomarketing: essa é a parte que tem o objetivo de promover uma relação harmoniosa dentro da empresa de forma geral;
  5. Comunicação integrada: é responsável pela sinergia das informações, tem como objetivo não deixar problemas como o “telefone sem fio” acontecerem.

Mas calma, como diria Jack Estripador “vamos por partes”. Embora pareça complexa, a comunicação organizacional pode ser implementada seguindo uma série de etapas. Confira:


Escolhendo o alvo!


Há um ditado que diz “quem não sabe onde quer chegar, não chega a lugar nenhum”, ele é bem verdadeiro, pois sem um objetivo é impossível traçar uma rota, estimar tempo de percurso e resultados esperados durante o trajeto, não é mesmo? Isso vale também para a comunicação organizacional.

Por isso, o primeiro passo é definir qual é o seu objetivo, o que a sua empresa contábil espera obter ao implementar essa prática? Alguns exemplos são:

  • criar uma harmonia entre seus colaboradores;
  • aumentar a carteira de vendas;
  • dar mais produtividade ao time contábil;
  • fidelizar os clientes.

Enfim, ao definir o seu objetivo você terá um norte a ser seguido e as outras decisões serão mais fáceis de serem tomadas. Confira agora a próxima etapa:


Ajustando a mira!


O segundo passo é definir qual vai ser o público-alvo da sua comunicação, se serão seus colaboradores, clientes ou até mesmo um grupo de leads (público com potencial para se tornar clientes no futuro). 

O segredo é saber com quem você vai falar e conhecer os hábitos desse público.

Isso facilita na hora de escolher o tema, a linguagem e o tipo de abordagem da comunicação. Mas lembre-se:

Tão importante quanto definir o público da sua estratégia é entender como ele é, o que pensa ou fala… Se você não tem muita familiaridade com esse tema, sugiro fazer uma busca na internet por “personas”, há bastante material gratuito que pode elucidar a sua estratégia de comunicação.


Escolhendo a arma!


Chegou a hora de definir qual canal será utilizado para conversar com o seu público. Vale ressaltar que cada aspecto aqui citado está interligado com o outro. Por exemplo: o meio de comunicação escolhido depende de com quem você deseja falar.

Existem inúmeras opções de mídias on e offline que podem ser utilizadas de acordo com o objetivo da sua empresa contábil. Vale lembrar que nesse caso não existe uma fórmula pronta. É preciso realizar uma pesquisa para descobrir se seu público está nas redes sociais ou se são acessíveis por mídias offline.

No caso do público interno esse processo é um pouco mais fácil, pois  você tem mais autonomia. Pode usar o e-mail ou um pronunciamento, enfim, lembre-se apenas de utilizar informações concretas e não os “achismos” na hora de escolher a mídia em questão.


Lançando a munição!


O que você vai passar para o seu público? Ou seja, qual vai ser o conteúdo da mensagem que a comunicação organizacional do seu escritório vai passar?

Para o seu público interno você pode, por exemplo, criar um vídeo institucional para mostrar a missão e os valores do seu escritório, ou melhor ainda: marcar uma reunião periódica com o clima mais descontraído para colocar todos na mesma página sobre o que está acontecendo no escritório.

Para o público externo a abordagem é um pouco diferente. O mais importante para este público é manter uma periodicidade, seja nas redes sociais, por meio de blog ou até mesmo utilizando o e-mail (newsletter). Lembre-se da frase: quem não é visto não é lembrado.

Por fim, a etapa mais importante da comunicação organizacional, a analise dos resultados. Coloque as ações em prática, mensure e realize os ajustes necessários de forma constante. Só assim você poderá transmitir uma comunicação cada vez mais próxima do seu público, independente de quem ele seja.