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Tomar decisões mais assertivas, produzir mais em menos tempo, ter documentos na palma das mãos e gerir as tarefas de um escritório inteiro com apenas um clique, são alguns dos benefícios que ser um contador digital pode trazer ao seu dia a dia. Isso porque, a tecnologia não só automatizou processos como trouxe inúmeras soluções que podem facilitar a rotina de um contador. 

Além disso, algumas dessas soluções, não representam um investimento tão significativo em termos de valores, o que as torna ainda mais atraentes e relevantes. Isso mostra que, ser um contador digital que utiliza as soluções certas, pode trazer maior produtividade e lucro ao escritório. 

Por isso, no artigo de hoje eu vou apresentar 5 soluções e ferramentas que todo contador digital precisa ter em seu escritório. 

Vamos conhecê-las?  

O que é ser um contador digital?  

Antes de nos aprofundarmos nas soluções digitais que podem facilitar o seu dia a dia, vamos entender o que realmente é ser um contador digital

Ser um contador digital, não é apenas escolher centenas de tecnologias e adicioná-las à sua rotina. É mudar de forma genuína a cultura e pensamento de todo o seu escritório, é analisar quais são suas necessidades e buscar tecnologias que possam suprí-las. 

A rotina de um escritório contábil não se torna digital da noite para o dia. É preciso repensar toda a estruturação da empresa para que a tecnologia, realmente, facilite, favoreça e acelere o trabalho. Caso contrário, a empresa terá investido em centenas de soluções que não darão feet nem o retorno sobre o investimento esperado. 

Portanto, ser um contador digital é inserir a tecnologia certa no momento certo, sem comprometer a rotina e nem o lucro do escritório. 

5 soluções que todo contador digital precisa conhecer  

Soluções digitais são essenciais porque permitem a otimização de processos, além de possibilitar o gerenciamento, automação, redução de custos e o aumento da produtividade. 

Engana-se quem pensa que elas só servem para guardar dados!  Uma boa solução digital pode ajudar no planejamento de estratégias e na tomada de decisão. Tudo isso ajuda o escritório a funcionar em seu potencial máximo.  

Com algumas soluções digitais é possível agilizar a rotina, analisar e medir a qualidade do serviço, controlar melhor o tempo e facilitar processos antes burocráticos. Além disso, a segurança das informações relacionadas aos clientes e funcionários podem ser melhor geridas.  

As soluções digitais permitem que seu negócio aproveite o máximo da tecnologia e por isso eu vou apresentar algumas que todo contador digital precisa conhecer e ter em seu escritório  

1- Armazenamento em nuvem  

Que atire o primeiro pendrive quem nunca perdeu um arquivo importante, após ter esse amiguinho queimado ou prejudicado por um vírus. Se você já foi um contador de vanguarda antes de ser um contador digital, sabe bem do que eu estou falando. Em questões de segundos um pendrive mal colocado ou perdido, podia levar anos de documentação de clientes embora. 

Graças a transformação digital, esse tipo de situação ficou no passado, dando espaço ao armazenamento em nuvem. Com ele você pode armazenar documentos, imagens e arquivos com as mais diversas extensões sem precisar ocupar espaço nas mesas e computadores do seu escritório ou gastar com diversos HD’s externos para a sua equipe. 

O armazenamento em nuvem elimina de vez a pasta arquivo e pode reduzir, consideravelmente, as impressões de papéis do seu escritório. Afinal, o arquivo estará disponível online, podendo ser utilizado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, sem que se perca o histórico. 

Por isso, ter essa solução como parte do seu escritório, pode agilizar não só a rotina de seus colaboradores, como melhorar também a dos seus clientes. Afinal, com apenas um link ele pode ter acesso a todas as informações, balancetes e documentos de sua empresa. 

Além disso, existem ótimas opções que você pode utilizar e testar o funcionamento dessa solução em seu escritório. Algumas delas são: 

Google Drive 

O Google Drive é a solução de armazenamento em nuvem do Google. Ele oferece 15GB de espaço gratuito no qual você pode salvar qualquer tipo de extensão, sejam vídeos longos, arquivos em PDF ou PNG. 

Se você é usuário do Google, já se beneficia da integração com o Google Drive, como a possibilidade de salvar anexos de e-mail do Gmail. E qualquer pessoa pode se inscrever e aproveitar o armazenamento gratuito na nuvem, mesmo que não tenha um endereço do Gmail, criando uma nova conta do Google. 

Entre os serviços disponíveis estão: 

  • Uso do Drive por meio do sistema para computador ou aplicativo mobile; 
  • Integração da conta e dos arquivos; 
  • Pode ser usado em dispositivos iOS ou Android; 
  • Oferece solução para sincronizar ficheiros do seu computador para a nuvem. 

Além disso, o Google Drive tem a opção de acionar a “edição em modo offline”, de modo que é possível continuar trabalhando em um arquivo mesmo sem internet. Desta forma, quando você se conectar novamente, todas as alterações sobem de forma automática.

One Drive 

Outra solução que está entre os melhores serviços de armazenamento em nuvem é o OneDrive. A ferramenta possui excelente integração com outros produtos da Microsoft e oferece armazenamento em nuvem com 5GB gratuito. O OneDrive é uma boa opção para quem já utiliza os serviços da Microsoft como o Outlook.com, por exemplo. 

Entre as principais vantagens estão: 

  • Possibilidade de compartilhar arquivos com pessoas que não sejam usuários do OneDrive; 
  • Capacidade de editar arquivos online sem precisar realizar download; 
  • Já faz parte do Windows 10, evitando que você precise fazer o download do sistema; 
  • Pode ser usado em dispositivos Android e iOS. 

Vale lembrar que o Onedrive não suporta arquivos com mais de 15GB e se você desejar optar pela versão Business, os preços podem ser bem salgados.  

Dropbox 

Como último sistema dessa lista está o Dropbox. Ele é simples e fácil de usar, o que contribui muito para sua popularidade. Oferece apenas 2GB de armazenamento gratuito, mas tem opções interessantes para ampliar esse espaço ao longo do tempo com pacotes pagos. 

Entre seus benefícios estão: 

  • Permite o trabalho em grupo; 
  • Backup de fotos automático para desktop; 
  • Permite que você solicite que outro usuário envie um arquivo para sua conta do Dropbox; 
  • Oferece app para Android, iOS e Kindle

Você também pode compartilhar arquivos com outros usuários facilmente através de links.  

O Dropbox oferece apenas uma avaliação gratuita de 30 dias, sendo assim, não existe um pacote ”free”, o que pode ser uma desvantagem. 

2- Gestor de tarefas 

Um gestor de tarefas é o que te permite organizar e distribuir de forma inteligente as atividades do seu escritório. Além de estabelecer prazos, controlar as atividades e definir os responsáveis por cada tarefa, um gestor como esse garante que todos os profissionais dedicados a tal atividade, entendam e organizem melhor o tempo necessário para concluí-la.  

Esse tipo de solução deixa você atento a tudo o que rola em seu escritório e te ajuda a monitorar de forma mais ágil o desempenho de seus colaboradores em suas funções, garantindo que todas sejam executadas da maneira mais produtiva possível. Ainda mais em um escritório que possui diversos departamentos e atividades que passam por vários processos, esse acompanhando é essencial para tudo aconteça no tempo e da maneira certa. 

Um gestor de tarefas pode ajudar a melhorar a produtividade de sua equipe, uma vez que toda a sua rotina estará definida e centralizada em uma solução, evitando que se perca tempo entendendo ou preparando sua ordem de demandas do dia.  

Essa solução também possui algumas ferramentas gratuitas que você, como contador digital, pode testar. 

Vamos conhecer algumas dessas opções: 

Trello 

O Trello é uma das ferramentas mais conhecidas quando se fala em gestão de tarefas. Com um design simples e intuitivo, é muito fácil utilizar essa solução o que pode garantir uma rápida adaptação da sua equipe. O Trello divide em um quadro de tarefas, várias etapas de um processo. 

Por meio de pequenos “cards”, você pode separar as tarefas “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”. Dessa forma, o seu controle é muito maior sobre em qual etapa está uma determinada atividade. Você pode também estipular prazos e prioridades, além de personalizá-lo e compartilhá-lo com todos os integrantes da equipe.  

Como o Trello é dividido por Cards, a má gestão deles, pode tornar a área de trabalho dessa ferramenta um pouco confusa, assim como a movimentação errada de algum deles pode prejudicar a organização das tarefas. Por isso, é precisa estar atendo. 

Google Tarefas 

O Google Tarefas é um gerenciador de listas e tarefas capaz de se integrar automaticamente aos seus eventos criados no Gmail e Google Agenda. Disponível gratuitamente para as plataformas Android e iOS, o aplicativo promete organizar as metas e afazeres do usuário de forma mais direta que outros aplicativos, graças à sua interface simplificada. 

E apesar de sua interface contar com poucos recursos, é possível não só criar tarefas, como subtarefas, com descrições e alarmes, o que pode ser muito útil no dia a dia. 

Microsoft OneNote 

O grande diferencial do Microsoft OneNote é a integração com outros programas e ferramentas da Microsoft. A partir dele é possível organizar diversas tarefas em blocos e, assim, ter um maior controle sobre a produção da sua equipe. Além disso, você também consegue destacar atividades que devem ser priorizadas. 

Outro benefício do OneNote é a possibilidade de adicionar variados arquivos de mídia aos seus cards. Ou seja, quer dar uma sugestão que pode ser interessante para o trabalho de outro profissional? Coloque um vídeo ou um documento do Word, por exemplo. 

Mas, diferente das outras ferramentas, o Onenote não possui lembretes, sendo assim, é preciso estar atento a suas tarefas, caso contrário, poderá perdê-las. 

3-Gerenciadores de tempo 

“É só um cafezinho!” “Hoje o dia não está rendendo” “Nossa! Não consigo me concentrar, parece que chega um e-mail por minuto na minha caixa de entrada!” 

São frases e situações típicas de nosso cotidiano e que podem trazer a sensação de que o dia não rendeu, mas a verdade é que houve um mal gerenciamento de tempo aí.  

Não é novidade que o mundo contábil anda cada vez mais acelerado. É comum ver pessoas assumirem, de forma simultânea, diversas atividades, o que pode resultar na dificuldade em atender prazos definidos e, por consequência, gerar insatisfações aos clientes, além de maiores custos e tensão para toda a equipe. 

Nesse cenário estressante de acúmulo de funções, o tempo acaba sendo visto como o grande vilão, deixando líderes e colaboradores sobrecarregados e desmotivados. Impactando assim a produtividade e os resultados das empresas.  

Por isso, um gerenciador de tempo pode fazer a diferença no dia a dia de um contador digital, com ele é possível cronometrar quanto tempo um colaborador permaneceu dedicado a alguma atividade e identificar gargalos ou dificuldades que possam existir. Além disso, utilizar um gerenciador de tempo pode tornar mais organizada a rotina mantendo todas as funções, metas e obrigações em dia.  

Algumas ferramentas que podem ser utilizadas como gerenciadores de tempo são: 

Toggl

Uma ferramenta super interessante e que ajuda a monitorar o tempo utilizado para concluir uma atividade do dia a dia. Ele permite que sejam criadas listas de tarefas e ao iniciar uma delas, basta ativar o cronômetro e ao concluir a atividade, desativá-lo. Simples assim. 

O Toggl é um aplicativo que pode ser usado tanto em um computador quando no celular e tem integração com o gerenciador de tarefas Trello. A solução possui algumas funções gratuitas e pagas, disponibilizando 4 planos de acesso: Basic, Starter, Premium e  Enterprise. 

Rescue Time 

O Rescue Time é uma ferramenta que te ajuda a observar o seu comportamento, ou de algum colaborador, em um dispositivo, seja celular ou computador. Os relatórios do RescueTime te ajudam a entender onde se está gastando mais tempo, seja em um site específico ou aplicativo. Com ele é possível entender o que pode estar atrapalhando a produtividade.  

Ele também permite bloquear alguns sites que possam tirar o foco de determinada tarefa ou atividade. O Rescue Time é uma ferramenta paga e disponibiliza apenas uma versão para teste gratuita e pode ser baixado no computador, celular ou utilizado também como Plugin.  

Pomodoro 

O pomodoro não é bem uma solução ou ferramenta digital, mas uma técnica que pode ajudar a evitar procrastinações e melhorar a produtividade, aproveitando melhor o tempo e eliminando qualquer distração. 

Para executar a técnica, basta criar uma lista com as tarefas do dia a dia e com um cronômetro ao lado, manter o foco por no mínimo 25 minutos.  Após esse tempo, é permitido dar uma pausa e descansar por 5 minutos, retornando ao trabalho logo em seguida. 

São 4 ciclos seguidos dessa forma, após o último ciclo é permitido uma pausa de 15 minutos, como um benefício por ter cumprido a tarefa. O autor dessa técnica baseou-se na ideia de que pausas frequentes estimulam a agilidade mental. 

Aí, como aqui o assunto é solução digital, vou te deixar algumas opções de app e extensões para te ajudar controlar seu tempo com a prática do pomodoro. Segue:

1- TomatoTimer

O TomatoTimer é um temporizador gratuito que funciona diretamente pelo navegador da internet. Basta ativar o temporizador ao iniciar uma tarefa, que ele notificará com sinal assim que atingir os 25 minutos de foco.

2 – Focus Booster

Algumas pessoas precisam de recursos de gerenciamento que vão além do timer. Para essas pessoas, a gestão do tempo pode ser realizada com o focus booster , que oferece tanto a técnica Pomodoro quanto um dashboard com gráficos e relatórios de produtividade. A ferramenta está disponível para macOS e Windows e é paga – mas possui uma versão gratuita limitada e teste de 30 dias.

5. Tide

O Tide não é bem um aplicativo para o método Pomodoro. Ele é um app para meditar, mas também traz a opção “Focus Timer”, que ativa o contador de tempo com sons ambientes para manter a calma durante o trabalho. A ferramenta está disponível gratuitamente para Android, Google Chrome e iOS

Para conhecer mais 10 aplicativos e ferramentas para gestão do tempo, dá uma olhada nesse artigo super bacana que eu encontreo: 10 aplicativos de gerenciamento de tempo para ajudar na produtividade!

4- Controle e mensuração 

Mensurar é necessário, afinal, só é possível saber se uma solução digital está dando certo, quando se avalia os resultados. Por isso, uma solução que não pode faltar no escritório de um contador digital é uma que permita a criação de relatórios intuitivos. 

Fazer e analisar relatórios é a melhor maneira de acompanhar a performance da empresa e planejar novas estratégias. Isso porque, esse tipo de documento fornece informações fundamentais sobre o desempenho do seu escritório, questão que, se desconhecida, pode afetar de forma expressiva seus resultados e lucros. Portanto mensurar é uma tarefa que não pode ser burlada.  

Hoje existem muitas ferramentas que são gratuitas e oferecem templates prontos, permitindo que você transforme seus dados de maneira rápida e eficaz.  

Visme 

O Visme é ideal para quem ainda não domina a construção de gráficos, pois conta com modelos prontos para uso, só é necessário inserir os dados nos gráficos disponibilizados.  

Além disso, ele também apresenta grande variedade de fontes e layouts, permitindo personalização completa do trabalho para os usuários mais exigentes. A parte ruim é que o site é totalmente em inglês, então isso pode ser um problema na hora de utilizá-lo. 

Infogr.am 

Na hora de passar a informações da pesquisa para o gráfico, é bem comum que algumas delas estejam presentes em outro tipo de programa, logo, encontrar uma ferramenta que faça o upload de dados pode economizar muito tempo. 

O Infogr.am oferece essa opção, com ele é possível realizar o upload de arquivos do Excel, assim não é preciso exportar dados manualmente e conferir se as informações foram inseridas da maneira correta. A ferramenta converte para gráficos e infográficos automaticamente e pode ser utilizada na versão paga ou gratuita. 

Google Charts 

O Google Charts é uma ferramenta 100% gratuita, que permite a criação de gráficos por meio da linguagem JavaScript, integrando, também, dados presentes em planilhas do Google Drive. Além disso, vale lembrar que essa ferramenta possibilita a criação de gráficos usando a tecnologia HTML5.  

Mesmo não sendo muito utilizado, o Google Charts é uma ferramenta super intuitiva, então não é preciso ser um fera em gráficos para utilizá-la. Um ponto contra é a impossibilidade de soltar a imaginação e criar relatórios criativos, isso por que a ferramenta é super direta e não permite muitas intervenções.  

E por que não ter em uma ferramenta todas essas soluções?

Todas as soluções apresentadas aqui são úteis e podem facilitar e muito a vida de um contador digital. Mas, de forma descentralizada, pode ser difícil controlar todas elas, por isso, o ideal é ter todas essas soluções digitais, disponíveis em uma única ferramenta, como acontece no Gestta. 

O Gestta é uma ferramenta desenvolvida para atender as dores e necessidades do contador digital e une todas as soluções citadas neste artigo, como: 1 Terabyte de armazenamento em nuvem; Cronômetro de tarefas; Gestão e distribuição de tarefas de forma inteligente e planejada; Relatórios completos sobre as atividades de sua equipe e mais:  

  • Diferentes níveis de acesso, cada um com uma visão de Dashboard;  
  • App para uso exclusivo do cliente;  
  • Integração com e-mail; 
  • Entre outras. 

Além disso, outro produto do Gestta que pode trazer benefícios ao seu escritório é o Gestta Messenger, uma integração direta da plataforma de gestão com o WhatsApp.   

Ele possibilita ao seu escritório:   

  • Atendimento simultâneo de computadores diferentes, utilizando um mesmo número de celular;   
  • Abrir e associar uma mensagem no WhatsApp a uma tarefa ou ordem de serviço no Gestta ;   
  • Separar seus clientes por responsável;   
  • Emitir relatórios e indicadores sobre o atendimento de sua equipe e a satisfação do cliente.  

Isso mostra que, além das soluções que citei aqui, o Gestta tem outras que podem melhorar e facilitar, ainda mais, o dia a dia de um contador digital.  

Ter a opção de centralizar todas essas soluções pode trazer inúmeros benefícios ao seu escritório. Quer conhecer saber mais sobre o Gestta? Leia o artigo completo: Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar e saiba tudo (ou quase tudo) sobre a ferramenta. 

Esse é apenas é o primeiro passo! 

Como citei, ser um contador digital, vai muito além de apenas inserir tecnologia a sua rotina, trata-se de mudar a cultura e a maneira como as coisas são feitas e saber como usar as soluções digitais ao seu favor. 

Espero que as ferramentas e soluções que trouxe neste artigo possam te ajudar a dar esse primeiro passo e tornar mais fácil o seu dia a dia e o de sua equipe também. E se tiver alguma sugestão de solução ou ferramenta que acredita ser indispensável para o escritório de um contador digital, deixe sua observação nos comentários, irei adorar continuar esse papo!