Gerenciador de Tarefas – Conheça os segredos e entenda como ele pode te ajudar

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Você já ouviu falar em um gerenciador de tarefas? Trata-se de uma ferramenta que tem ajudado escritórios contábeis a revolucionarem a forma como realizam sua gestão contábil. Em outras palavras: Softwares eficientes que disponibilizam aos gestores maior visibilidade sobre tudo o que acontece no escritório.

E a melhor notícia sobre os gerenciadores de tarefas é que eles podem ser utilizados por escritórios de todos os tamanhos. Isso porque, são comercializados no formato SaaS, e se você não sabe o que isso significa continue a leitura, não quero dar nenhum spoiler!

As dúvidas mais frequentes sobre gerenciadores de tarefas contábeis

Se você ainda não utiliza um gerenciador de tarefas, mas já ouviu falar sobre os benefícios dessa ferramenta, é bem provável que tenha algumas dúvidas em mente.

Como funciona? É caro? Qual o impacto direto nos processos já existentes? Infelizmente, algumas perguntas são tão específicas que não se encontra respostas pra elas em uma pesquisa rápida no Google. Pensando nisso, peço licença para transformar esse tópico em um verdadeiro sobre o assunto. FAQ (acrônimo para Perguntas Mais Frequentes, em inglês) sobre o assunto. Vamos lá?

É caro?

Os principais gerenciadores de tarefas do mercado são vendidos no formato SaaS, ou seja, o cliente paga um valor mensal para utilizar a ferramenta de forma 100% online.

Embora a princípio pareça menos vantajoso por se algo parecido com um aluguel, este modelo de negócios é muito benéfico, principalmente para pequenas e médias empresas, já que o preço varia de acordo com a quantidade de usuários que vão utilizar a ferramenta.

No fim, o cliente paga exatamente pelo tanto que usar e ainda leva de “brinde” a facilidade de acessar tudo online. Além de, suporte e garantia de que o serviço não se tornará obsoleto dentro de alguns meses ou anos.

Em quanto tempo começarei a ter resultados?

Essa pergunta não possui uma resposta específica, já que os resultados dependem de quem usa a ferramenta e não dela propriamente dita.

Algumas funcionalidades e automações de tarefas podem impactar instantaneamente a rotina de seu escritório, mas os resultados mais estratégicos podem levar mais tempo para aparecer.

A questão é que, o semestre vai passar de qualquer jeito, cabe ao escritório contábil decidir se quer chegar ao fim dele estagnado ou trabalhando para colher resultados no futuro.

Como funciona a implantação?

Embora o gerenciador de tarefas seja uma ferramenta capaz de revolucionar sua gestão contábil, sua implantação é, geralmente, muito rápida e fácil. Algumas ferramentas podem ser inseridas na rotina da empresa, sem causar grandes impactos, em até 15 dias.

Geralmente, esse tempo é utilizado para entender os processos e atividades existentes no escritório. É como se a ferramenta aprendesse a trabalhar no ritmo de sua empresa. Além do mais, é preciso que os colaboradores estejam dispostos a aprender a utilizar o software para extrair o máximo de resultados possível.

No fim das contas, o casamento perfeito é aquele em que há um software de qualidade e um usuário determinado a desbravar novos caminhos. Se uma das duas partes não cumprir com suas responsabilidades os resultados podem não ser tão atrativos assim.


Aprendendo a escolher um bom gerenciador de tarefas


Há uma infinidade de ferramentas disponíveis no mercado e, de certa forma, isso é bom, a competitividade serve de motivação para que as melhores soluções se destaquem por meio da inovação.

No entanto, essa quantidade de opções pode colocar você em uma armadilha, então é preciso ter bastante atenção na hora de escolher um bom gerenciador de tarefas. Existem algumas questões que precisam ser respondidas antes que você resolva bater o martelo:

As respostas para as perguntas acima você encontrará realizando principalmente análises internas (você pode utilizar a metodologia SWOT pra identificar as principais fraquezas e claro, buscando informações de outros clientes que já utilizem a ferramenta.

Existe um grupo de whatsapp exclusivo para contadores que reúne profissionais do Brasil inteiro. Lá você provavelmente encontrará respostas para a maioria das perguntas desse tipo visto que os assuntos são 100% focados em contabilidade e gestão dos escritório.


A relação entre ferramentas de gestão e produtividade


Uma das maiores inimigas da produtividade é a operacionalidade. Ou seja, quanto mais operacional e repetitivo o processo, menos produtivo ele vai ser.

Isso se deve, principalmente, ao fato de que a mesma pessoa realizando tarefas repetidas o dia todo está mais suscetível ao erro (e consequentemente ao retrabalho). Além disso, esse tipo de atividade é geralmente entediante, pois exige pouco do intelecto e acaba desmotivando até o mais empolgado dos colaboradores.

Sendo assim, um gerenciador de tarefas capaz de automatizar esses processos e que permite que colaboradores sejam colocados em funções mais estratégicas, tende a impulsionar a produtividade justamente por reduzir a operacionalidade.

Tarefas como:

  • Envio de cobrança para múltiplos clientes;
  • Baixa de tarefas;
  • Busca e armazenamento de documentos.

São ótimos exemplos de atividades que podem ser realizadas de forma automática por um gerenciador de tarefas. E você há de concordar comigo que são essas tarefas que minam boa parte da produtividade e motivação dos colaboradores de um escritório contábil, não é mesmo?

Por fim, ao investir num gerenciador de tarefas para aumentar a produtividade, você ganha outros benefícios intrínsecos como, por exemplo, a redução de multas por atraso, a melhora no atendimento ao cliente, maior geração de valor sobre o serviço oferecido, clientes mais fiéis, entre outros… Benefícios estes que estão unidos como elos de correntes.

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