Desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório – Conheça 4 dos mais comuns e aprenda a eliminá-los

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Você consegue enxergar os desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório? Pode até parecer que não, mas eles existem sim e podem estar atrapalhando o dia a dia de seus colaboradores e afetando a qualidade de suas entregas

Em geral, esses desperdícios estão relacionados a falta de padrão, dificuldade na comunicação, burocracia, entre outros. Tudo isso reunido pode diminuir, pouco a pouco, a eficiência do seu fluxo de trabalho sem que você se dê conta. 

Por isso, neste artigo, irei apontar 4 desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório e como você pode eliminá-los.

Vamos lá? 

Como identificar os desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório

Os desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório existem, no entanto, nem sempre é fácil enxergar onde estão essas perdas. Muitas vezes elas acontecem sem que se perceba o real impacto que têm nos processos e entregas. Pode ser na folha de um relatório que ninguém lê, numa funcionalidade ou um software que a empresa paga todo mês e não utiliza de maneira correta, entre vários outros, que se encontram os desperdícios e, consequentemente, custos ocultos.

Para que fique mais claro, que tal um exemplo? 

Imagine que um de seus clientes solicita o seu imposto de renda pessoa fisica e, devido a comunicação inadequada do seu escritório, seu colaborador acaba gerando o imposto de renda pessoa jurídica. Quando o parceiro confere o documento recebido, ele obviamente identifica o erro e solicita o imposto de renda correto.

Neste momento, uma série de reflexões podem ser feitas:

  • O que acontece com o imposto de renda gerado errado?
  • E o retrabalho?
  • Como fica a satisfação do cliente em ter que esperar o dobro do tempo para receber o documento correto
  • O cliente pagará pelos dois impostos?
  • Esse problema poderia ser evitado?
  • De quem é a responsabilidade por esse desperdício no fluxo de trabalho do seu escritório

Este é um exemplo bem simples que com certeza pode acontecer em seu escritório e ser solucionado sem que você note o impacto real em seu fluxo de trabalho e quanto desperdício ele gerou. Por isso, é importante saber reconhecer esses desperdícios quando acontecem e trabalhar na causa raiz de cada um deles. 

4 Desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório e como evitá-los

Como pode ver, no dia a dia, os desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório acontecem e são resolvidos sem que você perceba o quão prejudiciais eles podem ser. Afinal, o fato de terem sido resolvidos, não elimina as consequências negativas que causaram. Além disso, se não forem excluídos definitivamente do seu fluxo, eles voltarão a acontecer e gerar novos problemas.

Por isso, abaixo eu compilei 4 desperdícios comuns no fluxo de trabalho do seu escritório e como você pode eliminar cada um deles.

1 – Deslocamento desnecessário

Pois é, a sua movimentação, seja ela dentro do seu escritório ou em suas filiais, podem consumir tempo e gerar desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório. E por mais que você tente ser rápido, a soma do tempo de ir até outro setor, procurar uma pessoa para pedir uma informação e, inevitavelmente, bater um papo sobre outras questões, já que estão ali, tomará boa parte da sua hora útil ou da hora do seu colaborador. 

Em geral, esses processos poderiam ocupar poucos minutos, mas o deslocamento faz com que durem muito mais. Claro que algumas coisas só se resolvem presencialmente, principalmente quando o assunto é cliente. No entanto, boa parte delas pode ser feita por outros métodos, como por meio de um sistema de integração entre os departamentos. Com uma ferramenta como essa fica mais fácil identificar, solicitar e contribuir com as demandas de outros setores e filiais sem que seja necessário se deslocar fisicamente. 

No dia a dia, ir até a mesa de um colaborador ou dar aquele pulinho em outro escritório, pode parecer simples e inofensivo. Mas, no resultado final, esse tempo perdido pode custar caro e prejudicar todo o seu fluxo de trabalho. 

2 – Tempo de espera entre as tarefas

Eu tenho certeza de que você  já teve problemas com espera no seu escritório. Aqui, estou me referindo àquele tempo de espera por alguma informação simples, mas que você precisa desesperadamente para continuar o seu trabalho. Pode ser a aprovação de um documento, um feedback em relação a uma proposta comercial, uma informação necessária para resolver o problema de um cliente, entre outros. Cada minuto de espera é menos um minuto produtivo para seu negócio.

Há, no entanto, várias maneiras de otimizar suas tarefas para reduzir ao máximo esse tempo de espera. Por exemplo, ter uma ferramenta que gerencie os processos, as prioridades, os prazos e os pontos da atenção do seu negócio, dará a você, aos colaboradores e gerentes uma visão macro das demandas e processos que estão acontecendo. Evitando o tempo ocioso e fazendo com que o desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório sejam evitados.

3 – Problemas no conhecimento das demandas diárias

A falta de conhecimento sobre as tarefas do dia a dia podem matar, definitivamente, a produtividade do seu escritório. Aquela sensação de “o que eu deveria estar fazendo agora?” pode demorar tanto para ser resolvida que, no momento em que você ou seu colaborador descobrem, já é tarde para fazer tudo com o nível de qualidade desejado. E isso gera um grande desperdício no fluxo de trabalho do seu escritório. 

Por isso, é muito importante que você tenha uma solução capaz de apontar a demanda diária e os pontos de atenção do seu negócio, mostrando a você e ao colaborador o andamento de suas atividades. Por exemplo, quantas tarefas existem abertas em seu nome, quantas podem gerar multas, quantas aguardam a sua aprovação, entre outras informações pertinentes.

Quando o colaborador visualiza sua demanda dessa forma, ele pode autogerenciar o seu dia e se programar para cumprir suas metas, sem cair no limbo do “o que eu faço agora?”. 

4 – Dificuldades na comunicação

O exemplo que dei no início desse artigo mostra bem como a falta de comunicação pode atrapalhar o seu escritório. Por isso, não poderia encerrar esse conteúdo sem mencioná-la. 

Quando existem ruídos ou dificuldades na comunicação, as coisas passam a acontecer de forma desorganizada. Ainda mais na contabilidade, que está cheia de processos que passam por diversos departamentos, uma comunicação ruim pode prejudicar a produtividade levando a erros e retrabalhos. Por isso, é importante que você promova formas fáceis para que todos se comuniquem de forma assertiva, evitando desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório apostando em alternativas, como:

O ideal é escolher um deles e centralizar. Assim todos poderão se comunicar de forma muito mais rápida e efetiva, agilizando as tarefas e eliminando desperdícios.

Pronto para eliminar esses e outros desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório? 

Espero que esse artigo tenha ajudado você a reconhecer alguns desperdícios e aprender a eliminá-los do seu escritório.

Vale mencionar que para fazer isso de forma assertiva é fundamental apostar em uma ferramenta que reduza ou elimine todos (ou quase todos) os desperdícios no fluxo de trabalho do seu escritório. Afinal, quando se tem muitas ferramentas para executar o trabalho, você e seu time deixam um pedaço de cada tarefa em um lugar, fazendo com que percam bastante tempo juntando todas as pecinhas. E o resultado disso é o desperdício. Portanto, busque uma solução contábil completa que possa centralizar essas demandas, combinado? 

Até o próximo conteúdo!

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