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Antigamente era comum encontrar nos escritórios de contabilidade, armários gigantescos com diversos documentos de clientes e colaboradores. Porém os tempos mudaram e hoje toda essa papelada, que antes ocupava um espaço físico, passou a ser digital. 

Tem sido cada vez mais comum que empresas busquem emitir, armazenar e até mesmo, assinar documentos de forma online. Essa prática trouxe mais agilidade a diversos processos e, atualmente, com apenas um clique é possível assinar um contrato e fechar um negócio. 

Mas o que a lei diz sobre isso? É possível descartar meus contratos de papel após digitalizá-los? Qual a melhor forma de armazenar este documento? Uma assinatura digital tem tanta validade quanto uma convencional? 

Essas são algumas das questões que eu respondo no artigo de hoje, então se você tem dúvidas em relação aos documentos digitais na contabilidade, continue lendo! 

O que diz a lei sobre documentos digitais?

 A primeira iniciativa regulatória da informatização desses documentos, apareceu em 2001 com a Medida Provisória 22002/2001

Essa MP autorizava a digitalização de alguns documentos, desde que passassem por uma certificação digital autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia e Informação   (ICP-BRASIL), garantindo assim a integridade jurídica deste documento. 

Certificação digital é uma tecnologia de criptografia de dados que garante a autenticidade, confidencialidade, integridade de informações eletrônicas. E o ICP conta com  17 Autoridades Certificadoras que você pode acessar aqui.

Pois bem, após quase 10 anos, surgiu a lei 12682/12. O novo texto afirmava que somente os documentos físicos teriam valor jurídico.Ou seja, mesmo que esse documento estivesse em um certificado digital ele não teria a menor validade perante a lei. Essa decisão, na época, inviabilizou qualquer oportunidade de descarte dos documentos de papel, mesmo após a digitalização 

Em meio a toda essa evolução (ou não), eis que surge a Lei da Liberdade Econômica.  

A Lei de número 13.874 foi sancionada em 2019 e elenca tópicos que visam desburocratizar uma série de questões relacionadas às atividades econômicas no país.  

Dentre um dos tópicos, estava a validade dos documentos digitais. Para tal, seria emitido um decreto complementar com os requisitos técnicos. E após 6 meses, ele realmente saiu. 

No dia 18 de março de 2020, o Presidente da República finalmente assinou o tão aguardado Decreto 10.278/2020. O texto estabelece todos os requisitos técnicos para transformar documentos físicos em digitais, com a garantia de que estes  produzam os mesmos efeitos legais dos originais, sejam eles públicos ou privados. 

Além disso,de acordo com um dos artigos, o mesmo se aplica aos documentos físicos que sejam digitalizados por pessoas jurídicas, pelo governo e por pessoas físicas. 

Entretanto é importante tomar cuidado, pois existem alguns documentos que não estão cobertos por esse Decreto, são eles: 

  • Nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
  • Referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
  • Em microfilme;
  • Audiovisuais; 
  • De identificação;
  • De porte obrigatório;

Vale ressaltar que se um documento já “nasce” digital, não é preciso atestar a validade jurídica dele. 

Lembre-se que o Decreto está falando de documentos físicos que foram digitalizados, ou seja, documentos digitais.

O Decreto também menciona que: 

  • Um documento digital deve ser a cópia fiel do documento físico;  
  • Um documento público é somente aquele produzido ou recebido por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;
  • É extremamente importante que o documento esteja com a sua integridade preservada, ou seja, que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada. 

Diferenças entre um documento digital, nato digital e eletrônico

Essa é uma das principais dúvidas sobre os documentos digitais, então vamos lá entender essas diferenças:

Documento digital

É a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação

Documento Natu ou Eletrônico

É o documento que nasceu em formato digital, tal como um documento produzido de forma online, por uma câmera digital, como uma foto, uma DCTF-Web, entre outras obrigações acessórias que hoje já nascem de forma online.

Como transformar um documento físico em digital, seguindo as normas técnicas exigidas pelo Decreto 10.278/2020

O Decreto não deixou nenhuma questão de lado e especificou algumas técnicas para os documentos digitais, as duas principais são: 

  • Garantir a rastreabilidade e a auditabilidade 

Essa norma diz respeito ao sistema utilizado na hora de digitalizar um documento, que deve fornecer informações sobre o procedimento executado para tal.

Portanto, é preciso que o sistema ou empresa escolhida para digitalizar seu documento contenha informações como quem digitalizou, quando, onde e qual equipamento foi utilizado. Garantindo assim a rastreabilidade e auditabilidade do documento. 

  • Ser compatível com outros sistemas 

Aqui diz que o sistema utilizado no processo de digitalização deve salvar o arquivo em um formato aberto, como o PDF por exemplo, a fim de garantir que esse documento possa ser acessado em qualquer outro sistema. 

Pode ser que você esteja em dúvida se o certificado digital emitido por empresas como a Serasa, Fenacon e Certisign, se aplicam a essas especificações técnicas. E a resposta é sim. 

A certificação digital é a melhor  forma, e a indicada, de armazenar documentos jurídicos da sua empresa e dos seus clientes, mantendo a integridade e legibilidade dos mesmos. Além disso, o cartão possui 2 códigos exclusivos conhecidos como chaves, sendo uma pública, que permite autenticar o documento, e outra privada, na qual cada documento gerado terá um código específico criado por metadados, outra exigência técnica do Decreto. 

Como arquivar um documento digital

O Decreto 10278/2020 também traz algumas orientações sobre como deve ser arquivado um documento digital. O sistema utilizado deve garantir a proteção contra qualquer alteração e destruição, preservando a integridade e autenticidade do documento digital. 

Selecionamos aqui dicas para você armazenar e manter seu arquivo seguro.

Crie Subpastas 

Com o tempo é natural que a quantidade de arquivos digitais aumente em seu escritório, neste momento para arquivar seus documentos digitais com segurança, sem risco de perda, considere incorporar subpastas para distribuí-los. 

Por exemplo, se uma pasta com faturas cresce exponencialmente, não exclua as antigas nem crie uma nova pasta,  em vez disso, coloque-as em subpastas correspondentes aos diferentes anos fiscais (2017, 2018, 2019, …). 

O ideal é criar subpastas sempre que houver aquela documentação recorrente ou quando essa divisão facilitar o acesso ao arquivo. 

Crie um padrão 

É importante pensar na maneira que organizamos um documento digital, pois o mesmo precisa ser fácil e rápido de localizar. 

Criar um padrão ao nomear este documento é a melhor maneira. Por exemplo, boa parte dos seus clientes pagam o DARF, então para que seja fácil encontrar este arquivo o ideal é nomeá-lo da seguinte forma: 

  • Pasta Mãe: DARF_2020 
  • Subpasta: DARF_2020_Nome do cliente 

Assim, ao procurar o DARF digitalizado de um cliente específico, você conseguirá encontrá-lo com mais facilidade e não precisará abrir todas as pastas ou arquivos do seu computador. 

Procure não salvar documentos importantes com nomes genéricos, como uma pasta com o nome DARF com todos os documentos salvos sem especificação e sempre salve a versão final ou mais recente de um arquivo. 

Crie cópias de segurança

Isso significa fazer de forma periódica o backup de seus documentos digitais. 

É provável que boa parte deles estejam em seu certificado digital, mas é importante manter uma cópia desses arquivos, principalmente aqueles que você salva direto no seu computador. 

Você pode fazer esse backup salvando seus documentos digitais em um HD Externo ou arquivar esse documento em nuvem. 

O armazenamento em nuvem além de não ocupar espaço em seu computador, oferece mais segurança, pois empresas como Google e Microsoft contam com criptografia avançada, o que mantém seu documento digital protegido. 

Crie proteção para suas pastas 

Nem todo arquivo pode ser acessado por qualquer um, principalmente em um escritório contábil, que possui pastas importantes com toda a documentação de seus clientes. 

Por isso, uma forma de manter a restrição ao acesso é criando senhas e permissões.  

O Windows permite criar e gerenciar várias contas para que diferentes pessoas usem o mesmo computador. Mais importante ainda é que ele pode bloquear pastas e impedir o acesso e a modificação do conteúdo de diretórios importantes. Isso restringe o acesso de pessoas não autorizadas e, mais uma vez, mantém seu documento digital seguro. 

Por quanto tempo devo guardar um documento digital

O decreto diz que documentos digitais como, por exemplo, contrato de prestação de serviços e ficha de funcionários, devem ser preservados até o fim da vigência. 

Para documentos jurídicos e históricos é importante seguir a tabela de temporalidade do Conarq  (O Conselho Nacional de Arquivos): 

Tabela de temporalidade documentos digitais

Posso descartar o físico após tornar o documento digital

Esse mistério foi resolvido graças ao artigo 9 do Decreto 10.278/2020 que diz:  

“Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico” 

Ou seja, se o documento digital não fizer parte da relação de documentos históricos, pode e deve ser descartado. 

Além do benefício de não realizar mais a  gestão de papel do seu escritório e descartar seu arquivo físico, o documento digital diminui gastos com impressora, toner, motoboy e evita que um documento se perca em meio a tantos outros. 

E a assinatura digital, tem validade? 

A assinatura digital pode ser utilizada para assinar qualquer documento e tem validade jurídica inquestionável, sendo equivalente a uma assinatura feita de próprio punho. 

Esse tipo de assinatura utiliza a tecnologia de criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que será assinado. O que garante a integridade e autenticidade da mesma. 

A validade e admissibilidade legal da assinatura digital são garantidas pelo artigo 10 da MP 2200-2/2001 que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, e possui características como: 

  • Integridade – Qualquer alteração no documento eletrônico invalida a assinatura, garantindo assim o princípio da inalterabilidade; 
  • Autenticidade – O autor da assinatura digital utiliza sua chave privada para cifrar-lo de modo a garantir a autoria em um documento eletrônico. Esta autenticidade só é obtida porque a chave privada é acessível exclusivamente por seu proprietário;
  • Não-repúdio ou Irretratabilidade – Quando uma pessoa assina digitalmente, utiliza sua chave privada para cifrar o documento. Assim, ela é impedida de negar a autenticidade da mensagem;

A assinatura digital pode ser aplicada em diversos tipos de documentos como por exemplo: contratos, procurações, laudos, e-mails, certificados, formulários web e etc. 

Ela viabiliza a eliminação do uso do papel e a diminuição dos custos de emissão, armazenamento e descarte desses documentos, contribuindo com a evolução digital do escritório e tem como vantagem: 

  • Redução de custos – Com remessa de documentos, impressão de papel, guarda física, gestão de documentos e reconhecimento de firmas (assinatura digital);
  • Segurança – Autenticidade, integridade, não-repúdio, confiabilidade, impossibilidade de retroagir no tempo, minimização de fraudes e infraestrutura de tecnologia de última geração;
  • Mobilidade – Em qualquer lugar com o seu certificado digital, uma leitora de cartões e um acesso à web você assina um contrato

O documento digital na contabilidade é mais um passo! 

A tecnologia tem mudado a forma como os escritórios contábeis trabalham e a digitalização de documentos é um dos passos dessa transformação. 

Toda essa inovação modernizou a geração e envio de informações, DCTF-Web e E-Social, já são recebidos de forma eletrônica e são grandes exemplos de projetos que evidenciam a importância de sair do analógico e migrar para o digital. 

Mas essa transformação não é algo simples e deve ser feita com muita cautela. 

Não existe uma fórmula mágica para mudar, mas traçar um caminho para iniciar pode ser o primeiro passo. 

Prepare sua equipe 

Sua equipe já é digital, já usa dados e celulares todos os dias, mas quando tratamos de mudar a forma como trabalhamos ainda existe uma resistência ou até mesmo um certo medo de sair da zona de conforto, o famoso “sempre foi feito assim”. 

Então a melhor maneira de começar é mostrando a sua equipe as vantagens que a transformação digital trará para o dia a dia delas, como otimizar a rotina de trabalho, eliminar a digitação, torná-los analistas de dados e não mais lançadores de notas, entre vários outros benefícios que essa mudança pode trazer. 

Enfatizar essas vantagens ajudará a mudar o pensamento de sua equipe. 

Entenda em qual estágio seu escritório está 

Em qual estágio da transformação digital seu escritório está e onde ele deseja chegar? 

É importante responder a essas perguntas para entender e encontrar os processos que ainda são analógicos em seu negócio.  Dessa forma fica mais fácil criar uma estratégia coerente de descontinuação desse modelo e simultaneamente ao desenvolvimento digital do seu escritório. 

Automatize seus processos 

Mais do que melhorar e otimizar a rotina do seu escritório, automatizar seus processos agiliza o trabalho de seus colaboradores e a melhor forma de fazer isso é utilizando um software de gestão contábil 

E o Gestta, sistema de gestão feito exclusivamente para escritórios de contabilidade, pode te ajudar com este processo. 

Ele otimiza sua rotina com funcionalidades e vantagens como :

  • Distribuição inteligente de tarefas;
  • Automação de esforços que não exigem expertise estratégica;
  • Gestão planejada de pessoas;
  • Atendimento centralizado ao cliente;
  • Arquivamento seguro de documentos;
  • E geração de indicadores para uma visão mais analítica e consciente;
  • Cobrança de documentos;

O Gestta também envia o boleto dos seus honorários de forma eletrônica para toda sua carteira de uma só vez, fornece relatórios da performance de sua equipe de forma individual ou por departamento e emite dados valiosos sobre seus clientes que podem ajudá-lo a prestar uma consultoria totalmente estratégica. 

Além disso, o Gestta é um sistema em nuvem, então todo documento upado nele permanece disponível de forma digital e pode ser acessado de qualquer lugar, o que contribui com a redução de papéis utilizados e impressos em seu escritório. 

Quer entender melhor como o Gestta pode ajudar na transformação digital do seu escritório?

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Então é isso 

Muitas iniciativas já corroboram com a transformação digital do nosso país, mas a questão dos documentos digitais e o descarte do arquivo físico, ainda era uma incógnita. 

Mas agora essa dúvida é uma certeza, salvo claro as condições específicas que mencionei aqui. 

Espero que este post tenha esclarecido não só a questão do descarte, mas todo o debate que havia em relação a contratos, assinaturas e tudo que girava em torno dos documentos digitais.

Se restou alguma dúvida, deixe sua pergunta nos comentários, adoraríamos ajudá-lo!