Você considera importante centralizar a comunicação da sua empresa contábil? Se a sua resposta for não, ela pode estar correndo sérios riscos.
A comunicação descentralizada é uma das principais causadoras de problemas como: retrabalho, queda de produtividade, prejuízos financeiros e muitos outros. Mas há como reverter a situação.

Por isso, falaremos nesse post sobre alguns dos sintomas mais graves que uma empresa com problemas na comunicação enfrenta e depois explicaremos como resolvê-los com base na experiência do Projeto Gestta que tem auxiliado diariamente diversas empresas do ramo. Aproveite a leitura!

Conheça as consequências de uma comunicação ineficiente

Uma empresa deve funcionar como um pelotão militar em meio a guerra. Dentro do grupo há o tenente, que comanda todo a equipe e em seguida surgem os sargentos, militares com experiência de guerra. Depois vêm os grupos de combate e apoio que contam com soldados especializados em primeiros socorros e transferência de informações.

Durante uma guerra é extremamente importante que cada um tenha plena consciência de sua obrigação dentro do grupo. Um soldado sem experiência jamais deve tomar atitudes sem o consentimento dos sargentos. Os médicos precisam focar mais no cuidado com os feridos do que no abate de inimigos, etc.

Essa divisão de tarefas só acontece porque um pelotão preza pela excelência na comunicação interna. Saber ouvir e acatar as ordens superiores é fundamental, caso contrário, o número de soldados abatidos pode ser alto e a missão provavelmente fracassará.

No caso das empresas, guardadas as devidas proporções, a comunicação tem importância semelhante. Obviamente que as regras não precisam ser tratadas com o rigor militar, mas se não houver uma comunicação eficiente que deixe claro as obrigações de cada colaborador os resultados podem ser bastante desastrosos. Alguns dos principais problemas causados pela comunicação ineficiente são:

• Queda de produtividade. A falta de comunicação eficiente é uma das grandes responsáveis pelos altos índices de retrabalho em um escritório contábil;

• Falta de controle de atividades. Consequência do problema anterior, a falta de controle acontece quando o gestor não sabe exatamente em que o colaborador está trabalhando e não consegue prevenir atrasos;

• Falha na tomada de decisões. Acontece porque a falta de comunicação impede que os departamentos da organização atuem de forma integrada o que dificulta a coleta de dados para tomar decisões importantes;

• Perda de competitividade. Quando o índice de retrabalho é alto em um escritório contábil os prejuízos com multas crescem o que diminui o lucro da empresa e a faz perder market share.

No fim das contas o pelotão contábil pode perder de fato a guerra da competitividade, mas não precisa ser assim com você. Existem algumas dicas que podem integrar a comunicação da sua empresa contábil em um nível de dar orgulho a qualquer oficial militar de alto escalão. Se deseja conhecê-las não pode deixar de ler o tópico a seguir.

Priorize a eficiência

A primeira coisa que você precisa entender é que uma comunicação eficiente precisa ser centralizada, no sentido de que os departamentos possam trabalhar de forma integrada e as informações relacionadas aos negócios da empresa estejam a disposição de todos.

Desta forma, as chances de haver gargalos na circulação de informações será muito menor. Eis algumas boas formas de se fazer isso:

1- Criando canais de comunicação

Uma excelente forma de incentivar a troca de informações entre os setores e otimizar a comunicação da sua empresa contábil é criando canais para tal. E isso engloba desde os programas de mensagens instantâneas até as festas corporativas (happy hours, aniversariantes do mês, etc.) que podem acontecer periodicamente. Profissionais que podem relaxar juntos tendem a criar o hábito de se comunicar também durante o expediente.

Dentro da empresa você pode incentivar a comunicação por meio da cultura dos feedbacks pord exemplo, com reuniões individuais e periódicas entre você e os liderados, encontros em grupo para que todos possam expor ideias relacionadas a algum problema que a empresa esteja enfrentando, etc.

Saiba Mais: 4 dicas para melhorar a comunicação entre os departamentos do seu escritório contábil

2- Incentivando a interação entre profissionais

Quando os profissionais do seu escritório precisam tomar decisões eles costumam consultar outros colegas de trabalho? Pois deveriam. Fomentar esse tipo de hábito mostra aos colaboradores que decisões coletivas tendem a ser muito mais eficientes do que as individuais. Cada um pode agregar com o próprio conhecimento e as chances de uma falha passar despercebida é muito menor.

3- Transmitindo informações sobre a empresa

Como esperar que os gargalos da comunicação sejam eliminados pelos colaboradores se nem a empresa está se comunicando com eles? Ao invés de mandar no fim do ano uma enxurrada de números, dados e gráficos, que tal atualizar os colaboradores trimestralmente sobre o número de clientes, metas atingidas e promoções de cargos disponíveis?

Se você achou todos os procedimentos citados anteriormente um tanto complexos tenho uma boa notícia: Todos eles podem ser implantados com uso da tecnologia. Veja no próximo tópico:

Saiba mais: Como feedbacks melhoram a produtividade do seu escritório contábil?

 

Invista em um gestor de tarefas contábeis

Um gestor de tarefas contábeis permite centralizar a comunicação da sua empresa contábil em poucos dias, mas porque você deve fazer isso? Com dados disponíveis em um só ambiente, todos podem consultar as informações desejadas, de forma simultânea e o controle de atividades pelos gestores se dá com mais facilidade.

Em outras palavras uma ferramenta desse porte ajuda a reduzir custos, otimizar processos e ainda facilita a gestão de pessoas. Mas não para por aí. Os gestores de tarefas contábeis podem auxiliar na análise estratégica dos negócios. Confira!

Essas ferramentas emitem relatórios relacionados a faturamento, automatizam por exemplo o envio de documentos ( e ainda avisam quando o destinatário abrí-lo), unificam e-mails, protocolos, etc. Em um único ambiente o que facilita a análise de processos.

O melhor de tudo é que apesar da ampla funcionalidade, alguns gestores de tarefas contábeis podem ser implantados em no máximo 15 dias. Ou seja, é possível eliminar os gargalos e unificar a comunicação da sua empresa contábil em menos de um mês.

Informações importantes fragmentadas podem ser menos úteis do que dados simples centralizados e disponíveis em um único ambiente. Isso significa que saber apresentar é tão importante quanto o conteúdo que se apresenta. Por isso centralizar a comunicação da sua empresa contábil pode ser o melhor caminho para disseminar a informação desejada.