Gerenciamento de tempo – Saiba porque a falta dele pode te fazer perder dinheiro

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Tempo é dinheiro! Todo mundo já ouviu esse ditado ou até já o reproduziu em alguma conversa, mas você sabe mesmo como fazer a relação entre tempo e dinheiro? Você é capaz de identificar como o gerenciamento de tempo influi nas receitas e despesas do seu escritório? Pode parecer bobagem, mas as empresas contábeis podem perder muito dinheiro caso realizem uma gestão de tempo ineficiente.

A dificuldade em identificar como isso acontece se dá porque, num escritório contábil, não se perde um montante de dinheiro por vez. São pequenos gargalos que, ao final de um ano, podem significar uma quantia assombrosa de dinheiro que foi pro ralo.

Continue a leitura para encontrar um paralelo entre gestão de tempo e dinheiro no ramo contábil e identifique se isso acontece em seu escritório.

Muitos falam em gestão de tempo, mas poucos sabem o que é!


Gerenciamento de tempo não tem a ver apenas com ser organizado. Ora, fazer uma lista de atividades e ir ticando cada uma conforme for realizada te dá mais controle sobre os processos, mas não garante que tudo sairá como planejado. E se algum imprevisto acontecer, do que adianta ter tudo em uma lista?

Gerenciamento de tempo é sobre utilizar por exemplo, a Matriz de Eisenhower para definir prioridades, o que deve ser feito primeiro e porque deve ser feito primeiro, etc. É ter um planejamento para realizar o plano A, mas colocar o B em ação caso imprevistos apareçam. É também utilizar ferramentas para mensurar desempenhos e ir buscando objetivos cada vez maiores.

Por exemplo, no âmbito individual, eu sou uma pessoa que produz mais durante a noite. É quando todos foram dormir que eu sinto facilidade em liberar a criatividade para criar conteúdo, elaborar estratégias e revisar os materiais que já foram produzidos. Por isso, durante a manhã eu me limito a fazer tarefas mais operacionais como ler e responder e-mails. Se eu inverter a ordem, simplesmente não consigo dar conta de tudo o que tenho que fazer. Então após alguns testes, essa foi a forma mais produtiva que encontrei para trabalhar. Por outro lado, tiro um dia da semana para avaliar o que eu tenho que fazer, em que horário e qual será o plano B caso uma reunião seja cancelada, por exemplo. Tudo isso para não ficar com tempo vago. Deu pra perceber como a gestão de tempo é mais ampla?

Ok, mas e no caso de empresas contábeis, o que precisa ser feito? Confira no próximo tópico:

Descobrindo onde estão as sanguessugas de eficiência!


Sanguessugas fazem parte do grupo dos anelídeos e são “primas” das minhocas. Costumam se fixar no corpo de outros seres vivos por meio de ventosas e, depois disso, passam a se alimentar do sangue de suas vítimas de forma totalmente parasitária.

No universo contábil, existem algumas atitudes que podem ser comparadas às sanguessugas, pois se instalam em etapas dos processos contábeis e, a partir daí, passam a sugar sua eficiência. Por tanto, o primeiro passo para otimizar o gerenciamento de tempo é descobrir esses gargalos existentes nos fluxos de trabalho.

Eles geralmente aparecem:

1- Nas atividades repetitivas

Preencher planilhas, inserir dados em NFs, enviar e-mails, cobrar clientes, dar baixa em tarefas concluídas… Essas tarefas são fundamentais no dia a dia de qualquer escritório, mas são extremamente repetitivas, tomam tempo e são altamente suscetíveis à falha humana. E, claro, prejudicam o seu gerenciamento de tempo. Caso este último problema aconteça, inclusive, perde-se mais tempo no retrabalho e com o tempo essas atividades literalmente minam a motivação de qualquer colaborador.

2- Na falta de visibilidade

Quando um gestor não consegue enxergar quais colaboradores estão fazendo o quê e quanto tempo falta para a conclusão dessas atividades, ele tem 2 problemas: Corre o risco não só de sobrecarregar seu time, como também fica impedido de prever atrasos que podem acarretar em multas. E caso nada seja feito, de tanto acontecer, os problemas acabam virando parte do processo e minando o seu gerenciamento de tempo

Quer um exemplo? Atrasos na entregas de obrigações fiscais que geram multas. Infelizmente em muitos escritórios essa falha é tão comum que a empresa já aprendeu a conviver.

3- Na má qualidade do atendimento ao cliente

Se a má gestão de tempo é um problema para alguns escritórios atualmente, imagina o estrago que ela pode fazer quando os clientes dobrarem?

Obedecer prazos, evitar multas, responder e-mails, dar atenção para os clientes, ser proativo em relação às necessidades dos clientes, para que tudo isso aconteça, a gestão de tempo tem que ser muito eficiente.

Cortando o mal pela raiz!


Quando você coloca um colaborador para realizar atividades repetitivas e que não demandam uma visão estratégica, você simplesmente paga pelo conhecimento de um profissional que acaba não o utilizando. Isso pode ser resolvido com um uma ferramenta de gestão contábil, por exemplo que automatiza todas essas atividades e disponibiliza o profissional contábil para cuidar de atividades mais complexas.

No caso da falta de visibilidade, um sistema online de gestão também pode ser bastante útil, já que ajuda a centralizar todas as demandas em uma única plataforma e, assim, permite maior controle do gestor. Já imaginou se todo o dinheiro gasto com multas em um ano fosse investido na expansão do escritório?

Por último, a má qualidade no atendimento ao cliente, obviamente impede o crescimento do escritório e dificulta por exemplo a geração de valor sobre os serviços prestados. Com isso você pode enfrentar resistência sobre o valor dos honorários, dificuldade em fechar com clientes de grande porte e sofrer constantes atrasos nos pagamentos pelos serviços prestados. Então o melhor a se fazer é investir em um sistema centralizado e multicanal de atendimento ao cliente.

Uffa! quanta coisa não é mesmo? Eu sei que há muita informação, então vou dar uma revisada relâmpago:

Basicamente realizar um bom gerenciamento de tempo não significa criar uma lista, é preciso ser mais amplo e consequentemente ter um pouco mais de trabalho. Por outro lado, não fazer nada em relação aos gargalos pode fazer sua empresa desperdiçar uma quantia significativa de dinheiro e consequentemente atrapalhar a expansão do negócio.

Gostou desse conteúdo? Tem mais alguma dica sobre gerenciamento de tempo para compartilhar com a gente? Deixa aqui nos comentários =)

4 respostas

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *