Como líder, um dos maiores presentes que você pode dar aos membros de sua equipe é um Feedback Efetivo e honesto – e, ao contrário do que se possa imaginar, não precisa necessariamente ser positivo. Embora o Feedback positivo aumente a confiança do colaborador, o Feedback negativo, quando bem colocado, também tem seu valor.
O Feedback Efetivo dos funcionários é uma ferramenta incrivelmente poderosa. Se oferecido adequadamente, ele tem a capacidade de crescer e desenvolver as pessoas da sua organização, melhorar os níveis de confiança e comunicação e fortalecer os vínculos entre funcionários e gerentes. Porém, infelizmente, o Feedback em algumas empresas é ignorado ou omitido inteiramente, por falta de preparo dos gestores. E um Feedback quando mal executado, pode ter um efeito reverso: a desmotivação da equipe ou do funcionário.
De fato, passar um Feedback Efetivo, no momento certo, não é uma tarefa fácil, mas isso não é motivo para deixar de oferecer essa ação aos seus colaboradores, com cuidado e frequência.
Por isso, neste conteúdo irei te mostrar a importância de oferecer a sua equipe um Feedback Efetivo e como fazer isso de forma construtiva e eficaz.
Vamos lá?
O que é um Feedback?
O Feedback consiste em fornecer uma análise sobre determinada tarefa ou função. É um retorno que proporciona a quem recebe, a oportunidade de entender melhor os pontos fracos e fortes de suas ações. Isso permite a ele realizar os ajustes necessários e rever suas condutas para potencializar e melhorar seus resultados.
Podemos entender também que o Feedback Efetivo trata de olhar e analisar o presente para construir o futuro da melhor forma possível.
A análise oferecida pelo Feedback pode ser feita pelo líder para o liderado, ou vice-versa. O objetivo é levar quem está o recebendo a entender mais sobre o seu comportamento, junto a empresa ou equipe.
Portanto, o Feedback Efetivo é um meio de comunicação. É uma forma de investir na relação entre empresa e colaborador, para que haja o aprendizado e melhora constante do profissional que o recebe.
Para que serve o Feedback Efetivo
O Feedback Efetivo serve para orientar o colaborador, líder ou equipe, para o melhor caminho. E trabalhar sem ele é como partir em uma viagem sem GPS: o colaborador pode até ter um bom senso de direção, mas isso pode não ser suficiente para mantê-lo no rumo certo.
Ou seja, como um instrumento de comunicação, o Feedback Efetivo, é essencial para que líderes e equipes saibam se estão na direção certa e próximos a cumprir seus objetivos profissionais e, até mesmo, pessoais.
O Feedback Efetivo serve para:
- Conhecer pontos fortes e ter a oportunidade de aperfeiçoá-los;
- Reconhecer pontos fracos para revertê-los em aprendizado;
- Promover habilidades como autoconhecimento, inteligência emocional e resiliência;
- Melhorar a motivação;
- Construir e manter relacionamentos com um diálogo aberto e honesto;
- Dar reconhecimento;
- Melhorar a qualidade do trabalho, tanto de um indivíduo, quanto das equipes;
- Ajudar a alinhar a estratégia com aqueles que tiverem dificuldade com algumas metas e tarefas;
- Definir e explicar as expectativas em relação ao comportamento e desempenho, permitindo ao colaborador atender e superar seus objetivos;
Assim, o Feedback Efetivo serve para alinhar o trabalho do profissional ao que de fato a empresa espera dele.
Quais os tipos de Feedback
Há dois tipos de Feedbacks que podem ser explorados dentro de uma relação profissional.
A seguir entenda melhor cada um deles:
Feedback Positivo
Esse tipo de Feedback é muito bem recebido, pois visa reconhecer o mérito de um bom trabalho.
Ele é importante para mostrar que a empresa reconhece o trabalho e a dedicação do profissional e isso o motiva a seguir em frente se aperfeiçoando cada dia mais.
Este tipo de devolutiva pode ser realizado em público, como em reuniões de equipe, pois ele expõe o sucesso e incentiva outros colaboradores a seguirem esse tipo de comportamento.
Vale ressaltar que a carência desse tipo de Feedback pode trazer insegurança, desmotivação e a crença do colaborar de que seu trabalho não está sendo bom o suficiente, assim como o excesso pode acomodá-lo.
Feedback Negativo ou Corretivo
O Feedback Negativo ou Corretivo, não deve ser encarado como algo ruim. Ele representa o momento em que se deve apresentar críticas construtivas. É preciso expor a quem o recebe, pontos em que houveram falhas e mostrar como é possível melhorar. É neste momento que o locutor deve ser o guia e mostrar o caminho certo.
Este tipo de feedback é preferível que se ofereça de forma privada, a fim de evitar constrangimentos.
Além disso, no Feedback Negativo as palavras devem ser usadas com cuidado, pois, dependendo do perfil do colaborador, elas podem influenciar de forma ruim fazendo com que o Feedback perca sua finalidade.
Nós dois tipos de Feedback devem-se manter a finalidade da ação, que é: elevar o colaborador a outro nível e não apenas apontar seus pontos fortes com elogios ou seus pontos fracos com críticas. Ou seja, todo Feedback deve ser efetivo e construtivo.
Quais as características de um Feedback Efetivo
O Feedback Efetivo é aquele em que o destinatário é capaz de receber as informações e ajustar seu comportamento de acordo com o que lhe foi dito.
Como vimos até agora, o Feedback não é crítica, condenação ou julgamento e sim o momento de ser transparente. Ele chega com o espírito de melhoria do indivíduo e da equipe, levando colaborador a melhor versão de si mesmo.
O Feedback Efetivo tem características como:
- Imediato
O Feedback Efetivo costuma acontecer no momento onde o trabalho ou a situação apontada ocorreu.
- Específico
O Feedback Efetivo oferece ao colaborador uma abordagem específica com etapas de ação claras e direcionadas para atingir um objetivo ou aumentar o desempenho;
- Não é crítico
Comentários críticos e julgadores podem destruir o desempenho de um colaborador, pois reduzem a motivação. O Feedback Efetivo é altamente descritivo e aponta para maneiras de melhoria;
- Constrói pontos fortes
Se o Feedback estiver sempre focado nas fraquezas de quem o recebe, frustrará ambos. Por isso, é importante fazer o possível para solucionar certas fraquezas e capitalizar as melhores qualidades e atributos do colaborador;
Como aplicar um Feedback Efetivo
Dar Feedback é importante, mas saber como entregá-lo de forma eficaz é essencial.
Por isso, selecionei 5 dicas, com exemplos construtivos, para que você possa aplicar um Feedback Efetivo a sua equipe.
1- Comece com o positivo
Se você precisar dar um Feedback Negativo, referente a um trabalho ou ação de um colaborador, tente começar inicialmente com o que ele fez bem. Como indivíduos, tendemos a internalizar críticas muito mais que elogios. Portanto, quando você define uma crítica de maneira positiva, é menos provável que os funcionários a tomem como algo pessoal.
Exemplo:
Em vez de: “Sua comunicação não está de acordo com a voz da empresa”.
Tente o seguinte: “Gostei muito de como você direcionou essa conversa. Porém, identifiquei alguns casos em que ela não corresponde à voz da empresa. Vamos alinhar como isso deve ser feito?”
2- Seja específico
É importante que o seu Feedback seja específico, se você quiser torná-lo benéfico. Então procure evitar avaliações generalizadas sobre algo ou fazer perguntas vagas. Coloque o máximo de detalhes possíveis no seu comentário para torná-lo transparente.
Exemplos:
Em vez de: “Você foi demais!”
Tente o seguinte: “Gostei muito da maneira que você apresentou o balancete ao cliente x.”
Em vez de: “Você pode tornar seu balancete um pouco mais claro e consistente?”
Tente o seguinte: “Seu balancete é muito útil e intuitivo. No entanto, as duas últimas colunas não são tão claras quanto às demais. Consegue torná-las mais consistentes?”
3- Seja objetivo
Tente se concentrar em informações factuais e justificar seu Feedback, especialmente se for negativo. Busque não basear seu julgamento em informações subjetivas, sentimentos e emoções pessoais.
Exemplo:
Em vez de: “Não gostei da maneira que você respondeu o email desse esse cliente”.
Tente o seguinte: “Fiquei satisfeito com a rapidez com a que você respondeu ao e-mail desse cliente. No entanto, da próxima vez, poderia detalhar melhor como o problema dele está sendo resolvido?”
4- Dê conselhos acionáveis
Dar conselhos acionáveis é incrivelmente importante quando você precisa dar um Feedback, principalmente, Negativo. Não faz sentido criticar um trabalho, se você não disser como melhorá-lo. Tente sempre oferecer dicas sobre as quais o funcionário poderá trabalhar. Observe também seus comentários para garantir que ele entendeu o que deve ser feito.
Exemplo
Em vez de: “Acho que você poderia melhorar a sua fala durante as reuniões”.
Tente o seguinte: “Notei que você tem certa dificuldade em falar em público. Tem algo que te deixa desconfortável nesse tipo de situação? Será que participar de algumas reuniões ao meu lado como ouvinte, podem ajudá-lo?
5-Torne o Feedback frequente
O Feedback para ser efetivo, deve ter frequência – não espere apenas uma avaliação anual antes de informar um colaborador sobre o progresso ou retrocesso dele.
Principalmente se você estiver insatisfeito com a maneira como um colaborador concluiu alguma tarefa. Se você não fornecer um Feedback próximo do acontecimento, ele continuará cometendo os mesmos erros sem saber.
Exemplo
Em vez de: “Não sei dizer quando, mas nos reuniremos novamente para entender sua melhora”
Tente o seguinte: “O que acha de nos encontramos daqui a 15 dias para acompanhar como anda seu desempenho?
6- Comunique cara a cara
O Feedback Efetivo deve acontecer pessoalmente, ou por videoconferência sempre que possível. Assim funcionário tem a chance de fazer perguntas, o que torna seu Feedback mais genuíno e imediato.
Exemplo:
Em vez de: “Enviaremos um Feedback, por escrito, sobre o último balanço que concluiu.”
Tente o seguinte: “Gostaria de dar um Feedback sobre a conclusão do balanço referente ao cliente X. Vamos marcar uma reunião?
Como se preparar para conduzir um Feedback Efetivo
Como disse no início do artigo, dar um Feedback Efetivo não é uma tarefa fácil, por isso muitos líderes acabam por procrastinar esse tipo de reunião. Às vezes por não saber como conduzir ou por não estar bem preparado.
O resultado de não se preparar para esse momento é que a ação que poderia ser super construtiva, pode resultar em um bom colaborador se sentindo desvalorizado ou um funcionário com pontos a melhorar, sem saber exatamente quais são eles.
Então vamos entender como deve ser a preparação antes do Feedback para que sua utilidade não se perca.
1- Tenha um roteiro
Para um Feedback ser efetivo, ele não pode ser improvisado. Por isso tenha um roteiro a seguir. Saiba os motivos pelo qual você dará o Feedback, entenda por onde e como começar.
Separar em tópicos os assuntos que deseja abordar pode ser um bom começo.
2- Quebre a tensão
Tente não começar falando direto sobre as questões profissionais, resultados e o que você espera do colaborador. Comece criando um clima agradável, deixe-o confortável e ciente de que este momento não deve ser temido. Caso contrário, o modo defensivo será ativado o que poderá levar por água abaixo o objetivo desse encontro.
3- Esteja focado
Entenda que o Feedback Efetivo não é uma retrospectiva do tempo de serviço do colaborador, mas sim um momento para abordar e buscar melhorias em tópicos específicos.
4- Tenha dados reais
Um Feedback Efetivo deve se basear em dados e métricas. Então, tenha em mãos um relatório com o desempenho do seu colaborador. Saiba como foi o trabalho dele durante o perdido que será avaliado, como andam seus atendimentos e o rendimento de suas tarefas. Assim terá a base que precisa para direcioná-lo.
5- Tenha um plano de ação
O objetivo do Feedback Efetivo é apresentar soluções e não apontar falhas e culpados, por isso é importante definir, antes da reunião, quais orientações serão dadas para que ele melhore. É possível indicar cursos, mentorias, treinamentos com outros colaboradores e lembre-se de se comprometer a acompanhá-lo nesta jornada.
6- Esteja pronto para ouvir
O Feedback Efetivo é composto por diálogo, ou seja, o colaborador também deve falar e apresentar o seu ponto de vista, seja sobre os pontos fortes, fracos dele, ou sobre os seus.
Então esteja pronto para ouvir o que ele tem a dizer e preparar-se para não agir de forma defensiva, lembre-se que esse momento deve ser aberto para a honestidade profissional.
O que deve ser evitado durante um Feedback Efetivo
Alguns posicionamentos podem gerar um efeito contrário durante um Feedback e, por isso, devem ser evitados:
- Indisponibilidade: quando o líder não está disposto a ouvir críticas sobre si ou sobre a empresa;
- Cobrança: não se pode exigir algo que nunca foi estipulado como meta para o colaborador;
- Exposição: não se deve expor o colaborador, principalmente, durante um Feedback negativo, o ideal é que ele seja feito individualmente;
- Achismos: o Feedback Efetivo deve se basear em dados e fatos;
- Exagero: criticar demais pode desmotivar e elogiar em excesso pode ocasionar acomodação. Por isso, é preciso encontrar o equilíbrio entre esses dois pontos;
- Pessoal: o Feedback não é pessoal e sim profissional. Lembre-se de não deixar questões ou pensamentos pessoais interferirem em seu posicionamento profissional.
Quais as vantagens de um Feedback Efetivo
O Feedback, quando bem executado, pode trazer benefícios valiosos a empresa e ao colaborador.
Conheça alguns deles:
- Reduz conflitos
Saber o que um líder pensa pode melhorar a comunicação e tornar a relação entre ambos mais amena e o Feedback Efetivo é o que torna isso possível. Com ele todos permanecem alinhados, trabalhando para a melhoria mútua, com transparência.
- Motiva o colaborador
Quando o Feedback é feito de maneira construtiva, mesmo sendo negativo, pode engajar um colaborador. Pois ele entenderá exatamente o que melhorar e terá direcionamento de como isso deve ser feito.
Um Feedback Efetivo cria um ambiente mais fértil, onde todos podem desenvolver seus potenciais. A ideia do Feedback é oferecer uma proposta de valor para o colaborador que não esteja embasada apenas no aspecto financeiro. O ambiente, o clima e a cultura gerada pelos Feedbacks Efetivos contam para atrair e reter seus profissionais.
- Melhora a performance
Empresas de alta performance são caracterizadas pela maior maturidade da sua estrutura organizacional e de seus colaboradores. Por isso, um Feedback Efetivo tende a levá-los a melhor versão, pois seus pontos fracos serão corrigidos e os fortes potencializados.
Isso ajuda a melhorar a sua margem de lucro, o índice de produtividade e o nível de suas equipes.
Pronto para aplicar o Feedback Efetivo em sua empresa?
Espero que este artigo tenha te ajudado a entender a importância e as inúmeras vantagens de um Feedback Efetivo.
Agora é colocar em prática!
Pense nas situações em seu dia a dia em você que poderia oferecer um Feedback Efetivo e tente demonstrar abertura e apreciação quando recebê-los também. Essa atitude será um grande diferencial e talvez o primeiro passo para disseminar essa cultura em sua empresa.
