É fato que a utilização de uma ferramenta de gestão contábil assumiu um papel fundamental no dia a dia do contador que deseja otimizar seus resultados. E para manter a competitividade e o alto padrão de entrega em meio a transformação que vem acontecendo nesse mercado, é imprescindível aprimorar o trabalho do seu escritório com o apoio dessa ferramenta. Afinal, com o sistema certo é possível aumentar a satisfação e retenção do seu cliente, organizar seus  processos, trazer qualidade às suas entregas, otimizar seu atendimento, prever riscos e, consequentemente, gerar mais lucro. Inclusive, já falei aqui no blog sobre como estabelecer um padrão de qualidade nos serviços do escritório e promover uma gestão integrada e centralizada dos seus canais de comunicação com o cliente são aspectos fundamentais para fidelizar sua carteira e consequentemente reduzir o churn, certo? 

Por isso, agora eu vim falar sobre como essas duas tarefas podem ser facilitadas com a ajuda de uma boa ferramenta de gestão para otimizar seus processos e automatizar sua rotina, trazendo  o tão sonhado padrão de qualidade ao seu escritório. Quer saber como? Então continue lendo!

Como uma ferramenta de gestão contábil pode fomentar um padrão de qualidade aos seus processos? 

Quando um escritório utiliza uma ferramenta de gestão contábil, todos os colaboradores ficam condicionados a executar as tarefas de forma padronizada, seguindo o fluxo estabelecido pelo sistema. Dessa forma, o famigerado padrão de qualidade, que mencionei no início, é aplicado de maneira prática à rotina. Isso acontece porque, independente de qual colaborador realize determinada tarefa, ela sempre será feita da mesma forma, seguindo um padrão de regras determinadas no sistema. 

Para exemplificar, vou usar um dos processos mais burocráticos de uma contabilidade: a abertura de empresas. Com uma ferramenta de gestão contábil é possível criar um fluxo para essa tarefa, que vai do início, quando a contabilidade recebe os documentos para a abertura, até o final, quando a junta autoriza e libera a inscrição estadual. Tudo isso seguindo caminhos e prazos já traçados e desenhados dentro da plataforma. E independente do colaborador que venha a fazer esse processo, tenha ele grande experiência ou não, saberá exatamente como deve proceder e quais prazos terá que cumprir. 

Além disso, quando o escritório utiliza uma ferramenta de gestão contábil, o cliente também consegue acompanhar o processo e não fica perdido sem saber em qual etapa está a abertura de sua empresa. Dessa forma, ele sempre sabe o que esperar do seu escritório e não tem receio de ser negativamente surpreendido. 

Agora, imagine como seria entregar um mesmo padrão de serviço, fazendo as coisas de forma manual e offline, por meio de planilhas, por exemplo? Bem difícil, não é mesmo? 

Sem uma ferramenta para padronizar esse processo, cada colaborador executa a tarefa a seu modo, com prazos indefinidos e sem o acompanhando do cliente. Isso não quer dizer que a tarefa não teria qualidade, no entanto seria inconsistente. E cada vez que esse processo fosse iniciado, seria executado de uma maneira diferente. Deixando o cliente sem saber o que esperar, o que poderia trazer insatisfação e, consequentemente, afetar o sua taxa de churn. 

Lembre-se que o padrão entregue pelo seu escritório, deve ser o padrão da sua empresa, e não o padrão do seu colaborador. Isso também diz muito a respeito da identidade do seu negócio. Afinal, o padrão de qualidade entregue ilustra sua posição frente aos concorrentes. 

A automação proporcionada por uma ferramenta de gestão contábil também pode contribuir na construção de um padrão de qualidade?

A automação também contribui para estabelecer um padrão de qualidade às demandas do seu escritório. Isso porque, quando tarefas de caráter repetitivo e operacional são feitas manualmente pelos colaboradores, esse processo se torna inconsistente. Afinal, o colaborador pode decidir a forma com que pretende executar essa tarefa e quais caminhos e prazos pretende seguir. 

 Já com uma ferramenta de gestão contábil, que permite automatizar essas demandas, é possível garantir que elas  sejam feitas sempre da mesma forma. E isso contribui tanto para a garantia do padrão de qualidade, quanto para ganhar tempo e também evitar que algo fique pra trás. 

Quando o processo todo já está desenhado e automatizado no sistema, reduz-se os riscos de, por exemplo: 

  • Perder prazos
  • Esquecer de enviar documentos
  • Gerar multas por atraso na conclusão de uma tarefa
  • Esquecer de cobrar um parceiro

Algumas ferramentas também contam com um ótimo sistema de lembretes, que avisam o colaborador através de um dashboard contábil, quais tarefas estão em atraso, quais estão para vencer e quais podem vencer e gerar multa. Ter esses tipos de lembretes sempre a vista permite que você e sua equipe tenham maior segurança sobre suas atividades, algo que uma gestão baseada em planilhas não pode oferecer ao seu escritório

Ou seja, esse tipo de ferramenta não deixa nada passar batido, o que torna quase impossível esquecer algum detalhe. Tudo isso contribui para a entrega de serviços mais eficientes e rápidos, demonstrando para a sua carteira de clientes o quanto seu escritório é comprometido e organizado, o que os deixará cada vez mais encantados com o trabalho de sua equipe, reduzindo, consequentemente, o seu churn e fidelizando sua carteira de clientes. Afinal, quem irá pensar em deixar um escritório altamente tecnológico, eficiente e assertivo como esse, não é mesmo? 

A centralização do atendimento também pode contribuir na redução do churn??

Um dos aspectos mais defendidos nesse blog para a retenção de clientes e redução do churn é a oferta de múltiplos canais de atendimento. Ou seja, a capacidade do seu escritório em promover diferentes canais para que o cliente escolha onde e como deseja ser atendido.  

No entanto, não basta oferecer múltiplos canais se a gestão deles não for feita com qualidade. Por isso, outro ponto que digo ser importante neste contexto é a gestão centralizada e integrada desses canais. Afinal, oferecer um padrão de atendimento diferente em cada um deles pode ser mais negativo do que positivo para o seu escritório. 

A gestão centralizada integra todos os canais de diálogo com o seu cliente com o intuito de fazer alinhamentos rápidos e eficientes com o menor ruído possível. É também uma maneira de encontrar as melhores soluções de um problema ou de uma demanda do seu parceiro sem perder a qualidade do atendimento.

Outro ponto importante da centralização desses canais é ter dados mais precisos na hora de se realizar o atendimento. Sem informações certeiras sobre determinado problema ou cenário fornecido pelo cliente, o atendimento pode ficar comprometido. 

Esses dados passam por preferências do cliente, histórico de chamados, etc. E eles precisam ser minimamente estruturados para que tudo seja feito de forma prática e rápida. 

Em uma gestão centralizada, essa organização é mais funcional e deixa as informações mais fáceis de serem acessadas. Além de permitir que os dados do cliente possam ser acessados por todos que tenham permissão dentro da empresa. Isso significa que, em um cenário em que muitos departamentos, como o contábil,  melhoram o índice de satisfação do consumidor, as pessoas terão um único lugar para acessar essas informações, ao invés de cada um ter seu próprio repositório. 

Dessa forma, todo o processo é otimizado, ganhando tempo e qualidade no atendimento ao cliente, melhorando o relacionamento com eles e os deixando mais satisfeitos com o seu trabalho em todos os aspectos.

E se você tem dúvidas sobre como fazer isso, saiba que não é preciso muito. Na verdade, dois elementos chaves são fundamentais: treinamento e tecnologia. 

Para o treinamento você pode apostar nos exemplos abaixo:

  • Desenvolver as habilidades interpessoais;
  • Compartilhar tudo sobre o serviço;
  • Usar cases para exemplificar o treinamento;
  • Criar manuais com scripts de atendimento referente aos chamados de maior volume e compartilhe;
  • Criar um programa de mentorias.
Já para a tecnologia, como já venho falando ao longo de todo esse conteúdo, nada mais efetivo do que uma ferramenta de gestão contábil capaz de integrar todos esses canais e ainda trabalhar em consonância com as tarefas do seu escritório. 

Por exemplo, algumas dessas ferramentas contam com uma opção de abrir chamados a partir de uma mensagem recebida pelo WhatsApp ou acompanhar se o cliente abriu o email e baixou o anexo que você encaminhou. Isso torna o atendimento muito mais assertivo e otimizado, afinal, é possível ter o controle de tudo e nenhuma informação passa despercebida. 

Além disso, a centralização também ajuda a manter todo o histórico de atendimento registrado em um único lugar, evitando assim o desencontro de informações e repetição do cliente. 

Lembre-se que, à medida que seu escritório cresce, o mesmo ocorre com o seu banco de dados de clientes. Então, a cada dia pode ficar mais difícil centralizar e otimizar suas comunicações. Com isso, conversas importantes podem ser esquecidas prejudicando todo o trabalho que você e sua equipe têm feito.  

Portanto, manter a gestão centralizada desses canais ajuda não só a impulsionar seus resultados, como fidelizar seu cliente.

Pronto para começar? 

E aí, esse artigo te ajudou a compreender como uma ferramenta de gestão pode otimizar seus processos,  automatizar sua rotina e trazer padrão e qualidade aos serviços do seu escritório? Espero que sim! Afinal, creio que eu tenha oferecido bons insumos para isso. 

No mais, agora que você sabe o quão importante é fazer uso dessa ferramenta, deixo aqui um último conselho: ao escolher uma ferramenta de gestão contábil, procure por uma que seja voltada para atender as necessidades específicas da sua empresa. Ou seja, opte por aquela que foi feita para o seu mercado. Assim, será mais fácil usufruir de tudo o que mencionei neste conteúdo, combinado?

Agora é com você!