Imagine que seus colaboradores, todos os dias pela manhã, tenham que verificar seus e-mails (checar planilhas ou uma pilha de papel sobre a mesa), para saber o que precisam fazer e qual será sua jornada de trabalho. Parece algo normal, certo? Agora imagine que a caixa de entrada deles tenha mais de 50 emails todos os dias e eles gastem um tempão para ler todos eles e organizar suas demandas. Sem perceber, estarão desperdiçando horas por semana, quando essa tarefa poderia ser simplesmente facilitada com uma ferramenta de gestão de processos. 

E este artigo é justamente sobre isso! Sobre como uma ferramenta de gestão pode ajudar seu escritório a automatizar o trabalho, economizar tempo e aumentar significativamente a produtividade da equipe.

Quer saber como? Então continue lendo!

6 maneiras que uma ferramenta de gestão de processos pode aumentar a produtividade do seu time

Se meu exemplo sobre os emails não o impressionou, imagine por um segundo, que todos os seus departamentos parem para fazer esse processo todos os dias? Quanto tempo seu escritório perderia por mês? Ou por ano? Claro, é impossível trabalhar sem se organizar. Mas, realizar esse processo manualmente é fazer mal uso da sua força de trabalho. Afinal, com uma ferramenta de gestão de processos, você pode economizar tempo e esforço com a automação de algumas tarefas repetitivas. Isso pode incluir a organização da rotina dos colaboradores de forma automática até a aprovação e revisão de papelada e processamento de documentos grandes. 

Com uma boa ferramenta de gestão de processos seu escritório pode facilmente definir o prazo para uma tarefa específica,. Assim como a sequência dos processos que vêm depois e quem será responsável por eles. 

Dessa forma, todas as tarefas são atribuídas cuidadosamente às pessoas certas, de acordo com os cronogramas definidos. 

Uma ferramenta de gestão de processos é essencial para a transição dos processos de negócios de bons para melhores. Assim como o gerenciamento adequado do fluxo de trabalho. 

Ou seja, tudo isso pode, e vai, aumentar a produtividade de sua equipe e de seu escritório em geral. Quer saber como? Aqui estão algumas maneiras que uma ferramenta de gestão de processos pode aumentar a produtividade do seu time

1 – Define o fluxo de trabalho 

Ainda usando o exemplo que citei no início deste artigo, imagine que sua equipe tenha aquele trabalho todos os dias ou procure você para saber o que precisam fazer e como fazer. Isso impactaria diretamente a rotina de todo o escritório. 

No entanto, com uma ferramenta de gestão de processos, há transparência de todas as demandas e fluxos de trabalho que seus colaboradores precisam fazer. 

Essa ferramenta também define todas as etapas e prazos que precisam ser cumpridos para a conclusão de determinadas tarefas. Assim, o resultado disso é que todos os serviços são concluídos e aprovados com mais eficiência. 

Além disso, com uma ferramenta de gestão de processos é possível acompanhar o histórico do trabalho realizado e o que falta para que uma tarefa seja concluída. Isso economiza seu valioso tempo, que seria desperdiçado para atualizar seus colaboradores todos os dias. 

2 – Elimina tarefas repetitivas

Todo escritório conta com diversas tarefas repetitivas, como cobrar clientes, enviar e-mails, atualizar relatórios, entre outros.  

Essas tarefas são realizadas por seus colaboradores todos os dias de forma maçante e cansativa, desperdiçando o tempo e inteligência deles. É fato que esse tipo de processo deve ser feito, mas usar sua força de trabalho para isso não é eficiente. 

No entanto, com uma ferramenta de gestão esses processos podem ser automatizados e deduzidos da rotina de seus colaboradores. Isso, além de tornar o processo mais seguro, permite a eles concentrarem suas energias, criatividade e tempo em tarefas de maior valor para o seu escritório. 

Ou seja, com uma ferramenta de gestão de processos, seus colaboradores ganham mais tempo em suas rotinas e podem usar sua expertise para cuidar de atividades estratégicas como BPO Financeiro, Recuperação Tributária ou qualquer outra demanda que possa trazer lucro e produtividade ao seu escritório. 

3 – Melhora a responsabilidade

Se todas as tarefas forem definidas em cada etapa de um fluxo de trabalho, isso pode ajudar facilmente seu escritório a obter transparência e clareza em relação à responsabilidade de todos. 

Com uma ferramenta de gestão de processos é possível monitorar com eficiência a rotina e a demanda de seus colaboradores. Assim como, seus colaboradores sabem pelo que são responsáveis, quais seus prazos e o que você espera deles, tudo de forma muito clara.  

Isso porque, algumas ferramentas de gestão contam com dashboards que atualizam em tempo real as atividades e demandas do escritório, tanto para o colaborador quanto para o gestor. Isso garante que todos saibam o que precisa ser feito, quando e como, o que, consequentemente, melhora a produtividade e torna a rotina muito mais assertiva. 

Além disso, as notificações, prazos e lembretes sobre essas demandas são gerados automaticamente pela ferramenta, o que te permite acompanhar de perto todos os processos e responsabilidades de seus colaboradores sem ter que  microgerenciá-los . 

4 – Elimina gargalos 

Com maior transparência em relação à responsabilidade, fica mais fácil identificar gargalos no fluxo de trabalho e assim ganhar em produtividade.

Normalmente, os departamentos onde um grande número de tarefas fica travado são os locais que obstruem o fluxo de trabalho, levando a situações de gargalo. Um exemplo muito comum de uma situação de gargalo é um bloqueio criado por documentos que precisam de aprovação para iniciar o próximo processo. 

Com uma ferramenta de gestão de processos, esse fluxo acontece de maneira fluida e transparente, tornando possível encontrar esses e outros gargalos e assim ajustá-los.

O dashboard contábil, que mencionei anteriormente, também é um ótimo auxílio para essa questão, pois ele aponta com antecedência possíveis problemas que possam impactar a produtividade de sua equipe. Isso dá a você tempo hábil para solucioná-los e impedir que eles prejudiquem a rotina do escritório e de seus colaboradores. 

5 – Prioriza as tarefas

Priorizar tarefas é uma parte importante para poder cumprir prazos e ser produtivo. 

Quando um colaborador não sabe quais tarefas precisam ser realizadas primeiro, torna-se difícil administrá-las a tempo. Essencialmente, quando os colaboradores começam a trabalhar, eles podem ficar presos em tarefas de baixa prioridade, drenando assim o tempo de tarefas importantes.

Com uma ferramenta de gestão de processos é possível superar quaisquer problemas ou questões de priorização estabelecendo listas e sublistas para garantir que as tarefas certas sejam focalizadas. Isso não só agiliza o tempo da equipe, como garante que o trabalho seja feito em tempo hábil.

6 – Centraliza os dados 

As ferramentas de gestão de processos têm a vantagem de conectar todos os departamentos em um único fluxo simplificado de informações e dados relevantes. Além de permitir a comunicação inteligente e integrada entre as equipes. Ou seja, toda informação referente ao escritório fica centralizada em uma única ferramenta

Portanto, se um colaborador tiver que encontrar algo que enviou para você ou para um cliente há algum tempo, poderá encontrá-lo diretamente na ferramenta, de forma ágil e assertiva, ao invés de percorrer todos os seus e-mails ou demais canais. 

Uma ferramenta de gestão de processos pode se tornar um depósito central para todos os dados relevantes e organizacionais, vinculando os dados aos departamentos, funcionários e processos.

Viu como é possível?

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender melhor como uma ferramenta de gestão pode melhorar a produtividade do seu escritório. 

Uma ferramenta de gestão de processos pode ser o que seu escritório precisa para crescer ainda mais, pois ela fornece aos colaboradores funcionalidades avançadas de comunicação e colaboração. Enquanto isso, permite que você construa e supervisione os vários processos de negócios de maneira única e eficaz. Isso vai, não apenas melhorar os processos de rotina, mas também aumentar a produtividade da equipe, eliminando gargalos e tarefas desnecessárias e repetitivas do dia a dia deles. Agora é colocar a mão na massa e apostar em uma ferramenta que possa ajudá-lo!