A transformação digital trouxe vantagens e facilidades a diversos negócios, inclusive o contábil. Com isso, executar tarefas, antes burocráticas e manuais, se tornou mais simples. Principalmente, para aqueles que utilizam um ferramenta de gestão para própria para escritórios contábeis. 

Utilizar uma ferramenta de gestão para contadores é uma ótima forma de ganhar eficácia. Além de tornar seus processos mais seguros, ágeis e práticos. Com ele, você reduz horas de trabalhos manuais, conferências e cobranças de cliente. E o resultado disso é mais tempo para se dedicar a parte estratégica do seu negócio e focar na fidelização e prospecção de clientes. 

Mas com tantas opções no mercado, fica difícil escolher o melhor e mais adequado para a sua empresa. Então, para te ajudar nessa decisão, no artigo de hoje, listo  11 funcionalidades essenciais que você deve considerar ao escolher uma ferramenta de gestão para sua empresa contábil. 

Vamos lá? 

1- Ser online 

Na hora de escolher um sistema de gestão para o seu escritório, uma das primeiras coisas que você deve considerar é se ele é online.

Isso porque, com um sistema online você:

• Não precisa instalar nenhum programa no seu computador;
• Pode acessar de qualquer lugar e dispositivo;
• Garante a segurança dos seus dados e documentos;
• Consegue acompanhar em tempo real tudo que está acontecendo no seu escritório;
• Pode trabalhar em uma mesma tarefa junto com outro colaborador de maneira simultânea;
• Pode centralizar em um só lugar todos os registros, dados e documentos que toda a sua equipe gerar.

Nada disso é possível com um programa off-line no qual você precisa instalar no computador de cada funcionário e o que cada um faz fica limitado apenas a sua máquina pessoal.

Então, antes de tomar qualquer decisão em relação a uma ferramenta de gestão para sua empresa contábil é essencial se certificar que ela seja online.

2- Ter armazenamento em nuvem 

Dando continuidade as vantagens do seu sistema ser online, é importante mencionar a importância do  armazenamento em nuvem. Quando seus arquivos são armazenados na nuvem, eles não ocupam espaço nos computadores, não se perdem, podem ser acessados de qualquer lugar e ficam mais seguros. Isso porque as empresas que oferecem esse tipo de armazenamento utilizam métodos de segurança, mantendo os arquivos e os dados criptografados.  

Além disso, uma ferramenta de gestão para sua empresa contábil que oferece um armazenamento em nuvem, permite o fácil compartilhamento de dados com o seu cliente. Por isso, na hora de escolher, opte por uma que ofereça esse tipo de usabilidade.  

3- Ter um dashboard intuitivo 

O Dashboard, ou em português: “Painel de Controle” é a tela de onde você vai operar todo o seu escritório. Então, é essencial que esse ambiente tenha um layout  fácil de entender e de operar. Por isso, na hora de escolher a ferramenta de gestão para sua empresa contábil, peça para ver todo o Dashboard antes. Veja se ele mostra um resumo claro de tudo que está acontecendo no seu escritório e se consegue dar destaque a pontos de atenção como tarefas atrasadas ou com risco de multa, por exemplo.

Um dashboard intuitivo e de fácil leitura é o que permitirá a você visualizar os indicadores, métricas e dados que mostram a saúde do seu negócio. E uma boa ferramenta de gestão para sua empresa contábil deve ter um que se apresente de forma efetiva fácil e precisa,  com informações em tempo real.  

4- Contar com diferentes níveis de acesso 

Uma boa ferramenta de gestão para sua empresa contábil precisa ter diferentes níveis de acesso. Ou seja, deve oferecer uma visão estratégica para cada hierarquia. 

Por exemplo, você como administrador, precisa ter uma visão geral do seu escritório, o gerente de departamento deve focar em sua equipe e tarefas pertinentes ao seu setor e seus colaboradores devem ter uma visão mais enxuta de suas responsabilidades. Dessa forma todos sabem, de acordo com seu nível de acesso, como anda o desempenho de suas atividades. Otimizando assim sua rotina e planejamento.  

5- Ter um bom sistema de notificações e lembretes 

Um sistema para escritório efetivo não pode deixar nada deixar batido. Ele precisa deixar claro para você quais são os pontos de atenção do seu escritório, como:

• Tarefas atrasadas; 
• Tarefas passíveis de multa que estão para vencer;
• Clientes que não enviaram os documentos solicitados na data determinada;
• Clientes que ainda não baixaram os documentos que seu escritório enviou a ele;
• Entre outros.

Ter esses tipos de lembretes sempre a vista permite que você e sua equipe tenham maior segurança sobre suas atividades.

6- Te ajudar na organização de documentos 

A rotina de um escritório contábil pode ser bastante corrida e tumultuada e sem o auxilio da tecnologia então, pode ser ainda mais complicada, sobretudo com a quantidade de papéis gerados.  Por isso, outro critério que você deve observar na hora de escolher uma ferramenta de gestão para sua empresa contábil é se ela tem a capacidade de ajudar sua equipe a organizar os documentos da sua empresa contábil de maneira mais eficiente.

Se a ferramenta que você escolher tiver armazenamento em nuvem, como já mencionei alguns tópicos atrás, ele já está a meio caminho de ter uma gestão mais efetiva, segura, digital e organizada de documentos. 

7- Possibilitar a criação fluxos otimizados de tarefas

Além de organizar bem seus documentos, uma boa ferramenta de gestão para sua empresa contábil deve permitir a você distribuir, de forma estratégica, as tarefas de sua equipe. De uma maneira que seus colaboradores saibam exatamente como serão suas rotinas e quais tarefas devem priorizar. Além disso, deve permitir também que você customize esse fluxo de acordo com a rotina do seu negócio, de maneira estruturada, a partir de bons templates já pré-definidos. 

Ter o fluxo de suas tarefas organizado otimiza toda a rotina do escritório, eleva a produtividade e contribui muito para a redução de erros. 

8- Automatizar notificações de cobrança 

Elaborar e enviar boletos de honorários para cada um de seus clientes é um processo lento e que pode causar atrasos na sua rotina. Por este motivo, alguns escritórios terceirizam sua cobrança a fim de evitar morosidade e erros. Porém há ferramentas de gestão para sua empresa contábil que contam com envio automático de cobrança. Então esse é um outro critério importante que você pode avaliar na hora de escolher a ferramenta ideal. 

Automatizar uma rotina como essa,  além de reduzir um custo para o seu escritório, promove mais  eficiência, precisão e segurança.  

9- Gerar bons relatórios 

Uma boa ferramenta de gestão para sua empresa contábil deve fornecer relatórios intuitivos e claros sobre a situação do seu negócio e sobre desempenho de seus colaboradores. Ou seja, ela deve conseguir transformar as informações do dashboard, assim como tudo que acontece na plataforma, em dados claros e concretos. Esse critério é importante porque somente com dados é possível mensurar realmente os resultados do seu escritório, entender seus clientes, acompanhar o trabalho dos seus colaboradores e criar metas específicas e tangíveis.  

Outro ponto de atenção é dar preferência aos sistemas que, além de relatórios pré-programados, também ofereça a opção de criar seus próprios relatórios. De forma personalizada e de acordo com as suas necessidades de análise. 

10- Oferecer um bom treinamento de uso

De nada adianta ter uma ferramenta rica em funções, se os seus colaboradores não souberem utilizar ou não se sentirem engajados para tal. Por isso, a ferramenta que você escolher deve oferecer um bom serviço de treinamento. 

Sabemos que engajar uma equipe e fazê-la utilizar um novo sistema não é tarefa fácil. E sem treinamento, terão ainda mais dificuldade para aderir. Então, opte por uma ferramenta cujo fornecedor ofereça um treinamento adequado, ou seja, que não só ensine sobre o uso da ferramenta, mas que pontue também as vantagens que sua adesão trará ao seu dia a dia. Dessa forma, seus colaboradores não só aprenderão a extrair o melhor da ferramenta, como estarão engajados a realmente utilizá-lo em sua rotina.  

11- Tenha um bom suporte 

Além de oferecer total apoio no momento de implantação, é essencial que a ferramenta que você escolher continue prestando esse suporte pelo tempo que a parceria durar. Ou seja, enquanto você permanecer como cliente, ela deve manter uma equipe de suporte a disposição do seu escritório em horário comercial para tirar dúvidas, receber sugestões e resolver problemas.

Então, verifique se o suporte da ferramenta que você pretende assinar tem um time de customer success ativo, se ele oferece um atendimento proativo ou reativo às suas solicitações, se acompanham o uso da ferramenta em seu escritório mesmo após a implantação e se existe um canal de comunicação acessível. 

Sem dúvidas, um suporte proativo e especializado pode fazer a diferença em sua transição.  

E por último, mas não menos importante, dê preferência a um sistema próprio para contadores 

Ao escolher uma ferramenta de gestão para sua empresa contábil, opte por uma que seja voltado para atender as necessidades específicas de uma empresa contábil. Nada de escolher um generalista!

Um bom exemplo de ferramenta de gestão exclusiva para escritórios de contabilidade é o Gestta.

O Gestta é um sistema de gestão online criado especialmente para atender as necessidades e dores dos profissionais contábeis. Ele possui todas as funcionalidades citadas neste artigo e mais: 

• Distribuição inteligente de tarefas; 
• Automação de esforços que não exigem expertise estratégica; 
• Apoio na gestão planejada de pessoas; 
• Arquivamento seguro de documentos; 
• Geração de indicadores precisos para uma visão mais analítica e consciente. 
• E canais efetivos para comunicação com o cliente  

Além disso, o Gestta oferece app exclusivo e customizado com o logo do seu escritório para uso dos seus clientes, identifica e distribui de forma inteligente seus documentos e conta com 1 terabyte de armazenamento em nuvem.   

Outro produto do Gestta que também pode trazer benefícios ao seu escritório é o Gestta Messenger, uma integração direta da plataforma de gestão com o WhatsApp. 

O Gestta Messenger possibilita ao seu escritório: 

• Atendimento simultâneo de computadores diferentes, utilizando um mesmo número de celular; 
• Abrir e associar uma mensagem no WhatsApp a uma tarefa ou ordem de serviço no Gestta ; 
• Separar seus clientes por responsável; 
• E enviar e receber áudios, imagens e arquivos. 

Tudo isso ajuda a eliminar de vez os problemas de comunicação do seu escritório, uma vez que tudo estará centralizado em uma única ferramenta. 

Enfim, o Gestta é um sistema criado para atender e suprir as necessidades de um escritório contábil e, por isso, é considerado uma ótima ferramenta para esse mercado. Quer entender a fundo como funciona o Gestta? Leia o artigo – Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar.

Pronto para tomar sua decisão? 

Espero que as dicas deste artigo possam te ajudar a escolher a melhor solução para o seu escritório de contabilidade. Lembre-se: o mais importante para sua decisão é saber que uma ferramenta de gestão para sua empresa contábil deve oferecer funcionalidades que possam potencializar seus resultados, aumentar sua produtividade e melhorar a eficiência e economia dos seus recursos. 

Agora é com você!