A gestão de escritórios contábeis costuma envolver uma rotina bem agitada, isso significa dezenas de tarefas que precisam ser feitas e compartilhadas com diversos membros da equipe, além de algumas delas envolverem diretamente o contato com os clientes.

Difícil mesmo é encontrar a mesa de um contador que seja organizada ou que não tenha vários post-its colados no monitor. São muitas tarefas com prazos apertados e prioridades parecidas…

O que acaba acontecendo é que, por mais cuidado que os contadores tenham, muitas vezes algumas tarefas acabam passando despercebidas e outras acabam sendo esquecidas, o problema é que esses esquecimentos podem causar sérias consequências, podem inclusive, gerar multas!

Dentre as principais tarefas recorrentes na rotina dos escritórios contábeis, separamos algumas que foram consideradas as mais relevantes:

• Recepção e envio de documentos;
• Processos internos do escritório;
• Apuração de impostos;
• Abertura de empresas;
• Triagem;
• Cálculos diversos (honorários, etc);
• Acompanhamento da realização de tarefas.

Diferentemente do Gestta que é um projeto desenvolvido especialmente para escritórios contábeis, essas ferramentas que nós separamos, são ferramentas que podem te ajudar na gestão de tarefas, mas não simplificá-las e otimizá-las ao máximo!

Ferramenta 1: KanbanFlow

O KanbanFlow é uma ferramenta de gestão visual, ou seja, conta com um ambiente para disposição das mais diversas tarefas que precisam ser realizadas a curto, médio e longo prazo.

O KanbanFlow divide seu ambiente em quatro partes principais:

• Tarefas a serem feitas;
• Tarefas a serem feitas no dia;
• Tarefas em progresso;
• Tarefas concluídas.

Outro fato sobre essa ferramenta para gestão de tarefas contábeis é que ela pode ser compartilhada com toda a equipe. É possível criar um ambiente onde toda a equipe (ou parte dela) tenha acesso às tarefas que precisam ser executadas, e em consequência, é possível acompanhar o progresso de cada tarefa através das sinalizações que o usuário coloca.

Ao adicionar uma tarefa, você possui os seguintes campos:

• Nome da Tarefa (por exemplo: abertura de empresa);
• Descrição (por exemplo: abertura da empresa XYZ);
• Cor (você pode alterar a cor de cada tarefa de acordo com um critério que pode ser definido pela equipe);
• Responsabilidade (ou seja, quem será o responsável pela tarefa);
• Tempo gasto (tempo que levou até a tarefa ser finalizada);
• Tempo estimado (tempo estimado de duração da tarefa).

O preenchimento desses campos seguido do botão salvar, inclui essa tarefa no ambiente da ferramenta, liberando sua existência para todos que tenham acesso liberado.

Conforme a tarefa for avançando, seu status acompanha sua evolução! Você pode mover a tarefa para a fase “em progresso” ou “concluída” quando ela for finalizada.

Benefícios:

• Cria uma gestão visual facilitadora;
• Minimiza as chances de esquecimento;
• Gerencia tarefas de acordo com usuários.

Ferramenta 2: Runrun.it

O Runrun.it é uma ferramenta de gestão de tarefas que também pode ser aplicada à gestão de escritórios contábeis. O Runrun é uma ferramenta paga, com planos diferentes para necessidades diferentes.
A ferramenta é um sistema de gestão do trabalho, contendo:

• Gestão de tarefas e projetos;
• Indicadores de performance;
• Integração com outros aplicativos.

Através do ambiente visual você pode incluir tarefas a serem feitas e acrescentar um status complementar, por exemplo:

• Estimativa de entrega do projeto;
• Status do processo.

Benefícios:

• Designação e acompanhamento de tarefas;
• Acompanhamento de rotinas contábeis.

Ferramenta 3: TeamWork

Como a última ferramenta para ajudar na gestão de escritórios contábeis, o TeamWork é um gerenciador de projetos online para pequenas equipes. Também é uma ferramenta paga com diferentes planos para necessidades particulares.

O gerenciamento de projetos funciona de forma parecida com das duas ferramentas anteriormente apresentadas. Existe a possibilidade de inclusão e exclusão de tarefas, adicionando detalhes e status:

As tarefas são criadas e podem ser acompanhadas de acordo com os níveis de permissão de cada usuário.

São diversas as ferramentas que podem auxiliar a gestão de um escritório contábil, você só precisa descobrir qual delas tem mais a ver com o seu escritório, qual é a mais completa para a sua necessidade!

O projeto Gestta foi desenvolvido especificamente para escritórios contábeis, por isso, conta com todas as particularidades que você procura em uma ferramenta de gestão!