Filial de escritório contábil – Pensando em abrir uma? Veja 7 passos para começar esse projeto

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Em novembro de 2019, o Ministério da Economia editou uma normativa visando facilitar a abertura de filiais no Brasil. Dessa forma, se antes era necessário se deslocar à junta comercial de outro estado, hoje o empresário precisa somente de uma autorização simplificada da junta onde está sediado. Os custos também foram reduzidos, ao invés de várias taxas, hoje o empresário paga somente uma, referente a circunscrição da matriz. A novidade está alinhada à diretriz governamental de reduzir as burocracias brasileiras. Toda essa facilidade reacendeu a chama de quem já tinha o desejo de abrir uma filial para seu escritório contábil

Porém, mesmo com essa facilidade oferecida pelo Ministério, esse é um passo que precisa ser muito bem planejado e necessita muito mais do que apenas o desejo de expandir o negócio. É indispensável avaliar e planejar seus passos cuidadosamente para identificar o momento certo de abrir uma filial. Além de organizar muito bem a gestão dela, para não prejudicar sua matriz e nem sua marca. 

Dessa forma, se você tem o desejo de abrir uma filial para seu escritório contábil, continue lendo! Neste conteúdo, irei ajudá-lo a decidir se este é o momento certo para essa iniciativa e apresentar algumas dicas para que você possa começar seu projeto da maneira certa!

Vamos lá?

Como identificar o momento certo de abrir uma filial para seu escritório contábil

Como citei, abrir uma filial para escritório contábil não é algo que deve ser feito por impulso. É necessário muita cautela, planejamento e estudo antes de tomar essa decisão. Neste contexto, o primeiro passo é identificar se a expansão do seu escritório é realmente viável. 

Pensando nisso, eu elenquei abaixo alguns aspectos que vão te nortear diante dessa tomada de decisão e ajudá-lo a identificar se este é o melhor momento para investir nesse projeto. 

1- Base de clientes

Um dos principais aspectos que deve ser observado antes de iniciar um  projeto de abertura de  filial para seu escritório contábil é identificar como está a sua base de clientes. 

Você tem uma base de clientes significativa e fidelizada? Observe se o seu escritório está em um estágio de visibilidade alta, na qual os clientes vêm até você e não ao contrário. Identifique também, se os clientes que já fazem parte da sua carteira, divulgam e estão satisfeitos com os seus serviços

Quando tais fatos são identificados é possível concluir que seu negócio está realmente consolidado em sua atual localização. E, portanto, já pode ser possível pensar na expansão de mercado.

2- Estabilidade lucrativa

Quando existe a intenção de expandir seu negócio, não observar a estabilidade dos lucros pode ser um grande erro.  

Por isso, é importante verificar e responder às seguintes perguntas: Meu escritório tem obtido uma lucratividade padrão? É possível manter esse lucro mesmo em períodos de crise no mercado? 

Encontrar essas respostas pode ajudá-lo a entender se seu escritório encontra-se preparado para crescer e ser sustentável.

3- Projeção futura

Outro aspecto que não pode ficar de fora da sua análise é a projeção futura do seu orçamento. 

Portanto, mais do que analisar a situação financeira atual e avaliar a lucratividade, é preciso ficar atento à situação futura de seu orçamento. Afinal, o objetivo é abrir a filial do seu escritório contábil sem ter de “pisar em ovos”, muito menos, ter prejuízos ou carecer de orçamento no futuro. Por isso, é fundamental que você faça uma projeção orçamentária para observar o faturamento, as despesas e estudar um ponto de equilíbrio econômico. 

Com essa projeção orçamentária, você terá mais propriedade para avaliar os custos de expandir seu negócio e quanto de lucratividade tal ação pode promover nos próximos anos.

7 Dicas para abrir uma filial de escritório contábil 

Estudo realizado, dados levantados, chegou a hora de abrir a sua filial de escritório contábil e expandir o negócio, mas, você sabe como fazer isso? Bom, não se preocupe, pois abaixo estão algumas dicas para ajudá-lo nesse processo. 

1-  Avalie a localização

Como o objetivo da filial é atrair novos clientes, é preciso identificar exatamente onde estão essas pessoas e quais localidades são mais propensas a se desenvolver e, consequentemente, fazer o seu negócio crescer.

Dessa forma, é importante analisar a cultura e os hábitos de cada localização e estudar bem a região na qual você está prestes a entrar. Isso evita possíveis erros ou gafes que possam comprometer a sua atuação. 

Além disso, entenda bem a demanda, assim como a capacidade de aumentá-la. Junto a isso, descubra como se comunicar e identifique a melhor maneira de oferecer seus serviços para conquistar o público da região.

Lembre-se de analisar também a concorrência que existe no local. Essa questão é importante para avaliar suas chances de crescimento. 

2- Procure manter o mesmo padrão de qualidade

Se você chegou ao ponto de planejar a abertura de uma filial do seu escritório contábil, muito disso se deve ao atendimento, padrão de qualidade e entrega dos seus serviços. Por isso, procure mantê-los iguais ou melhores em sua filial. 

Afinal, de nada adianta oferecer serviços ótimos que você já sabe que têm uma demanda garantida e não manter uma qualidade satisfatória quanto ao atendimento e suporte ao cliente

Por isso, ao montar sua nova equipe é fundamental  manter os padrões de qualidade. Trate a filial como um negócio que começa do zero. E procure usar, para a contratação, critérios parecidos com os da matriz, sem deixar de lado as características do público alvo da filial. Analise a localização, entenda como seu concorrente se comunica com seus clientes, quais os melhores canais de atendimento para utilizar ali e comece a criar seu time. 

3- Treine-os na matriz, se possível

As questões de comunicação devem seguir sim a linha regional, no entanto, seus processos devem prosseguir conforme o padrão da matriz. Afinal, são eles que auxiliam os novos colaboradores a se adaptarem à rotina do seu escritório com maior  facilidade.

Dessa forma, procure oferecer treinamentos ao novo time e programas de mentoria com os colaboradores da matriz. É importante que os novos funcionários entendam como o seu escritório trabalha, além de conhecer os processos e ferramentas que utiliza.

Essa questão também é fundamental para que o padrão seja mantido e sua filial de escritório contábil cresça tanto quanto a matriz.  

4- Encontre alguém de sua confiança para gerenciá-la

Uma filial exige atenção redobrada nos primeiros meses de operação, já que você precisa deixar tudo funcionando perfeitamente, como na matriz. Tendo em mente ser impossível estar fisicamente em dois lugares ao mesmo tempo, você deve decidir entre: ter um substituto temporário na matriz, enquanto você está focado na filial ou destinar um gerente para a filial de imediato.

Para isso, você pode começar verificando entre os gestores da matriz se algum deles gostaria de assumir a função de gerente na filial. Se a resposta for positiva, converse com o ele, promova treinamentos e mantenha-o ao seu lado por algum tempo na matriz.

Ensine o caminho das pedras, mas muito cuidado para não vestir um santo e desvestir outro. Se essa pessoa é super importante na matriz, esqueça! Será melhor buscar no mercado alguém experiente, que possa assumir o cargo rapidamente e dar conta de tudo.

Lembre-se que o mercado contábil está repleto de bons profissionais aguardando uma oportunidade como essa. Além disso, a taxa de contadores desempregados, chegou a 13% em 2019, antes da crise econômica nos assolar. Então, além de manter sua matriz sem desfalques, você estará ajudando a diminuir essa porcentagem contratando alguém de fora.

5- Não esqueça de investir em divulgação

Nada adianta abrir uma filial e esperar o mesmo sucesso que da matriz sem um investimento em divulgação e marketing. É fundamental que as pessoas saibam que seu escritório está ali, caso contrário, a filial pode cair no esquecimento. 

Esse é um dos maiores erros ao inaugurar uma filial. Pode ser que muitas pessoas não escolhessem o serviço do seu escritório, por preferirem um contato mais próximo e a matriz se encontrar muito longe de suas regiões. 

Por isso, é importante investir e divulgar a filial em suas redes sociais, email marketing, blog e todos os canais de comunicação que utilizar. 

6-  Procure analisar o financeiro separado

Esse tópico é mais um alerta sobre o que não negligenciar ao abrir sua filial de escritório contábil: trate a filial como um novo negócio de verdade, separando as contas e os resultados. 

Vou te explicar porque: quando se tem filiais, não se deve analisar o resultado geral, pois ele pode mascarar pontos, gargalos e riscos importantes. Por isso, analise os resultados de maneira individual. Assim, é possível saber se a filial é financeiramente viável e não está se tornando um empecilho para a sustentabilidade financeira do seu escritório como um todo.

Para isso, é possível utilizar duas formas que, apesar de estarem dentro de um mesmo controle, ainda podem diferenciar bem os resultados de cada unidade. São elas:

  • Segregar a filial no plano de contas da empresa: Dessa forma você cria pontos específicos para receitas e despesas. Além de abrir um tópico específico para a filial e concentrar ali todos os números relativos a ela.
  • Fazer um centro de custo para a filial: Se você já separa as finanças do seu negócio em centros de custos, fica fácil incluir um para a filial como se fosse uma outra área da empresa. Assim, é possível identificar tudo o que ela gasta e arrecada, da mesma forma como ocorre com as áreas.

Essa parte você, provavelmente, já sabe, mas vale a pena mencionar, essa divisão entre matriz e filial vale apenas para os resultados financeiros. Para a parte contábil, os processos não alteram. Afinal, o CNPJ é o mesmo,ou seja, para a prestação de contas, o governo a enxerga como a mesma empresa. 

7- Utilize um sistema de gestão contábil

A última coisa que você deseja é ter dois escritórios trabalhando de forma descentralizada. O ideal é manter matriz e filial gerando dados, documentos e processos de maneira unificada. Afinal, não se pode comprometer a produtividade e os ganhos do seu negócio.

Dessa forma, priorize, ao desenhar os processos da filial, a adoção de uma ferramenta de gestão contábil para integrar e automatizar os processos, melhorar a entrega e a distribuição de dados e gerar maior produtividade para suas equipes, otimizando tempo e recursos.

Sem contar que, uma plataforma de gestão contábil, proporciona a você uma visão macro das duas unidades de forma unificada. Possibilitando o acompanhamento das tarefas e de todo o desempenho da filial. Afinal, o financeiro deve se manter separado, mas a gestão dos processos precisa ser centralizada para facilitar o seu controle. 

Vantagens e desvantagens em abrir uma filial de escritório contábil 

Acho importante, antes de finalizar esse conteúdo, apresentar a você as principais vantagens e desvantagens de abrir uma filial de escritório contábil. Isso porque, o objetivo é abrir uma filial e ter com ela o mesmo, ou maior, sucesso que obteve com a matriz. Por isso, é fundamental conhecer os dois lados dessa decisão. 

Vantagens: 

Reconhecimento de novos clientes

Uma vantagem muito interessante para os escritórios que desejam abrir uma filial é  sair da sua bolha e ter a oportunidade de oferecer seus serviços para um público muito maior. . 

Além da maior visibilidade sua empresa pode alcançar maior representatividade e conquistar reconhecimento em outras regiões, ou até mesmo outros estados, dependendo de onde sua filial se localiza.

Ampliar sua rentabilidade no mercado

A abertura de uma filial para escritório de contabilidade necessita de uma série de levantamentos e análises prévias, como mostrei aqui. Porém, não há como negar que, se a abertura for bem estruturada, seguindo o nosso planejamento, o sucesso será iminente. 

Além da possibilidade de aumento do faturamento, seu escritório poderá conquistar novas frentes no mercado em que atua, crescendo não somente em números e rentabilidade, mas também em representatividade no seu setor.

Com uma nova filial, é possível tornar a sua marca um alvo em evidência no mercado contábil. E, consequentemente, os seus serviços poderão atrair um público ainda maior do que o esperado.

Desvantagens 

Trabalho em dobro

Uma desvantagem em abrir uma filial para o seu negócio é o aumento de trabalho. Isso porque,  uma filial é como um ‘filho’ da empresa matriz, uma empresa totalmente nova que exigirá um trabalho imenso de atenção e direcionado. 

Além disso, a empresa terá mais responsabilidades e preocupações com a nova unidade do negócio. Tudo isso envolve também mais investimento em pessoas, processos e controles.

Problemas em dobro

Se você está decidido a abrir uma filial do seu escritório,  precisa ter em mente que os problemas existirão. 

Os obstáculos fazem parte do negócio e, com uma filial, eles serão duplicados. E não é só isso, muitas vezes os problemas podem surgir ao mesmo tempo, na matriz e na filial. Neste momento, caberá a você adotar métodos de controle e buscar ferramentas para solução desses problemas da forma mais simples e funcional possível. 

Decidido? Então, bora colocar a mão na massa!

Bom, esse conteúdo mostrou como abrir uma filial e obter sucesso nesse projeto. Como você pode ver, o importante é analisar alguns aspectos antes de dar o start , criar um planejamento sólido e trabalhar como se realmente estivesse abrindo um novo negócio. Com a vantagem, claro, de ter uma marca estabelecida, um público fiel e uma bagagem importante. 

Então, espero que este artigo tenha sido útil e te ajudado a iniciar seu projeto de abrir uma filial de escritório contábil! E  se tiver alguma dúvida ou quiser compartilhar sua experiência sobre o assunto, fique à vontade para deixar um comentário aqui embaixo, adoraria ajudá-lo e saber mais sobre a sua jornada!

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