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Ter um fluxo de tarefas na contabilidade otimizado é requisito básico para o bom funcionamento de um escritório. Isso porque, a rotina de um escritório contábil envolve questões delicadas, que estão diretamente ligadas a legalidade e conformidade de seus clientes. 

Neste contexto, criar um fluxo de tarefas na contabilidade eficiente é uma forma de garantir que as atividades do escritório sejam feitas exatamente como deveriam: de maneira fluida, sem erros e sem gargalos. Mas, apesar desse ser o mundo ideal, nem sempre os escritórios conseguem criar um fluxo de tarefas adequado e que atenda as necessidades de suas rotinas. Isso acaba prejudicando o dia a dia das equipes, fazendo com que se perca muito tempo organizando informações e documentos.

Então, se você deseja criar um fluxo de tarefas otimizado, que realmente colabore com a rotina do seu escritório, continue lendo este post!


Qual a importância de um bom fluxo de tarefas na contabilidade?

Pela própria compreensão intuitiva do termo, o fluxo de tarefas na contabilidade permite uma visão fluida do todo, conferindo uma clareza fundamental para otimizar as atividades de um escritório. E a natureza burocrática e minuciosa da atividade contábil requer essa visão! Lembre-se de que quanto mais complexa e detalhada é uma tarefa, mais ela está sujeita a riscos operacionais, como:

  • etapas puladas;
  • perda de prazos;
  • dificuldade na apuração de informações;
  • mau uso do tempo.
  • perda de documentos

Conseguir enxergar com o máximo de clareza tudo o que envolve a rotina contábil e, a partir daí, diagnosticar as dificuldades ou os pontos em que há mais possibilidade de riscos é uma oportunidade ímpar de tratar os problemas e conseguir otimizar todos os processos. Dessa forma ,consequentemente, o escritório ganha em:

  • confiabilidade de suas informações;
  • melhor aproveitamento de seus ativos — incluindo pessoas e recursos;
  • oportunidade de abraçar novos desafios;
  • eficiência na gestão do tempo.

Como otimizar o fluxo de tarefas na contabilidade?

Como citei, a organização e otimização do fluxo de tarefas na contabilidade, merece atenção redobrada, afinal, nesta área, se uma tarefa não é entregue no prazo ou como deveria, pode render multa. Então,  tornar esse fluxo assertivo, além de evitar problemas como esse, ainda torna a organização mais eficiente, com o aumento da produtividade da equipe e a melhora na qualidade das entregas.

Vamos ao passo a passo das ações que podem ajudá-lo a otimizar esse fluxo: 

1- Mapeie as tarefas

O primeiro passo é mapear as atividades e processos do seu escritório, que nada mais que desenhar o fluxo de tarefas internas da sua empresa contábil. Essa prática  ajuda a identificar todas as ações do escritório e a ter uma visão mais fluída e consciente de tudo que está acontecendo em cada setor. 

Para isso, você pode desenhar o caminho que cada processo faz e classificá-los conforme sua complexidade. Uma boa opção também é categorizá-los por cor, de acordo com a sua complexidade. Por exemplo, o processo de folha de pagamento  pode ser classificado como vermelho, pois exige atenção com o prazo de entrega..

Fazendo uma analogia simples, mapear as tarefas é como ter um mapa aberto sobre a sua mesa. Nele é possível demarcar todas as rotas, que são os processos envolvidos em cada uma de suas demandas. Dessa forma é possível visualizar com mais clareza as atividades essenciais do escritório, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades, gargalos e atrasos nas entregas.


2- Reorganize se necessário

Olhando para as atividades do dia a dia dessa forma mais visual é possível encontrar colaboradores sobrecarregados e, possivelmente, outros ociosos. Para manter a otimização do fluxo de tarefas na contabilidade, tente redistribuir as cargas no departamento. Assim, você  torna a rotina de todos mais equilibrada e assertiva. Tudo isso é importante para que o trabalho em equipe flua e o escritório alcance um novo nível de eficiência.

Alguns exemplos de ações que podem ser tomadas para reorganizar seus processos são:

  • determinar as responsabilidades e funções de acordo com as habilidades de cada colaborador;
  • sequenciar de forma lógica o fluxo de trabalho, proporcionando mais eficiência e menos ociosidade;
  • definir prazos com maior flexibilidade;
  • criar prioridade e definir as tarefas urgentes.

3- Dê atenção a comunicação interna

Uma boa comunicação interna tende a ser uma estratégia eficiente e um ótimo auxílio para a organização do fluxo de tarefa na contabilidade. Ainda mais quando existem processos que passam por diversos departamentos, essa é a forma mais fácil de colaborar. Por isso, é importante que você promova formas fáceis para todos os colaboradores se comunicarem de forma assertiva. 

Usar um e-mail corporativo tende a limitar um pouco essa comunicação, então tente optar  por alternativas mais flexíveis e tecnológicas como: 

O ideal é escolher um, e centralizar. 

Dessa forma seus colaboradores poderam se comunicar de forma muito mais rápida e efetiva e, como consequência, otimizar a entrega das atividades, sem perder a qualidade. 

3- Tenha um bom canal para compartilhar informações

Outra forma de otimizar os fluxos de tarefas na contabilidade, que tem muito a ver também com a comunicação, é a efetividade no compartilhamento de informações.

Alguns escritórios ainda utilizam uma rede interna para organizar as informações de seus clientes, documentos importantes, análises financeiras, listas etc. 

Esses arquivos são utilizados em diferentes processos e departamentos. Por esse motivo, mantê-los em uma rede interna, pode trazer problemas, principalmente quando mais de um colaborador precisa acessar o mesmo documento, ou em casos em que é necessário algum tipo de permissão. Isso atrasa o cumprimento das atividades e retira a autonomia do colaborador. 

Para tornar esse processo mais otimizado, opte por um canal em nuvem para compartilhar e salvar essas informações. Assim os departamentos podem utilizar de forma simultânea e em qualquer lugar. 

4- Elimine o máximo de gargalos

Gargalos são processos que, como citei acima, tornam o fluxo de tarefas na contabilidade mais burocrático, impactando diretamente no desempenho de seus colaboradores. Alguns exemplos são: processos manuais, excesso de tempo gasto na procura de documentos, falta de autonomia, entre outros. 

Para identificar esses gargalos, você vai precisar:

  • dos feedbacks tanto de seus colaboradores como daqueles que são indiretamente afetados por suas tarefas;
  • de acesso ao máximo de informações possível — incluindo índice de reclamações de clientes, erros frequentes e assim por diante;
  • da visão total de como as tarefas são realizadas no dia a dia

Converse com seus colaboradores, identifique pontos de melhoria nas suas rotinas de trabalho e peça sugestões para solucioná-los. Quando você elimina gargalos, o fluxo de tarefas na contabilidade, sairá conforme planejado.


5- Tenha um sistema de gestão otimizado

Otimizar o fluxo de tarefas na contabilidade não é fácil, de forma descentralizada então, pode acabar minando o objetivo dessa ação.

Por isso, como última dica, deixo a mais importante: tenha um bom sistema de gestão contábil. Assim, você economiza, tempo, mantém as informações centralizadas, evita erros e coloca todas as dicas desse artigo em prática, de uma só vez. 

Além disso, um sistema de gestão focado no mercado contábil, como o Gestta por exemplo, pode tornar esse processo ainda mais personalizado. Isso porque, o Gestta já possui algumas tarefas parametrizadas no sistema, fazendo com que você ganhe ainda mais tempo. 

O Gestta também ajuda a trazer mais economia, segurança e agilidade aos escritório, auxiliando de diversas t formas com recursos como: 

  • Distribuição inteligente de tarefas;
  • Automação de esforços que não exigem expertise estratégica;
  • Gestão planejada de pessoas;
  • Comunicação Omnichannel 
  • Arquivamento em nuvem
  • Geração de indicadores para uma visão mais análitica e consciente.
  • Integração entre os departamentos
  • Níveis gerenciais diferentes com dashboards completos 
  • Entre outros

Isso mostra que, um sistema de gestão contábil completo como o Gestta, otimiza o fluxo de tarefas do seu escritório de forma adequada, porque conhece as dores e necessidades desse mercado e foi criado exclusivamente para atendê-las. 

E se você quiser saber mais sobre esse sistema, acesse o link abaixo e agende uma demonstração, online e gratuita, com um especialista.

Otimizar o fluxo de tarefas na contabilidade é o primeiro passo!

Espero que as dicas acima te ajudem a otimizar os processos do seu escritório, tornando muito mais assertivo e otimizado o fluxo de suas tarefas.  

Vale lembrar que, utilizar um sistema de gestão contábil aliado do seu escritório, conduz de forma natural a eficiência de suas tarefas. Por isso, otimizar o fluxo de tarefas na contabilidade é o primeiro passo para a redução de custos, consolidação no mercado, satisfação do cliente e melhores resultados. 

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