Follow-up na contabilidade – 4 dicas para colocar essa estratégia em prática e tornar o seu processo de vendas mais ágil e eficiente

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Você sabia que 60% dos prospects B2B dizem “não” quatro vezes para uma proposta comercial, antes de dizer “sim”? Que 80% das vendas exigem até 5 chamadas de acompanhamento e que 48% dos vendedores desistem e perdem esse contato após a primeira negativa? Pois é, esses dados foram levantados pelo Hubspot em 2021 e mostram a importância do follow-up na contabilidade 

O follow-up é um recurso frequentemente adotado em vendas de maior complexidade, principalmente aquelas em que a tomada de decisão envolve diferentes representantes de uma empresa. Nesses casos, a ação funciona como um “resgate” do prospect, aumentando as chances dele fechar negócio. No entanto, embora essa ferramenta seja extremamente importante, principalmente para vendas que acontecem de empresa para empresa, nem todos os escritórios contábeis a utilizam da maneira correta, o que pode levar à perda de vários clientes em potencial.

Pensando em dar uma mãozinha nesse assunto, preparei um conteúdo completo com todas as orientações necessárias para você elaborar uma estratégia de follow-up de sucesso aí na sua contabilidade. 

Bora aprender? Então continue comigo!

O que é follow-up na contabilidade?

O termo follow-up vem da língua inglesa e quer dizer acompanhar ou fazer acompanhamento. Para as vendas contábeis, isso se aplica a ação de acompanhar seus prospects, fazendo com que avancem no processo de vendas até fecharem negócio.

Esse acompanhamento pode ser feito por meio de videoconferência, email, telefone, mensagem no WhatsApp, entre outros canais. De uma forma geral, o follow-up na contabilidade funciona como um cronograma de contatos com o possível cliente. A cada contato feito, o vendedor programa o próximo, garantindo uma rotina de constantes interações.

A ideia é criar um relacionamento com o prospect, conduzindo-o pelo funil de vendas, até ele se tornar um cliente de fato. Por isso, é importante que isso seja feito de forma contínua, sem interrupções ou longos períodos de espera. Afinal, isso pode contribuir para “desconectar” o cliente de sua jornada de compra.  

Qual a importância do follow-up na contabilidade?

Ainda que um trabalho de altíssima qualidade tenha sido realizado ao longo de todo o funil de vendas para atrair esse prospect, não tem como garantir que ele feche contrato prontamente, principalmente quando o investimento envolvido é alto. Outra situação muito comum nas vendas contábeis é quando a decisão final depende da aprovação de outras pessoas, como sócios, diretores, departamento financeiro, entre outros. E não é só isso. Frustrações passadas em outras negociações são capazes de aumentar o receio do prospect, além disso, o próprio senso de preservação dele, que, diga-se de passagem, nunca esteve tão informado e exigente, tende a criar centenas de objeções ao longo do processo de vendas.

Diante desses obstáculos, realizar o follow-up na contabilidade é uma ação poderosa para manter o prospect nos “trilhos” do seu escritório e minimizar as chances dele se desinteressar pelo seu serviço ou ser seduzido por alguma proposta da concorrência.

Como fazer follow-up na contabilidade?

Agora que você sabe o que é e qual a importância dessa estratégia, é hora de entender, de forma prática, como fazer o follow-up na contabilidade com eficiência! 

Vamos ao passo a passo?

1 – Planeje o seu contato

Follow up na contabilidade não é só mandar um “oi sumido”, ele precisa ser muito bem planejado. Dessa forma, após a apresentação da sua proposta contábil, mantenha todas as informações que você tem sobre ele, de maneira organizada, em um software CRM. Com todos esses dados em mãos, você consegue personalizar sua comunicação, do assunto do email que você irá enviar à linguagem que vai usar durante uma ligação. 

Outra maneira de tornar o follow-up na contabilidade mais efetivo é, durante a reunião de apresentação, perguntar ao prospect qual a sua forma e horário preferido para contato. Assim, você evita o desencontro e a inconveniência. 

2 – Defina o próximo passo

Após a reunião comercial, tenha em mente os próximos passos com esse prospect. Por exemplo, se ele disser que só pode conversar na próxima semana, pergunte qual dia seria o melhor e saia com algo marcado.

É fundamental, para o processo de follow-up na contabilidade, sair da reunião com o próximo passo. Dessa forma, se possível, envie um convite antes do fim da reunião, para reservar um horário na agenda deste prospect. Assim, é mais difícil que ele recuse. Além disso, se você encerrar a conversa sem esse compromisso, engajá-lo novamente pode ser difícil.

3 – Crie um cronograma 

Esta pode ser considerada a dica-chave para o follow-up na contabilidade ser feito com eficiência. Isso porque, a base da estratégia é o acompanhamento do cliente, certo? Portanto, ter um bom cronograma e segui-lo à risca são duas etapas fundamentais para o sucesso do processo. 

Ou seja, se você marcou de ligar em determinado dia, ligue. Se precisar de mais um contato, não hesite, procure manter e honrar com seus compromissos com o prospect. No entanto, tenha sempre em mente que a criação do cronograma deve seguir o ritmo e a preferência do prospect.

4 – Deixe claras as suas intenções em cada contato

Outra dica valiosa durante o follow-up na contabilidade é deixar sempre claras as suas intenções em cada abordagem feita com o prospect. Dessa forma, ao iniciar um contato, seja via WhatsApp, telefone, e-mail ou qualquer outro canal, explique o por quê da abordagem, o objetivo do contato e só então comece a falar sobre o seu serviço.

E lembre-se: é essencial que você tenha uma intenção ao entrar em contato com o possível cliente. Ou seja, não ligue ou envie uma mensagem só para perguntar se está tudo bem. Ensaie o que vai falar e tenha um objetivo em mente!

5 – Faça uso do Marketing de Conteúdo

Poucos escritórios investem em criar bons eBooks, posts de blog, cases e outros materiais. No entanto, eles são essenciais durante o follow-up na contabilidade

Compartilhar esses conteúdos, aliás, pode servir como um bom motivo para entrar em contato e tornar a sua abordagem mais didática. Portanto, ofereça conteúdos de qualidade, relacionados às dores e ao contexto do prospect e esteja sempre aberto a ouvir e responder as dúvidas que ele apresentar. Aproveite esse momento para ir mais a fundo na dor dele e explorar as implicações de não fechar com o seu escritório. 

Cases de sucesso e depoimentos de clientes, por exemplo, são uma excelente forma de acelerar a venda. Se ele se mostrar em dúvida em relação a fechar com você, mostre para ele dados e a história de como outros clientes obtiveram sucesso com os seus serviços. Esse gatilho mental é potente para influenciar a tomada de decisões.

Agora é com você!

Antes de terminarmos, quero deixar um lembrete: um bom vendedor precisa saber quando pausar o follow-up com determinado prospect. Ser insistente demais pode acabar afastando um contato que talvez não esteja preparado para comprar agora, mas que poderia estar no futuro. Para não cruzar a linha tênue entre eficiência e inconveniência, tenha em mente que é melhor pausar o contato nas seguintes situações:

  • Quando ele disser que não vai comprar de você: Alguns prospects simplesmente não vão fechar negócio e ponto. Seja porque seu serviço não faz sentido, porque fechou com a concorrência ou porque não estão maduros o suficiente. Portanto, se ele estiver convicto de que não quer fazer negócio, respeite.
  • Quando ele deixa claro que não quer continuar o contato: Se o prospect falar que não quer mais ser abordado por você, não vale desperdiçar energia e tempo com ele. Respeite mais uma vez a sua decisão e encerre o contato. 
  • Quando ele não responde aos seus contatos: Alguns prospect não querem falar com o seu escritório e simplesmente não respondem suas solicitações, apenas ignoram. Para esses casos, depois de algumas tentativas, deixe de insistir. No entanto, é válido fazer uma tentativa final avisando que irá encerrar o contato

Portanto, saiba quando parar, combinado? 

No mais, espero que esse conteúdo tenha ajudado você a entender o que é o follow up na contabilidade e como ele pode tornar o seu processo de vendas mais curto e eficiente. 

Agora é só colocar em prática!

Até o próximo conteúdo!

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