Se você ainda não utiliza um gerenciador de tarefas contábeis em sua empresa deixe-me te contar uma história. Você certamente já ouviu sobre os três porquinhos: um construiu a casa de palha, o outro de madeira e o último de concreto. 

Embora a casa de alvenaria tenha demandado um investimento maior, foi ela que salvou os três irmãos quando o perigo do lobo bateu na porta. 

O que eu quero dizer com isso é que por demandar dinheiro, adaptação e pesquisa, às vezes chamamos de gasto algo que na verdade é um investimento. E isso acontece talvez pela ausência de informações ou até pela falta de projeção de futuro e credibilidade de projetos a longo prazo. 

Portanto, se você está disposto a elevar seu escritório para outro nível e ainda acha que um gerenciador de tarefas é apenas um custo a mais, pegue uma xícara de café, se ajuste na cadeira e continue a leitura!


Fuja da teoria da máquina de escrever…


Se você precisasse escrever um documento e tivesse à sua disposição uma máquina de escrever, conseguiria concluir a tarefa? Eu imagino que sim, afinal, uma boa e velha Olivetti daria conta do recado. 

Mas você há de concordar que nos dias atuais essa não é nem de longe a ferramenta mais indicada não é mesmo?

Ao utilizar  um computador ou até mesmo um smartphone é possível obter resultados muito mais satisfatórios. Com o gerenciador de tarefas contábeis a lógica é parecida. Ele surgiu para dar mais agilidade na organização e conclusão de tarefas que as empresas contábeis já lidam diariamente.

É claro que, assim como um smartphone ou um computador, fazem muito mais do que redigir textos, um bom gerenciador de tarefas faz muito mais do que auxiliar na gestão de tarefas. No decorrer do artigo você conhecerá as vantagens detalhadas, mas se eu pudesse resumir todas as qualidades em uma palavra seria produtividade. 

Sem contar que ao equipar sua empresa contábil com essa ferramenta você ganha um excelente argumento nas negociações com novos clientes e gera mais valor para o seu negócio, ou seja, a sua empresa se coloca um passo à frente dos concorrentes. 

E se você está se perguntando “mas então o que um gerenciador de tarefas pode fazer de fato pela minha empresa?” veja o tópico abaixo.


Vá de 0 a 100 em 5 segundos!


Alguns dos carros mais desejados do mundo possuem uma coisa em comum: são capazes de atingir velocidades absurdas em poucos segundos. E mesmo custando uma fortuna, o desempenho dessas máquinas atrai compradores por todo o mundo. 


Imagine que com um gerenciador de tarefas a sua empresa se transformasse numa “Ferrari contábil” só que com uma vantagem: você não precisaria pagar uma fortuna por isso. Não acredita? Então confira o que um gerenciador de tarefas contábeis completo é capaz de fazer:

  • Enviar 300 boletos de cobrança em 1 minuto;
  • Transferir tarefas entre colaboradores com 2 cliques;
  • Cobrar documentos dos clientes automaticamente;
  • Visualizar todas as tarefas em execução em uma só tela.

Imagine quanto tempo seu time contábil economizaria apenas com essas funcionalidades? Daria para aumentar a demanda, ampliar os negócios de forma estruturada e ter mais pessoas realizando atividades estratégicas como as ações de fidelização de clientes, não é mesmo? 

Mas nem só de velocidade vive esse tipo de ferramenta, existem outros benefícios que você pode conferir no tópico abaixo.


Ganhe 4 recursos com um gerenciador de tarefas!


Lembra que no tópico anterior eu falei sobre turbinar seu escritório? Essa melhoria vai além da velocidade para realizar tarefas e tomar decisões, ela atinge também a parte gerencial do processo, ou seja, com um gerenciador de tarefas  você melhora a relação com clientes, colaboradores, outros departamentos, etc. Entenda como:

1- Fidelização do cliente

Com um bom gerenciador de tarefas você consegue ampliar os canais de comunicação com seus clientes, permitindo que eles solicitem ordens de serviços mesmo fora do seu expediente, por um aplicativo

Além disso, eles podem contar com uma “área do cliente” exclusiva para serem atendidos e se comunicar ou enviar documentos (que ficarão devidamente protegidos em servidores de altíssima segurança) sempre que for necessário. 

2- Organização e praticidade

Um bom gerenciador de tarefas funciona em nuvem, isso significa que ele pode ser acessado, de forma extremamente segura, de qualquer computador que possua uma conexão de internet, bastando que você possua apenas um login e senha.

Portanto, os pendrives e toda aquela papelada acumulada nos fundos do escritório não fazem parte da realidade de quem usa essa ferramenta. Tudo fica armazenado e pode ser encontrado em segundos, mesmo que você ainda nem tenha chegado ao escritório. Ahh, e com isso você não corre o risco de perder nenhum arquivo.

3-  Automatização

Sabe aquele tempo que você perde selecionando os clientes um a um para enviar boletos de cobrança ou solicitar documentos? E quando você esquece alguém ou envia arquivos para a pessoa errada? 

Com um bom gerenciador de tarefas esses processos podem ser feitos de forma automatizada, em outras palavras você pode programar algumas funcionalidades para que sejam feitas de forma automática, ou com pouco esforço.

É o caso dos boletos que podem ser selecionados todos de uma vez e a ferramenta se encarrega de direcionar cada um ao seu devido destinatário. 

4- Multas zero!

Perder o prazo de envio das obrigações contábeis é algo que não acontece com quem utiliza um gerenciador de tarefas. 

Isso acontece porque quando uma tarefa é criada, a ferramenta cria um lembrete que avisa quando o prazo de vencimento se aproxima. Esse aviso é criado automaticamente, ou seja, multas por atraso deixam de existir.

Ahh, eu deixei a melhor parte pro final: não custa caro ter uma ferramenta desse tipo. O preço varia de acordo com a quantidade de clientes cadastrados e número de usuários ativos na ferramenta, ou seja, você paga de acordo com o tamanho da sua empresa contábil.
E se você chegou até aqui e ainda ficou com alguma dúvida, não deixe de ler este artigo, nele você encontrará as principais perguntas sobre o gerenciador de tarefas (respondidas) além de descobrir como escolher a melhor opção para o seu escritório.