Gestão contábil perfeita em 5 passos!

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Uma gestão contábil perfeita parece utopia para você? Então não deixe de ler esse artigo e eu te desafio a continuar com o mesmo pensamento. 

Uma vez ouvi uma frase que dizia: mire o mais alto possível, para o caso de você ficar aquém. Ou seja, se sua empresa contábil mirar a perfeição e errar, ainda estará em vantagem sobre aquelas que se contentaram em ser medianas.

Bom, e como colocar isso na prática? Afinal, falar é fácil e nenhuma empresa vive de autoajuda. É sobre isso que iremos conversar no decorrer deste artigo: Como alcançar a perfeição na gestão contábil com atitudes que realmente funcionam! Você está pronto? Então, vamos lá!

1- Digitalize-se!


Você sabia que todos os dias árvores são plantadas num espaço que equivale a 500 estádios de futebol para a produção de papel? Pois é o que apresenta uma pesquisa realizada pela Ibá (Indústria Brasileira de Árvores) realizada entre os anos de 2016 e 2017.

E antes que você me pergunte o que esses dados têm a ver com uma gestão contábil perfeita, quero dizer que papéis além de prejudicarem o meio ambiente também:

  • Podem se perder ou ser extraviados;
  • Ocupam um espaço absurdo no escritório;
  • Demandam muito tempo para consulta;
  • Não oferecem nenhum tipo de segurança às informações dos clientes.

Por isso, é interessante utilizar alguma ferramenta que seja capaz de armazenar documentos digitais. E, para uma gestão contábil perfeita, de preferência em nuvem. Assim, tudo poderá ser acessado pelos colaboradores com agilidade e independente de o profissional estar no escritório ou não.

2- Dê a César o que é de César!


Nos evangelhos sinóticos (Mateus, Marcos e Lucas) há uma passagem em comum em que Jesus Cristo diz a famosa frase utilizada no título acima. Embora haja diversas interpretações, a mais comum entende que: é preciso ser justo e dar importância ou relevância a quem tem, ou seja, trate algo ou alguém com a importância devida.

No caso das empresas contábeis, essa frase equivale a dar importância e urgência às tarefas corretas. Ou seja, nada de sair pondo a mão na massa sem planejamento, ou você pode deixar algo importante passar batido na correria do dia-a-dia.

Uma forma de organização muito utilizada por quem deseja atingir uma gestão contábil perfeita é a matriz de Eisenhower. Nela você divide as tarefas em 4 categorias:

  • importante e urgente;
  • importante, mas não urgente;
  • não importante e urgente;
  • não importante e nem urgente.

As tarefas que se encaixarem na primeira opção devem ser realizadas de imediato, já as da segunda opção precisam ser analisadas para decidir o que deve ser feita. As tarefas da terceira opção devem, se possível, ser delegadas ou então realizadas após as da primeira opção e por fim, as que não são importantes nem urgentes devem ser deletadas ou revistas em outro momento, quando você estiver menos ocupado.

Ao organizar as tarefas dessa forma você ou seus colaboradores conseguem dar prioridade ao que de fato é importante, sem desperdiçar tempo com tarefas irrelevantes, isso com certeza ajuda na produtividade e na gestão.

3- Conecte o quebra-cabeças!


Sua empresa funciona como um quebra-cabeças: todas as partes podem e devem ser conectadas, tanto no que diz respeito às informações, como os próprios colaboradores no geral. Isso significa que toda otimização que ajude a centralizar dados e informações é bem-vinda. Sejam os dados de obrigações contábeis de clientes ou novidades da própria empresa, tudo precisa fluir como um rio.

Uma solução para isso é utilizar softwares e ferramentas em nuvem para que tudo esteja atualizado para todos. Do contrário, sua empresa contábil pode estar fadada a lidar com departamentos desalinhados, inúmeras planilhas com informações diluídas e a dificuldade em encontrar gargalos ou rastros em processos incorretos. Sem contar a falta de registros sobre tarefas que já foram concluídas ou não, isso com certeza gerará retrabalhos e aumentará a probabilidade de erros, então garanta que tudo funcione de forma unificada, ok?

4- Permita-se ser encontrado!

Uma gestão contábil perfeita exige que sua empresa possua múltiplos canais de atendimento. Isso porque se seu cliente puder enviar documentos somente por e-mail, há grandes chances de ele esquecer ou enviar de forma incompleta e o tempo de resposta é grande. Até você perceber a falha, responder o e-mail e ele responder novamente, já se passou muito tempo.

O Gestta, que é nossa ferramenta de gestão para contadores, possui um aplicativo desenvolvido exclusivamente para os clientes das empresas contábeis. Com ele, os clientes podem realizar solicitações de ordens de serviço, enviar ou receber documentos, etc. Tudo sem precisar entrar em contato direto com o escritório. Isso ajuda tanto na fidelização do cliente e na geração de valor sobre os serviços prestados, quanto na agilidade para transitar documentos e informações. Ou seja, ambos os lados saem ganhando.

5- Recorra ao bom e velho “fala que eu te escuto”!


Você já ouviu a expressão “pense fora da caixa”? Ela é utilizada sempre que queremos apontar soluções ou saídas que não são tão óbvias para as pessoas envoltas em um problema. Por isso, reserve um tempo em sua agenda para conversar com os colaboradores e clientes sobre os principais problemas de gestão existentes, talvez apareçam ótimas  sugestões daquelas que te façam dizer “como não pensei nisso antes?”.

Sem contar que esse tipo de atitude ajuda a integrar ainda mais as pessoas ao seu redor. Cria um senso de pertencimento muito importante para qualquer empresa que deseja se tornar referência em gestão contábil.

Trilhar o caminho para uma gestão contábil perfeita não é tarefa fácil e nem um caminho que pode ser percorrido em pouco tempo, mas esse objetivo é daqueles que, quando atingidos, trazem resultados acima das expectativas criadas.

Gostou deste conteúdo? Concorda com as ideias apresentadas? Se você tem mais alguma dica para fazer uma gestão contábil perfeita, deixe aqui nos comentários e vamos enriquecer ainda mais esse debate =)

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