Sabe aquele ditado que diz “em time que está ganhando, não se mexe”? Então, deixa eu te perguntar uma coisa quanto a isso: por que se limitar a vencer a partida, quando se pode ganhar o campeonato inteiro? Pois esse é o questionamento que motiva toda uma geração de empreendedores adeptos da Gestão de Mudança.  Sendo assim, se você quer entender melhor esse conceito, continue comigo!

O que é a Gestão de mudança?

Simples! Gestão de mudança é uma filosofia de administração de empresas voltada a olhar pra frente. Ela visa ir além de apenas “manter aquilo que está dando certo”.  Dessa forma, a proposta é ir sempre adiante. Ou seja, se você estabeleceu um objetivo e conseguiu atingi-lo, por exemplo, por que não dobrar a meta? É, exatamente, isso que a gestão de mudança prega: a evolução constante do seu negócio. A demanda do mercado é cada vez exigente, por isso, todo bom gestor precisa evoluir para superá-la. 

Na contabilidade isso não é diferente!

Até algum tempo, o contador era considerado um cumpridor de tarefas burocráticas e isso até que dava certo. Neste contexto, ele conseguia vencer as partidas e manter o seu negócio em pé. No entanto, as exigências do consumidor começaram a mudar. 

Hoje, mais que um “guarda-livros”, o cliente contábil quer e precisa de um parceiro estratégico para os seus negócios. Essa nova perspectiva foi a virada de chave do contador. Ele percebeu que uma gestão voltada para a mudança era uma escolha inevitável. Ou seja, ou ele inovava, ou ficava pra trás! Por isso, a gestão de mudança, é tão desejada pelos escritórios, afinal, ela garante que o serviço jamais se torne obsoleto. Além de manter a sobrevivência do negócio.

Mas, e aí, ficou interessado em iniciar esse movimento na administração do seu escritório ? Então veja por onde e como começar:

6 passos fundamentais para iniciar uma gestão de mudança no seu escritório

1. Entenda sua empresa contábil

Certamente você conhece bem o seu negócio, mas será que o entende em detalhes? Pode garantir que tem uma visão macro de todos os processos que rolam na sua empresa? Sabe exatamente quem faz o que, que demandas cada pessoa tem na ordem do dia, quais são os próximos deadlines e prioridades da semana, por exemplo? As vezes, quando o time começa a crescer, o gestor perde a mão dessas particularidades. E isso pode impactar negativamente o negócio. Por isso, antes de querer implantar mudanças é preciso conhecer com precisão o funcionamento da sua máquina. 

Dessa forma, você conseguirá identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Portanto, trace um diagnóstico completo da sua empresa contábil. Neste contexto, uma boa maneira de começar, é levantando toda a sua estrutura:

• Física – espaço, mobiliário, máquinas, estoque;

• Administrativa – Departamentos e organização em geral;

• Financeira – Como anda seu ticket médio? Sua taxa de churn e o LVT (Lifetime Value) de cada cliente?

• Pessoal – Quem faz o quê, quem pertence a cada departamento, quais são as soft skills de cada colaborador?

• E digital – Quais programas e softwares de computador você utiliza no dia a dia? Quais são pagos e quais são gratuitos?

2. Defina objetivos

Então, depois de mapear precisamente sua estrutura, fica mais fácil definir os objetivos da sua gestão de mudança. Para isso, avalie onde há potencial de melhoria, mas seja honesto! Não é porque algo atende o mínimo, que já está bom. 

Esteja apto a responder perguntas como:

• “Onde quero chegar?”;
• “Em que status quero que minha empresa contábil se encontre após o processo de mudança?”; 
• “Eu quero me especializar em um departamento ou segmento específico?”;
• “Ou quero ser conhecido pela versatilidade?”
• “Quero prospectar alguns poucos clientes de grande porte?”;
•  “Ou vou focar em atender uma grande quantidade de pequenos empreendimentos?”.

Ou seja, defina no que você pretende ser referência nos próximos anos. Sabe aquela pergunta típica de RH: “onde você se vê daqui 5 anos?”. Então, faça essa pergunta pensando na sua empresa contábil. Saia do arroz com feijão e defina que diferencial você quer entregar aos seus clientes.

3. Defina indicadores

Assim, depois de entender em detalhes todos os processos da sua empresa e definir objetivos claros para cada ponto, o terceiro passo da gestão de mudança é estabelecer indicadores de desempenho. Indicadores de desempenho são métricas que você deve definir e monitorar para saber se determinada estratégia está dando certo no seu planejamento. Para isso, você pode usar indicadores como: 

• Tempo de conclusão de tarefa;
• Diminuição de churn/Retenção de clientes;
• Aumento da prospecção;
• Percentual de retorno sobre os valores investidos 
• Melhora na avaliação do seu atendimento
• Diminuição da rotatividade de funcionários. 

Uma dica legal para avaliar resultados também é fazer pesquisas de satisfação periódicas, tanto com sua base de clientes, quanto com seu time de colaboradores. 

4. Invista na sua equipe

Se investir em capacitação de equipe já é algo básico para entregar um mínimo de qualidade, imagina quando o objetivo é revolucionar toda a gestão da sua empresa. Por isso é preciso garantir que seu time esteja na mesma sintonia: olhando para o futuro e buscando se superar.

Invista em cursos de capacitação com as últimas tendências da contabilidade e leve a galera para eventos da área. Programas de mentoria também são ótimas opções, assim como as reuniões de planejamento regulares. Ou seja, certifique-se de garantir que os objetivos de todos estão alinhados e que seus colaboradores são capacitados.

Além disso, como trata-se de um momento de transição, também é importante definir responsáveis em cada departamento para orientar o time nas novas práticas estabelecidas. Ou seja, é importante ter uma pessoa para orientar o time e ajudá-lo a se adaptar ao novo formato de gestão e acompanhar os indicadores. 

5. Informe-se

No tópico anterior falei sobre investir na formação da sua equipe. Dessa forma, aqui volto a mencionar isso para lembrar que essa dica também vale pra você! Portanto, esteja sempre ligado nas tendências do segmento: além de cursos e eventos, busque também acompanhar canais sobre contabilidade. Como perfis do Instagram, páginas do Facebook, veículos especializados e influencers, por exemplo. Além disso, não esqueça de monitorar a concorrência também. Siga seus canais de comunicação, veja o que estão oferecendo. Desta forma você saberá exatamente o que precisa fazer para se diferenciar.

6. Invista em tecnologia

Você sabia que hoje mais de 80% do tempo de um profissional de contabilidade é dedicado a  questões operacionais, como a coleta e processamento de dados do cliente? Pois é. Agora, considerando isso, imagina quanto tempo poderia ser economizado com a implantação de um sistema que otimizasse, ou até mesmo, automatizasse parte dessa demanda? E quando se fala em gestão de mudança, nada combina mais com o tema do que inovação tecnológica. 

Inclusive, trago números que provam como isso é tendência na contabilidade: para mais de 57% dos entrevistados desse  estudo da ACCA (Associação Internacional de Contadores), a tecnologia tem o potencial de substituir funções básicas da profissão. A pesquisa foi realizada com 19 mil profissionais e estudantes da área contábil em mais de 100 países. Outro ponto interessante levantado foi que, 84% concordaram também que a revolução tecnológica permitirá ao contador se concentrar em atividades de maior valor agregado. Ou seja: em funções mais estratégicas.

Então, a dica desse tópico é: se você não tem uma ferramenta digital de gestão aí no seu escritório, é hora de investir nisso pra ontem. Aliás, aproveitando a deixa, recomendo esse outro conteúdo do nosso blog. Ele fala sobre a importância desta decisão para o futuro do seu negócio contábil: Entenda porque ter uma ferramenta de gestão contábil é uma decisão obrigatória na contabilidade moderna.

Outro benefício de aderir a uma ferramenta como essa é que, com ela, você consegue aplicar com mais assertividade alguns dos passos que mencionei antes, como: ter visão macro do seu escritório, levantar e monitorar indicadores de resultados e melhorar a produtividade e desempenho do seu time. Ou seja, um verdadeiro investimento.

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No mais, espero que você tenha curtido esse artigo e entendido a importância da gestão de mudança. Ter essa nova perspectiva pode trazer inúmeros benefícios ao seu negócio. Portanto, comece hoje mesmo a mexer os pauzinhos. Afinal, se você pretende manter a sobrevivência do seu escritório, isso será fundamental.