Se você chegou até este artigo é porque tem o desejo de melhorar a gestão de tarefas contábeis do seu escritório, certo? Bom, tenho duas boas notícias: a primeira é que a sua empresa não é a única que sofre com isso e a segunda é que esse tipo de problema tem solução.

E apesar de incomodar muitas empresas do ramo contábeis, uma boa gestão de tarefas contábeis não é algo impossível de se alcançar, mas exige um tanto de dedicação e paciência.

Abaixo você verá dicas incríveis para 3 problemas relacionados à gestão, que incomodam muitos escritórios contábeis. Espero que com elas você consiga transformar de forma positiva a forma como seu escritório lida com as tarefas contábeis e alcance o sucesso desejado.

1- Bote ordem na “casa”

Quem trabalha em um escritório contábil sabe como a correria é praticamente um sinônimo desse ambiente. Os prazos apertados e riscos de multa deixam até os contadores mais calvos de cabelos em pé. Os motivos são muitos: clientes que enviam documentação com atraso, alterações constantes na legislação e toda aquela burocracia que só quem é do ramo entende.

Mas eu tenho uma boa notícia: existem algumas medidas que podem ajudar a resolver ou ao menos amenizar esse ciclo caótico que se repete todos os meses. A base de todas elas é a organização, algo que até parece clichê, mas acredite, aplicada do jeito certo ela pode fazer “milagres”.

Quando menciono a organização, nas entrelinhas me refiro à otimização da gestão de tarefas contábeis com base nos seguintes conceitos:

Urgente e importante não são sinônimos

Apesar de parecerem sinônimos, essas duas palavras possuem sentidos diferentes, inclusive nas rotinas contábeis do seu escritório. Atividades importantes são aquelas que direcionarão o crescimento do seu escritório como prospecção de clientes, atingimento de metas, etc.

Já as urgentes geralmente tem uma data limite para serem executadas, do contrário deixarão de fazer sentido ou acarretarão em multas, é o caso do pagamento de taxas, declaração de impostos e coisas do tipo.

No fim das contas o que acontece é que toda atividade possui um grau de urgência e de importância, pois como estes não significam a mesma coisa, não se eliminam, o que altera é o nível de cada um empregado na atividade.

Para aplicar isso na prática você pode fazer um cronograma para garantir que a data das tarefas mais urgentes sejam respeitadas, mas que as atividades mais importantes não cairão no esquecimento. Ai vai um exemplo prático de como saber o que deve ser feito primeiro:

• Anote tudo o que precisa ser feito em uma lista;
• Sabendo a diferença entre importância e urgência, elenque um grau de 1 a 10 para cada atividade;
• Resolva primeiro aquilo que tiver a nota mais alta de urgência e de importância;
  posteriormente dê atenção às atividades que possuem alta importância e baixa urgência;
• Agora é o momento de dar atenção para as obrigações com alta urgência, mas baixa importância, são aquelas que caso o prazo expire não impactarão em quase nada;
• Por último realiza as funções que demandam baixa importância e baixa urgência.

Aplicando esse princípio, ficará muito mais fácil manter tudo em ordem no escritório e dificilmente as tarefas fugirão ao seu controle.

É preciso relaxar um pouco

A primeira coisa que você deve ter em mente é que deve haver um equilíbrio entre os momentos de atividade e os de lazer.

Como a rotina de um escritório contábil é um tanto quanto cansativa, dificilmente um profissional consegue se manter aplicado durante todo o período de trabalho. Até para a melhoria da produtividade é preciso que ele relaxe um pouco entre uma atividade e outra.

O problema é quando o tempo gasto em redes sociais por exemplo, começa a afetar os resultados. Entende o porquê do equilíbrio?

A melhor forma de resolver esse problema é cuidando da gestão de pessoas. Explicando aos funcionários como eles devem se portar, o que é ou não permitido.

Uma opção é incentivá-los a trabalhar com base na técnica pomodoro, uma forma de gerenciar o tempo em que o colaborador trabalha durante 25 minutos ininterruptos e depois tem 5 para realizar qualquer outra atividade como ir ao banheiro, navegar na internet, etc.

Dessa forma eles se tornarão muito mais produtivos e consequentemente haverá menos tarefas acumuladas.

Tente ficar antenado

Você sabe em que os colaboradores do seu escritório estão trabalhando atualmente? É interessante tentar se inteirar (ao menos parcialmente) das atividades e prazos de seus liderados para que possa identificar um possível acúmulo de tarefas e evitar alguns aborrecimentos.

Um sistema de gestão de tarefas contábeis pode, por exemplo, auxiliar nesse sentido, permitindo que o gestor acompanhe todas as atividades em execução. É possível saber inclusive se um documento foi enviado para o cliente, se ele abriu o arquivo, etc.

Com as informações em mãos você pode disponibilizar em um mural por exemplo, o que já foi executado, o que ainda está pendente e as datas de entrega para que todos lembrem constantemente de suas obrigações.

2- Crie padrões

Quando me refiro aos padrões em atividades contábeis, quero dizer que tudo deve ser organização com o objetivo de facilitar tanto a vida dos colaboradores quanto a de quem precisa gerenciar todo o processo.

Em uma rotina tão puxada quanto a de um escritório de contabilidade em que existem inúmeros processos, papéis e prazos, a falta de padronização pode ser o caminho para o fracasso.

Mas, por sorte existem algumas maneiras de resolver esse tipo de problema e são elas que iremos conhecer nos tópicos abaixo. Anote todas dicas e revolucione a gestão de tarefas contábeis do seu escritório.

Profissionais

Aqui o gestor busca entender o que cada profissional faz e quais são as qualificações almejadas durante o processo de contratação, por exemplo. Além disso, define-se também as atividades micro de cada funcionário (no caso de ter mais de um por departamento).

Ter as atividades dos colaboradores bem definidas ajuda tanto na reposição de quadro profissional quanto no caso de substituição, quando um profissional de outro departamento precisa cobrir o funcionário ausente.

Por fim, saber exatamente o que se espera de cada colaborador facilita bastante a criação de processos seletivos, pois é possível saber exatamente quais são as qualidades que devem se destacar nos candidatos.

3- Corte o mal pela raiz

Um grande inimigo da gestão de tarefas contábeis é a inadimplência por parte de clientes. Os atrasos nos pagamentos podem comprometer o caixa e causar todos aqueles transtornos que você já está careca de saber. Por isso não vou me prolongar na abordagem do problema, mas na constituição da solução.

Te apresentarei abaixo algumas formas que podem minimizar o prejuízo causado por esse tipo de clientes e que poderão te ajudar a colocar ordem na gestão de seu escritório.

Seja uma prioridade do cliente

Muitos escritórios contábeis sofrem com a gestão de tarefas contábeis porque uma parte dos clientes não os enxergam como serviço essencial e como consequência não dão tanta importância para prazos de pagamento e envio de documentações. Essa prática é muito comum inclusive no nosso cotidiano, por exemplo:

Se há pouco dinheiro para pagar as contas deste mês e você sabe que não vai conseguir liquidar tudo, é natural que dê preferência àquelas que considera mais importantes, não é mesmo? Com os clientes contábeis o processo é parecido. Por não enxergar tanto valor no serviço prestado, não se comprometem, por exemplo a enviar as documentações na data exigida.

Uma excelente maneira de reverter esse quadro é mostrar para o cliente o quanto às atividades contábeis são essenciais para o bom funcionamento da empresa. Por exemplo, o atraso na folha de pagamentos pode acarretar na insatisfação dos colaboradores e o cliente pode ter um grande problema simplesmente por não ter enviado os dados solicitados dentro do prazo.

Nesse caso, trabalhar o relacionamento com o cliente pode ser uma boa solução. O envio de e-mails educativos, descontos de incentivo, etc. podem fazer o cliente perceber que sem o seu serviço a empresa dele pode entrar em sérios (e evitáveis) problemas.

Para revolucionar a gestão de tarefas contábeis de seu escritório é preciso prezar pela organização de tarefas e colaboradores, mas também cuidar para que seus clientes possam enxergam o valor oferecido pelo seu escritório. Esse conjunto de ações provavelmente fará com que a empresa trabalhe de forma compassada, com mais eficiência e sem tomar prejuízos por atrasos.