Gestão de tempo no home office – Como ser produtivo durante a quarentena?

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Trabalhar em casa pode ser o cenário dos sonhos para muitas pessoas, mas também pode ser um desafio quando não existe uma boa gestão de tempo no home office

A COVID-19 transformou a nossa rotina e decretou o modelo de trabalho home office para milhares de empresas durante a quarenta e com  os escritórios contábeis não foi diferente. 

Muitas empresas brasileiras já tinham uma cultura de trabalhar em casa quando necessário antes da pandemia. Inclusive o Brasil é o 2º país do mundo que mais faz Home Office.  Porém, para os escritórios contábeis, essa prática ainda é um tabu. 

E entre tantas coisas que precisamos aprender neste período, a gestão de tempo no home office é uma das que mais merecem atenção. 

Quando se está em casa, muitas coisas podem te distrair e tirar o foco de suas atividades como uma conversa com a família, uma atividade doméstica ou até mesmo a sua série favorita. . 

Com isso, você acaba perdendo muito tempo, finalizando o expediente sem concluir suas tarefas e tendo que estender o seu horário até mais tarde para poder dar conta de tudo,  o que não é nada saudável, principalmente se acontecer todos os dias 

Entendo que se praticar uma gestão do tempo eficiente no escritório já não é tarefa fácil, no home office seja ainda mais difícil, mas precisamos nos adaptar a essa realidade. 

Pensando nisso, separei 7 dicas para te ajudar a passar por esse período sem grandes impactos em suas atividades e responsabilidades. 

Então vamos começar exercitando a atenção plena desde já bloqueando as distrações: feche suas redes sociais e WhatsApp, coloque um fone de ouvido com uma musiquinha ou som que te ajude a se concentrar e tente focar neste artigo até o final.  

Vamos lá?  

7 Dicas para uma melhor gestão de tempo no home office. 

1- Liste suas tarefas. 

Criar uma lista de tarefas pode definir o tom do seu dia inteiro. Tente criar uma lista de tarefas gerenciável no dia anterior. Inclua tudo, desde um grande projeto ou uma grande reunião online com um possível cliente, até o que fará em seu horário de almoço. 

Nessa lista determine também quando tempo irá levar para concluir cada tarefa e dê check sempre que finalizar algo. 

Para criar essas listas você pode utilizar plataformas gratuitas e fáceis de usar como o Wunderlist  ou o Trello. Enquanto o primeiro é ideal para gerenciar tarefas individuais menores e de curto prazo, o Trello já é mais adequado para administrar projetos maiores e com mais pessoas envolvidas, por exemplo.  

Assim você pode planejar todo o seu dia a dia e não furar com você mesmo! 

3- Tenha uma agenda otimizada 

Anotar seus compromissos numa agenda já é algo que você precisa fazer mesmo quando está trabalhando no escritório. Mas quando o trabalho é de casa, essa prática é ainda mais importante.

Inclusive, é interessante que você e sua equipe usem uma agenda online compartilhada. Desta forma, todos podem ver os compromissos de todos e não interromper no meio de uma reunião, nem marcar outra reunião no mesmo horário, por exemplo.

Além disso, outra vantagem da agenda online é que você pode configurá-la pra disparar notificações para os convidados com antecedência para que ninguém esqueça.

Enfim, ferramentas para agenda online existem várias, mas aqui no Gestta, meu time e eu usamos o Google Calendar mesmo, que é uma das mais populares, é gratuita e integra com outras ferramentas que já usamos em nosso dia a dia como o Gmail, o Drive e o Hangouts. 

Agora prepare-se que, ainda falando de agenda, eu tenho mais uma dica de ouro: distribua seus compromissos de forma otimizada: nada de enfiar um compromisso em cima do outro sem sequer um intervalo entre eles!

Explico: 

Sabemos o quanto nosso cliente e nossa equipe precisam de atenção neste momento mas imagine que você tem uma reunião com sua equipe contábil e em seguida, sem nenhum tempo de digerir o que foi conversado, você já parte para uma nova reunião com um cliente sem nem poder se preparar?

Pois é! Depois de cada reunião você precisa de um tempinho para se organizar, distribuir as tarefas que foram discutidas e se preparar para a próxima! 

Sendo assim, é ideal que você separe o tempo que achar necessário entre uma reunião e outra. 

Outra vantagem dessa prática é que também te mantém preparado para possíveis imprevistos.  Assim como no escritório muitas vezes as coisas não correm conforme o planejado, isso também pode acontecer no home office. Éé por isso que é tão importante incluir tempos de reserva no seu plano para pequenos imprevistos, assim você permanecerá fiel sua programação o máximo possível.. 

É legal adicionar em sua agenda o seu horário de almoço também, dessa forma, quem acessa-lá, saberá que você não está disponível.  

2- Não seja multitarefas 

Você pode pensar que fazendo várias coisas ao mesmo tempo, está agilizando seu dia e assim vai concluir suas tarefas mais cedo, mas é bem o contrário viu?

Na verdade fazer mais de uma tarefa simultaneamente cansa sua mente mais rápido, te faz perder a linha de raciocínio toda hora e ter que reiniciar o processo mais vezes. Consequentemente, isso te faz demorar mais para terminar.

Diferente de quando você foca em uma coisa só e vai nela até o final sem bugs de raciocínio e outras interrupções. 

Fora que, quando você faz várias coisas ao mesmo tempo, as chances de algumas delas, ou até mesmos todas, deixarem a desejar são grandes. 

Imagine que você marcou uma reunião online com um cliente, por exemplo, mas ao mesmo tempo decidiu que precisava fechar a folha de outro cliente. Uma das duas tarefas sairá “meia boca” e isso não é legal. 

Então para uma boa gestão de tempo no home office, concentre-se em uma tarefa de cada vez e mude o foco somente quando terminar. Dessa forma você ficará menos distraído e poderá concluir essa atividade com mais rapidez e eficiência. 

3- Faça uso de técnicas

Existem várias técnicas para gestão de tempo e aqui vou citar duas:

A primeira é o Pomodoro, que consiste em intercalar blocos de trabalho e de pausa. Ele tem esse nome por fazer referência àquele timer de cozinha em formato de tomate. 

Para usá-lo na prática você pode usar um timer ou alarme comum aí do seu celular ou computador ou, pra facilitar, instalar uma extensão no seu navegador ou um app no seu celular. Se você buscar por “pomodoro” na playstore do seu aparelho ou na galeria de extensões do Google, encontrará várias opções.

Na prática ele funciona assim: foque por 25 minutos ininterruptos e depois pause por cinco minutos. Nesses cinco minutos de pausa você pode se levantar, caminhar um pouco, buscar um café ou checar suas redes sociais, por exemplo. Qualquer coisa para te ajudar a abstrair um pouco do trabalho e reiniciar sua mente. Depois disso volte e foque por mais 25 minutos. Repita essa sequência 3 vezes e faça um intervalo maior, de 10 minutos. 

Esses são os tempos recomendados, mas se você acha que consegue focar por meia hora, por exemplo, também pode tentar isso. Você pode adaptar a técnica de acordo com a sua dificuldade de foco. Só não vale forçar a barra e querer focar por cinco minutos e pausar 20, porque aí a técnica perde totalmente o sentido, né?

A outra técnica é a Matriz GUT e trata-se de uma metodologia de distribuição e priorização de trabalho baseada em 3 critérios: Gravidade, Urgência e Tendência.

A gravidade é o critério que define o quanto a resolução daquela tarefa é importante, a urgência diz respeito a quanto é fundamental que tal demanda seja executada o mais rápido possível, por fim, a tendência determina qual a probabilidade do problema em questão se tornar ainda pior se a tarefa não for resolvida.

Entendo o que significam cada um desses critérios, já começa ficar mais fácil saber como usar a Matriz GUT na priorização de tarefas.

Identifique todas as coisas que você precisa fazer por seu grau de gravidade, urgência e tendência. 

Você pode criar níveis de 1 a 5 para cada critério, por exemplo:

Gravidade:

  1. Sem gravidade;
  2. Pouco grave;
  3. Grave;
  4. Muito grave;
  5. Extremamente grave.

Urgência:

  1. Pode esperar;
  2. Pouco urgente;
  3. Urgente, merece atenção no curto prazo;
  4. Muito urgente;
  5. Necessidade de ação imediata.

Tendência:

  1. Não mudará;
  2. Vai piorar em longo prazo;
  3. Vai piorar em médio prazo;
  4. Vai piorar em curto prazo;
  5. Vai piorar rapidamente.

Depois disso se torna intuitivo: as tarefas que pontuarem mais alto nesses critérios, devem ser priorizadas. 

4- Determine o seu período produtivo. 

Você é uma pessoa da manhã ou da noite? Para uma boa gestão de tempo no home office é imprescindível saber quando você é mais produtivo. 

Por exemplo, se você é aquele tipo de pessoa super produtiva de manhã, mas depois do almoço sente aquele soninho, tente trabalhar em tarefas mais desafiadoras assim que começar o dia, deixando aquela atividade que requer uma menor atenção para o período da tarde. 

Imagine fechar a contabilidade de uma empresa durante aquele período em que você se sente menos produtivo, não vai ser nada legal. 

Então faça essas pequenas alterações em sua agenda, os resultados serão visíveis. 

5- Faça uma pausa 

Ok, é muito importante concentrar-se no trabalho quando se está fazendo home office. Isso exige não interromper seu processo para fazer tarefas domésticas, ou assistir TV ou checar suas redes sociais.

Porém, não precisa ficar bitolado só no trabalho por 8 horas seguidas, afinal, não tem cabeça que aguenta!

Eu já tinha adiantado isso quando falei do pomodoro, mas vou reforçar:

Faça pausas saudáveis durante seu dia de expediente!

Inclusive, tire mesmo o seu horário de almoço! Sente no sofá, veja um pouco de TV, converse com a sua família, dê atenção para o seu pet. Tudo é válido. 

Essas pausas, quando bem administradas, fazem com que você volte ao trabalho com energia total! 

6- Use a nuvem

Vou listar três problemas aqui, rapidão:

  1. Ter que ficar horas procurando um arquivo na sua pasta de downloads e não encontrar;
  1. Trabalhar em um documento que outros colegas também precisam altera/usar com frequência e por isso ter que ficar salvando e mandando por email pra todo mundo hora e vice-versa;
  2. Precisar de um arquivo essencial e lembrar que ele está salvo no seu computador lá do escritório, enquanto você está em casa fazendo home-office.

Sabe o que esses três problemas têm em comum? Duas coisas: Todos eles atrapalham sua gestão de tempo no home office e todos eles têm uma solução: usar a nuvem!

O que hoje em dia popularmente chamamos de nuvem, nada mais são que servidores online onde você pode arquivar e trabalhar em arquivos de forma online. De onde você estiver e quantas pessoas forem necessárias. 

Desta forma, inclusive, quando alguém faz uma alteração em um documento, fica registrado quem foi e quando. 

Existem várias contas diferentes que você pode usar como nuvem. Nós aqui do Gestta usamos o Google Drive. Até porque, como já mencionei ele integra com outras ferramentas do Google que já utilizamos como Gmail e Google Calendar.

Cada conta gratuita do Google oferece 5 gigas para você utilizar. Mas esse espaço pode ser muito maior se você assinar há algum dos planos disponíveis.

Enfim, o uso da nuvem além de facilitar o acesso a documento em qualquer lugar que esteja, também é um método seguro e fácil de organizar seus documentos e compartilhá-los com sua equipe. 

Vale a pena mudar a sua forma de armazenar arquivos. 

7- Automatize o máximo de trabalho possível 

Há várias tarefas no dia a dia contábil que são meramente operacionais. Ou seja, não demandam expertise estratégica. Sendo assim uma boa forma de fazer uma melhor gestão de tempo tanto no home office, quanto no escritório, é automatizando esse tipo de trabalho.

Com uma ferramenta online de automação e gestão de serviços e processos contábeis, é possível automatizar várias demandas como anexar documentos em tarefas, dar baixa e notificar o cliente, por exemplo. 

Liberando esse tempo, você e sua equipe podem se aplicar em ações mais estratégicas e analíticas e melhorar a produtividade do seu escritório.

O tempo é o nosso bem mais precioso 

Sabemos que, na correria do dia a dia contábil, dificilmente conseguiremos tratar o tempo como essa preciosidade que ele é. Sempre haverão reuniões de última hora, imprevisto com cliente e mais uma série de contratempos para acabar com o seu planejamento.

A boa notícia é que, aplicando algumas dessas dicas simples de gestão de tempo no home office e no escritório, você sempre terá uma carta na manga, ou seja, alguns minutinhos ou até horas extras para conseguir dar conta de tudo.

E é isso! Essas foram as nossas dicas de hoje! E você, tem mais alguma dica de gestão de tempo no Home Office que gostaria de dividir com a gente? Conta aí nos comentários!

Até a próxima!