Gestão do conhecimento na contabilidade – Aprenda a captar e compartilhar o conhecimento de seus colaboradores de forma estratégica

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Imagine se, da noite para o dia, toda a sua equipe fosse substituída por novas pessoas. Esse time novo saberia o que fazer ou ficaria perdido tentando entender os processos do escritório? Pois é, para evitar a segunda opção, entender o que é gestão do conhecimento é o primeiro passo. 

Claro que  raramente uma equipe será  completamente substituída de uma só vez como o exemplo que dei. Porém, ainda  assim, é preciso criar estratégias para evitar que o conhecimento e os procedimentos do seu escritório fiquem limitados apenas na cabeça dos colaboradores. Neste contexto, a gestão do conhecimento pode ser sua grande aliada. Trata-se de uma metodologia que organiza, divulga e utiliza o conhecimento da sua força de trabalho de forma estratégica, garantindo o compartilhamento e a troca desse saber de forma organizada. 

Portanto, neste conteúdo, iremos aprender mais sobre o tema e como implantá-lo em seu escritório. Vamos lá?

O que é gestão do conhecimento

A gestão do conhecimento é uma metodologia que vem do inglês knowledge management (KM) e, na prática, diz respeito à capacidade de mapear, classificar, gerenciar, distribuir, multiplicar e reter conhecimento empresarial com eficiência. Ela tem como propósito ajudar uma empresa a superar o grande desafio que é extrair o conhecimento gerado e acumulado ao longo dos anos pela sua força de trabalho e mantê-lo em um local seguro e de fácil acesso. Para que qualquer colaborador possa acessar, reproduzir e disseminar esse conhecimento, sem dificuldades.

Para isso, ela passa por 3° etapas:

  • 1° Levantar quais são os conhecimentos, as informações e competências que os colaboradores possuem e que levam a empresa a continuar operando.
  • 2° Transformar todos os conhecimentos acessíveis em procedimentos padrões para compartilhar informações com toda a equipe de trabalho.
  • 3° Trabalhar a melhoria dos colaboradores e o desenvolvimento e aperfeiçoamento de habilidades que sejam relevantes para a evolução do negócio.

Outro ponto importante da gestão do conhecimento é a otimização da tomada de decisão de forma intuitiva. Isso porque, através do compartilhamento de ideias, a gestão do conhecimento permite mapear soluções que já foram usadas anteriormente. Além de utilizar os erros e experiências do passado como auxílio na solução de problemas atuais e futuros.

Como implantar a gestão do conhecimento em seu escritório

Para implantar a gestão do conhecimento é necessário passar por 5 etapas: levantamento, planejamento, captura, armazenamento e compartilhamento. Porém, não se engane, apesar de um número grande de passos, esse processo pode ser mais simples do que você imagina.

Vamos ver?

1- Faça um levantamento 

O ponto de partida para implantação da gestão do conhecimento é fazer um diagnóstico do saber atual do seu escritório. Para isso, é necessário analisar quatro fatores: pessoas, processos, conteúdo e cultura. Como no exemplo abaixo:

Pessoas

  • Meus processos estão catalogados?
  • Há uma sequência dessas atividades?
  • Quais dessas atividades são específicas de um departamento?
  • Quais atividades são conectadas a outros setores?

Processos

  • Meus processos estão catalogados?
  • Há uma sequência dessas atividades?
  • Quais dessas atividades são específicas de um departamento?
  • Quais atividades são conectadas a outros setores?

Conteúdo

  • Em um comparativo com o mercado, qual a qualidade do conteúdo da minha empresa?
  • O que é feito de melhor e de pior que os concorrentes?
  • É possível entender os motivos?
  • Quais procedimentos precisam ser implantados?
  • Quais conhecimentos precisam ser retidos?
  • Quais conhecimentos precisam ser desenvolvidos?

Cultura

  • O conhecimento é entendido como um ativo?
  • A cultura organizacional promove a troca de conhecimento?
  • São realizados treinamentos, mentorias e capacitações frequentes?
  • Eu faço uso total do meu capital humano?
  • Qual é o tamanho do saber dos meus colaboradores?

Você pode responder esse questionário entrevistando seus colaboradores e gestores, realizando uma análise de sua concorrência, investigando seus processos e analisando a percepção de seus colaboradores em relação ao conhecimento compartilhado. O importante é concluir essa etapa munido de bons insumos.

2- Inicie o planejamento estratégico

Questões respondidas e diagnóstico realizado? Agora é hora de planejar.

O diagnóstico traz a realidade do conhecimento atual da empresa, assim como suas necessidades. Neste momento, desenha-se um tripé fundamental para o sucesso do método: visão, objetivos e estratégias relacionadas à gestão do conhecimento. Ou seja, é nesta etapa que o escritório irá organizar o processo e traçar os objetivos (principais e secundários). 

Aqui, é importante listar atividades que devem ser feitas, competências que precisam ser desenvolvidas, necessidades que precisam ser superadas, perfis que precisam ser aflorados ou contratados, entre outros pontos. Além disso, também é fundamental definir pessoas responsáveis, metas e prazos referentes a cada atividade que você planeja executar. Isso vai simplificar o acompanhamento das ações.

3- Capture conhecimento

Com o planejamento realizado, chegou o momento de capturar o conhecimento e documentá-lo. Isso pode ser feito em formato de texto, POP, vídeo, mentoria, áudio, entre outros recursos. O importante aqui é ir de encontro com o que foi levantado no primeiro passo.

Por exemplo, durante o levantamento você identificou que alguns colaboradores do Departamento Pessoal possuem um entendimento super aprofundado sobre a sua ferramenta de gestão de processos. Já outros, não entendem exatamente como ela funciona e como podem fazer um bom aproveitamento dessa solução. Uma forma de capturar esse conhecimento pode ser um vídeo tutorial com a ajuda do colaborador com conhecimento mais aprofundado da ferramenta, mostrando como ele a utiliza no dia a dia e quais funções são fundamentais para o seu trabalho.   

4 – Organize o conhecimento

Certamente sua empresa levantou diversas informações e as transformou em conhecimento, certo? Então, agora é preciso organizá-las e mantê-las à disposição. Afinal, não adianta apenas jogar documentos soltos, de forma que seus colaboradores perderão mais tempo para encontrá-los ao invés de utilizá-los para seu aprendizado, não é mesmo? Por isso, é preciso armazená-los de forma segura e acessível.

Como opção, você pode utilizar plataformas gratuitas, como Trello, Confluence, Bitrix24 e Google Drive. O ideal para a gestão do conhecimento é apostar em ferramentas que permitam a colaboração. Assim seus colaboradores podem adicionar novos conhecimentos e comentar nos que já foram adicionados, mantendo-os sempre atualizados. 

E, para ser ainda mais assertivo, retenha todos os documentos de forma centralizada e segmentada por categoria, como dados, informações, tutoriais, departamentos, dicas, entre outros. Isso facilita e otimiza o acesso. 

5 – Compartilhe e aplique

Tudo pronto? Agora é hora de compartilhar os documentos e dar acesso aos seus colaboradores. E, mais do que compartilhar, é importante criar ações de divulgação e motivação para que haja aderência e engajamento com a metodologia.

Os materiais de gestão do conhecimento não devem ser vistos como mais um processo e sim como um aliado aos colaboradores e suas atividades. 

Uma dica para verificar a aderência é definir indicadores e métricas  para entender o que de fato está funcionando ou não e se seus profissionais estão engajados e utilizando os conteúdos. 

E lembre-se, a gestão do conhecimento é um processo contínuo. Por isso, mantenha os documentos atualizados e seus colaboradores engajados a compartilhar o que sabem. 

Agora é com você!

A gestão do conhecimento melhora um escritório de várias maneiras. Ao garantir que todos os colaboradores tenham acesso ao conhecimento gerada na organização e na mente de seus profissionais, a empresa desenvolve uma força de trabalho mais inteligente e capaz de tomar decisões rápidas e assertivas. Ou seja, investir na capacitação dos colaboradores é também investir na satisfação profissional, o que promove maior retenção dos seus talentos. 

Além disso, essa metodologia também amplia a vantagem competitiva, promovendo internamente a geração de novos modelos de negócio a partir do capital intelectual de seus colaboradores e do escritório em geral. Então coloque as dicas desse artigo em prática e dê o primeiro passo rumo a gestão do conhecimento.

Até o próximo conteúdo!

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