Quais são os planos do seu escritório para os próximos anos? Qual a previsão de faturamento? Quais serão os custos e despesas para manter a operação? Elas são viáveis? Qual lucro sua empresa vai obter desta forma e o que pretende fazer com ele? Irá expandir? Contratar mais pessoas? Qual retorno espera ter com essas ações? São muitas perguntas, mas desconhecer as respostas para elas acende um sinal de alerta quanto a sua gestão orçamentária. 

Pois é, muitos escritórios ainda negligenciam esse tipo de gerenciamento. No entanto, para auxiliar sua empresa a estabelecer onde quer chegar e estimar os recursos necessários para isto, sem que falte ou sobre, a gestão orçamentária é uma das melhores alternativas. 

Por isso, neste artigo, irei explicar melhor esse conceito, sua importância, quais as vantagens em aplicá-la e como fazer isso de forma eficiente. 

Vamos lá? 

O que é gestão orçamentária e qual a sua importância?

A gestão orçamentária é um conjunto de ações que tem como principal objetivo auxiliar uma empresa a planejar, projetar e monitorar seus resultados financeiros.  

Para isso, ela considera e controla todos os custos envolvidos no funcionamento do negócio e como eles podem interferir nos resultados. Por isso, quando aplicada de forma eficiente, possibilita a administração dos custos com maior clareza, o que, consequentemente, minimiza os prejuízos e assegura a sobrevivência do negócio. 

Quais as vantagens da gestão orçamentária?

Agora que você entendeu o conceito dessa estratégia, confira os benefícios que a gestão orçamentária pode trazer ao seu negócio: 

• Projeção mais clara do futuro;
• Tomada de decisão mais assertiva e baseada em dados;
• Redução da necessidade de empréstimos bancários;
• Planejamento eficiente do ROI;
• Identificação antecipada de imprevistos;

5 Passos para aplicar a gestão orçamentária em seu escritório contábil

Obviamente, não existe um método único para colocar a gestão orçamentária em prática. Afinal, tudo dependerá do tamanho do seu escritório, da sua infraestrutura e da maturidade dos seus processos. 

No entanto, é possível resumir a implantação dessa gestão em cinco passos:

1- Análise

O planejamento consiste no estudo profundo dos dados e do histórico financeiro do seu escritório, como:

• Deduções de vendas, como os impostos e abatimentos, entre outras;
• Custos variáveis e investimentos em insumos;
• Gastos com pessoal, como demissões, contratações, treinamentos e benefícios;
• Despesas e investimentos operacionais;
• Capital de giro (NCG).

Com essas informações reunidas é possível enxergar como os recursos financeiros foram alocados e quanto dinheiro foi necessário para isso, dados fundamentais para uma gestão orçamentária assertiva

2- Simulações

Com as informações acima em mãos é possível simular alguns cenários, prevendo fatores como demissões, contratações, investimentos em inovação e expansão, entre outros que possam impactar seu escritório. 

Para isso, você deve criar e analisar, no mínimo, três cenários: um realista e muitas vezes bem parecido com o que levantamentos anteriormente; um pessimista, focando em situações que possam prejudicar seu escritório, como variações econômicas, por exemplo e um otimista, visando um uso mais efetivo dos seus recursos financeiros. 

É viável criar outras projeções a fim de antecipar crises, problemas e oportunidades. Afinal, imagine que surja algo que possa impulsionar positivamente o crescimento do seu negócio, neste caso é importante ter um cenário em que o orçamento esteja preparado para aproveitar essa chance.

Ter uma visão clara de cada um desses cenários, ajuda você a criar estratégias e projetar quanto dinheiro será necessário para lidar com cada um deles de forma eficiente.

3- Planejamento

Agora que você já analisou e criou alguns possíveis cenários para o seu escritório é hora de realizar o planejamento da sua gestão orçamentária.

Para isso, você deve utilizar os mesmos parâmetros do primeiro tópico e montar uma projeção visando cada um dos cenários. Assim como, metas, melhorias, inovações, entre outros.

É fundamental criar um planejamento realista e possível, sempre seguindo o histórico anterior como base. Porém, não deixe de projetar também algo mais otimista, como custos mais desafiadores e metas mais competitivas para cada setor do escritório. Afinal, a gestão orçamentária não serve apenas para manter os recursos financeiros em dia, mas para permitir que seu escritório cresça de forma periódica e escalável. 

4- Acompanhamento

O próximo passo da gestão orçamentária é fazer um acompanhamento estratégico de resultados. Isso ajuda a saber se o seu escritório está seguindo o caminho planejado para alcançar as metas estabelecidas ou se está partindo para outra direção.

A análise pode ser feita através de relatórios, como:

• DRE: O Demonstrativo de Resultado do Exercício, propicia uma visão aprofundada referente a rentabilidade da empresa de uma forma geral. Ou seja, apontando importantes indicadores financeiros, como a margem de contribuição e lucratividade;

• Fluxo de caixa projetado: Permite a análise de todas as futuras movimentações de entrada e saída de seu orçamento empresarial. Isso possibilita avaliar a sua necessidade de capital de giro para lidar com as despesas e a capacidade de geração de caixa;

• Balanço patrimonial: Demonstra a evolução financeira de sua empresa dentro de um determinado período em relação a todos os seus passivos e ativos. 

• Ebitda ou Lajida: Indicador de lucratividade que permite prever, no orçamento, qual será o lucro operacional do período futuro. Com isso, é possível estimar qual período a empresa terá maior lucro operacional, identificar despesas que possam ocasionar redução do lucro e evitar um prejuízo financeiro.

• Ponto de equilíbrio: Permite avaliar, no orçamento, quanto o escritório precisa de receita para pagar todas as despesas fixas e variáveis. Evitando assim assumir gastos que possam afetar o seu caixa.

5- Revisão

Com os indicadores e relatórios em mãos é hora de reavaliar as metas e orçamentos planejados. 

Essa revisão deve ser feita periodicamente, se possível, de forma programada e já prevista no planejamento. Afinal de contas, o que foi planejado não deve ser encarado como algo fixo, mas sim, como um ponto de partida. 

É preciso que a estratégia se adapte a imprevistos e mudanças que acontecem ao longo do caminho, pois todo escritório pode sofrer influência de fatores externos. Portanto, sempre que isto ocorrer, será necessário revisar o planejamento orçamentário e alinhá-lo aos objetivos e metas deste novo cenário.

Ou seja, a empresa deve realizar uma revisão orçamentária assim que notar que os planos atuais estão obsoletos e inadequados para a realidade. 

Pronto para praticar a gestão orçamentária em seu escritório?

A gestão orçamentária é fundamental para a sobrevivência e crescimento do seu escritório, permitindo que você utilize de forma assertiva e otimizada todos os seus recursos financeiros. 

Por isso, espero que, após ler e compreender toda a importância dessa estratégia, você se sinta inspirado e comece agora mesmo a sua gestão orçamentária e não deixe que imprevistos impactem negativamente o seu negócio!