Produtividade, está aí uma coisa que buscamos e cobramos de nossas equipes a todo momento. Mas, você saberia me dizer o que tem feito para tornar seu escritório mais produtivo? Afinal, é normal que sua equipe se perca diante de tantos afazeres e tarefas que a rotina contábil exige. Neste contexto, melhor do cobrar, que tal oferecer ao seu time recursos que possam tornar a rotina deles mais produtiva e otimizada? Bom, o empresário que faz uso do Gestta sabe bem do que eu estou falando. Isso porque, nossa ferramenta de gestão contábil conta com diversos recursos que ajudam a desburocratizar e tornar o dia a dia de um escritório mais ágil .
Mas, se você ainda não utiliza o Gestta e está curioso para saber quais recursos são esses, continue lendo este artigo!
6 Recursos do Gestta que ajudam seu escritório a ser mais produtivo
O Gestta é uma ferramenta criada para atender as dores do mercado contábil e uma dessas dores é a baixa produtividade dos escritórios. E engana-se quem pensa que esse problema é culpa de colaboradores desmotivados. Pelo contrário, você pode ter uma equipe incrível no seu escritório, mas sem os recursos certos, fica complicado alcançar a produtividade esperada.
Por isso, o Gestta conta com diversos recursos que ajudam na organização, distribuição e gestão das atividades de um escritório. Tornando a rotina mais padronizada e consequentemente aumentando a produtividade.
Enfim, sem mais delongas, vamos conhecer esses recursos e entender como cada um deles pode ajudar sua equipe e seu escritório.
1- Distribuição inteligente de tarefas
Um dos recursos presentes no Gestta é a distribuição inteligente de tarefas. Como citei no início, a rotina de um escritório contábil possui diversas atividades, o que pode complicar a vida do colaborador ao tentar organizar o seu dia a dia.
Com a distribuição inteligente de tarefas, o Gestta cria a rotina para o colaborador deixando tudo o que for pertinente aos clientes de sua carteira, em destaque em seu painel. Dessa forma, quando o colaborador inicia sua dia, já sabe quantas atividades tem para concluir e como priorizá-las, o que o torna mais produtivo.
Mas não se engane, quando falo em distribuição de tarefas, não estou me referindo apenas em organizar tudo em uma tela bonitinha, mas também na possibilidade do gestor em poder acompanhar toda as entregas que a sua equipe deve fazer, delegar responsáveis e registrar a execução de todas as atividades com facilidade.
Além disso, com a distribuição inteligente de tarefas é possível criar fluxos contínuos e automáticos. Por exemplo, se o seu time comercial está trabalhando na abertura de uma nova empresa, o próximo passo, depois do contrato assinado, seria encaminhar para o departamento de legalização. Com o Gestta, é possível criar um fluxo para essa tarefa. Assim, quando o comercial concluir a parte dele, a tarefa passa de forma automática para o departamento legal e assim por diante, como no exemplo abaixo
2- Email e tarefa centralizados
Sair de uma atividade para encaminhar um email e depois voltar para verificar se ele foi enviado corretamente ou respondido, são atividades que acabam como a produtividade de um escritório.
Por isso, no Gestta cada tarefa tem sua própria caixa de mensagens integrada com o email. Ou seja, por meio dela, é possível enviar um email para o cliente ou para outro colaborador do escritório, sem precisar sair da tarefa. O email já vai para o cliente com um template pré-configurado, informando de qual tarefa ele foi enviado e, consequentemente, a qual se refere. Além disso, quando o cliente abre o email e baixa o documento anexo, o Gestta também notifica o colaborador responsável e registra essa informação na tarefa. Com isso, o colaborador foca em sua atividade com tranquilidade e não precisa ficar saindo da tarefa e do sistema para acompanhar se houve alguma resposta.
Além disso, todas as conversas e atividades da tarefa, não só as enviadas por email, mas também por outros canais de comunicação do Gestta , ficam registradas no histórico da caixa de mensagens. Dessa forma, quando o colaborador tiver dúvidas em relação a alguma atividade, ele pode verificar nesse histórico como foi a trativa sobre o assunto. Potencializando ainda mais a sua produtividade.
3- Diferentes níveis de acesso
Nada mais improdutivo para o colaborador do que se deparar com um painel cheio de informações que não dizem respeito a ele. Por isso, no Gestta existem diferentes níveis de gerenciamento que oferecem uma visão detalhada das atividades pertinentes apenas ao usuário que está logado. Isso proporciona maior clareza, autonomia e produtividade a sua rotina de trabalho.
Com diferentes níveis de gerenciamento, o Gestta consegue oferecer em tempo real a visão das demandas operacionais do colaborador. O ajudando a prever possíveis gargalos e problemas. Além disso, cada nível de acesso e usuário têm um dashboard com dados consolidados gerados a partir das atividades e tarefas do Gestta.
E devido à forma como essa ferramenta analítica opera, as informações são disponibilizadas de maneira que favoreçam a leitura e interpretação do usuário — permitindo assim uma tomada de decisão rápida, ágil e acertada. Dessa forma é possível ter maior segurança nas demandas do escritório e menor chance de ocorrer erros e esquecimentos, blindando o seu negócio e também a empresa do seu cliente.
4- Pontos de atenção
Outra solução que potencializa a produtividade do seu escritório, são os pontos da atenção adicionados ao dashboard de cada usuário.
Os pontos de atenção do Gestta mostram ao colaborador o andamento de suas atividades, como quantas tarefas existem abertas em seu nome podem gerar multas, quantas aguardam aprovação do gerente, entre outras informações.
Quando o colaborador visualiza sua demanda dessa forma, ele pode autogerenciar o seu dia e assim se programar para cumprir suas metas. Além disso, ele consegue também ser mais produtivo. Por exemplo: veja que no painel nós temos uma tarefa com impedimento, isso significa que falta algum documento, da parte do cliente, para que uma atividade seja concluída.
Sabendo disso, o próprio colaborador pode entrar em contato com o cliente e entender o que houve com o documento e se ele poderá encaminhar em tempo hábil. Assim como, no caso de haver muitas tarefas vencidas próximas a gerar multa, ele pode pensar em uma ação e levar até o gestor. Ou seja, o Gestta ajuda o colaborador a ter mais autonomia e proatividade para gerir suas demandas e tomar decisões quanto a sua rotina, melhorando sua produtividade, afinal, ele terá uma visão completa de suas obrigações e saberá exatamente como se organizar.
5- Timer
Já imaginou poder enxergar quanto tempo seu colaborador leva para realizar uma atividade? Pois bem, dentro de cada tarefa no Gestta existe a opção de registrar o tempo que foi dedicado a ela.
Uma funcionalidade que pode ser útil para você avaliar fatores como:
- Quanto cada cliente consome de tempo da sua equipe;
- Qual a média de tempo cada tipo de tarefa leva para ser concluída;
- A produtividade dos seus funcionários em geral;
- Entre outros dados úteis para nortear o planejamento da rotina contábil.
O botão do timer é fixo e fica visível mesmo que o usuário saia da tarefa. Assim, ele pode pausar e dar play no contador a partir de qualquer tela do Gestta.
Essa solução diz muito sobre a produtividade do colaborador, uma vez, com um tempo mais longo, é possível identificar se houve dificuldade na realização da tarefa ou até mesmo se falta orientação a ele em relação a determinada atividade. Além disso, você pode encontrar gargalos que estejam limitando a produtividade do colaborador, como falta de autonomia, por exemplo.
6- Armazenamento em nuvem
Você pode estar pensando agora: Mas o que o armazenamento em nuvem tem a ver com produtividade? Eu te digo que tudo!
Se você já teve que esperar algum colega te enviar um arquivo para fazer seu trabalho, sabe bem o quanto esse processo, tão básico e rotineiro, pode acabar com a produtividade.
Além disso, com o crescimento do seu escritório, naturalmente, os dados e documentos gerados no dia a dia irão aumentar. Portanto, é essencial ter à disposição do seu time, programas que possam armazenar e compartilhar esses documentos, de forma online, segura e de fácil acesso.
Por isso, o Gestta possui 1 terabyte de espaço para que você e seu time armazenem todos os documentos pertinentes ao seus clientes em um só lugar. Afinal, ninguém quer perder tempo procurando um documento.O armazenamento em nuvem evita, por exemplo, que um colaborador salve um documento em sua área de trabalho, impossibilitando o acesso dos demais. Ou seja, o armazenamento em nuvem melhora a produtividade, uma vez que, ele facilita e centraliza o acesso a informação.
Mas como medir os resultados desses recursos
Pode ser que você tenha se questionado em relação a qualificar a efetividade desses recursos, mas saiba que o Gestta pensou nisso também.
Nossa ferramenta de gestão contábil produz relatórios completos e intuitivos que podem ajudá-lo a constatar a efetividade de cada um desses recursos que apresentei aqui. Isso porque, tudo o que acontece dentro do Gestta, gera dados que se transformam em métricas que você pode usar para acompanhar o desempenho do seu negócio como um todo.
Veja alguns exemplos de relatórios prontos que já vem com o Gestta:
- Cliente por mensalidade;
- Apontamento mensal por cliente;
- Apontamento mensal por usuário;
- Lista de certificados a vencer;
- Pontuação mensal por cliente;
- Pontuação mensal por usuário;
- Relação mensal dos certificados a vencer;
- Todas as tarefas fechadas com multa, atrasos ou não baixadas;
- Total de tarefas por cliente;
- Todas as tarefas por colaborador, departamento, empresa ou regime;
- Valor de OS por cliente;
- Tarefas por cliente.
Além disso também é possível personalizar e criar seus próprios relatórios, de acordo com sua necessidade de análise.
Ou seja, além de aumentar e melhorar a produtividade de sua equipe, o Gestta não deixa nenhuma informação sobre o seu escritório passar batida!
Viu como o Gestta pode ajudar seu escritório a ser mais produtivo?
Espero que sim, afinal, esse era o objetivo deste artigo. Mostrar que, com os recursos certos é possível ter uma equipe e um escritório, mais produtivos.
Então, se você curtiu os recursos que apresentei aqui e acha que elas podem transformar e impactar positivamente a produtividade do seu escritório, clique no botão abaixo e agende uma demonstração, sem compromisso, com um dos especialistas do Gestta.
E se você já utiliza a nossa ferramenta, deixa aqui nos comentários como ela tem contribuído com a produtividade de sua equipe! Será incrível ouvir seu feedback!
