Já pensou em implantar o home office no seu escritório contábil, mas não sabe se realmente pode ser vantajoso para você? Tem medo de perder o controle, a visibilidade? Leia esse artigo e entenda se o home office funciona ou não para escritórios contábeis.

Para saber se home office em escritórios contábeis funciona, precisamos entender primeiramente o que é home office e porquê ele vem revolucionando o mercado de trabalho em seu âmbito geral.

Alvin Toffler escreveu em uma de suas obras que a tecnologia permitiria que as pessoas passassem a trabalhar de casa. E ele estava certo. O aumento do Home Office cresceu simultaneamente com o avanço da tecnologia.

Um dos fatores que também contribuiu com esse crescimento é o tempo excessivo que o trabalhador costuma levar para chegar no trabalho. Esse fator contribuiu bastante para que, em 2012, o Brasil se tornasse o 3º país onde o Home Office mais cresceu, segundo pesquisa feita pela Robert Half.

Em uma pesquisa realizada pela SAP, os participantes tinham que escolher uma frase para melhor definir o processo de home office. Dos representantes das mais de 300 empresas participantes da pesquisa, 71% escolheram “Gerenciamento baseado em resultados, ao invés da presença física”.

Para os escritórios contábeis, também foram apontados pontos positivos dessa estratégia:

• 85% afirmam aumento da satisfação e do engajamento de colaboradores;
• 80% apontam o home office como fator de atração e retenção de colaboradores;
• 80% afirmam que a estratégia permite a otimização dos processos internos;
• 54% alegam ganhos em produtividade.

Não é fácil como parece

Se engana quem acha que implantar Home Office em escritórios contábeis é uma tarefa simples e fácil. Estar acostumado à rotina e agitação de um escritório e passar a trabalhar em seu lar doce lar, fazer seu próprio horário, no conforto do seu sofá pode acarretar consequências negativas.

O ambiente muda e, consequentemente, aumenta o cuidado que deve ser tomado para não se atentar demais com a televisão, cair na tentação de jogar videogame “um pouquinho” e até mesmo se distrair com a sua família.

A acomodação é outro ponto que deve ser alertado. Poder trabalhar em casa não significa que você pode se preocupar menos com as tarefas, muito pelo contrário. O resultado a ser entregue deve ser o mesmo, principalmente quando se trata do ramo contábil com todos seus prazos e burocracias.

Tomando esses devidos cuidados, home office em escritórios contábeis têm suas (grandes) vantagens que devem ser consideradas.

Otimização de recursos

Por mais que se gaste com energia elétrica, telefone e internet na casa do colaborador, esse custo ainda é menor do que seria em um escritório. Sem falar nos gastos com deslocamento e estrutura que serão economizados ao se trabalhar de casa.

Economia de espaço físico

Com os colaboradores atuando em suas casas, o espaço físico seria uma preocupação a menos e, também, mais uma maneira de reduzir gastos, uma vez que o escritório contábil pode passar a ser alocado em um espaço menor o que significa um aluguel mais barato.

Mais foco no trabalho

Trabalhando em casa o colaborador poderá economizar grande parte do seu tempo por não ter que passar pelo transtorno do transporte público ou do trânsito carregado em horários de pico e, consequentemente, não passará o famoso estresse.

E vamos combinar: trabalhar com menos estresse e mais calma é bem mais prazeroso. Mas vale lembrar do que foi citado no começo do artigo: o colaborador deve se policiar para não se acomodar e se distrair com muita frequência.

Prospecção e retenção de talentos

Trabalhar em casa aumenta a qualidade de vida por diversos motivos, por exemplo, o fim do estresse com trânsito ou transporte público e conseguir ter uma alimentação mais saudável.

Ou seja, aplicar home office em escritórios contábeis aumenta a qualidade de vida dos colaboradores e essa é o principal segredo para prospectar e reter talentos em uma empresa.  

Desafios na hora da implantação

Além dos prós e contras precisamos falar dos desafios ao aplicar home office em escritórios contábeis.

• Segurança das informações: não ter total controle sobre os dados das empresas que atende pode ser algo que não te deixe confortável. Uma solução ideal para isso seria trabalhar com arquivos e programas em nuvem.
• Aspectos legais: a Reforma Trabalhista prevê o contrato individual por home office. Mas enquanto ela não vira lei, há de se ter o cuidado para não atender a regras que, muitas vezes, não são suficientemente claras.
• Gestão de atividades: como garantir o cumprimento de horários e de metas sem ter o colaborador no mesmo ambiente do seu dia-a-dia? Isso ainda preocupa muitos gestores. Uma solução simples e totalmente eficaz é cobrar do colaborador resultados dentro dos prazos. Na fase de testes da implantação do home office, você pode se sentir mais seguro tendo um controle das atividades que o seu colaborador está executando em casa. Você pode pedir um relatório diário de atividades, por exemplo. E, mais uma vez, a solução pode ser trabalhar sistemas e arquivos com funcionamento em nuvem.

Lembre-se: os desafios não devem ser encarados como problemas ou desvantagens. Eles devem ser superados e, uma vez superados, você não precisará mais se preocupar com eles pois se trata mais de uma questão de adaptação ao aplicar home office em escritórios contábeis

No fim, vale a pena?

No universo da contabilidade os escritórios possuem diferentes culturas. Uns são mais tradicionais que acabam sendo mais intolerante à mudanças, outros com a cultura de startup que, naturalmente, são mais flexíveis à novidades. E isso é normal, as culturas são essenciais nas empresas, elas ajudam a trazer resultados e devem ser respeitadas.

Você provavelmente está interessado em aplicar home office em seu escritório contábil, porém está inseguro em arriscar, certo? Comece fazendo testes! Teste com um colaborador de confiança, com um setor que não seja tão burcático e veja se aplicar home office em escritório contábil faz sentido para você.

Não se esqueça de colocar toda a empresa na mesma página, explicar o que está acontecendo e o que pode vir a acontecer. Haja sempre com transparência.

Um dos seus receios, muito provavelmente, é perder o controle e a visibilidade do seu escritório. Hoje em dia já existem diversas ferramentas em que você consegue fazer a gestão de tarefas e do tempo mesmo de longe. Essas ferramentas te possibiliam “fiscalizar” os seus colaboradores. Nelas, eles terão horário de entrar e horário para sair, anulando as chances da empresa ser processada por horas extras não pagas e coisas do gênero. Possibilita ao gestor, também, fazer o acompanhamento das tarefas que estão sendo feitas e estão deixando de ser feitas.

Por fim: pense. Pense na possibilidade do home office em escritórios contábeis para a sua empresa. Se você estiver empolgado com a ideia e perceber que aplicar home office pode fazer sentido na sua empresa, comece pelo testes e, claro, tomando todos os devidos cuidados. Por outro lado, se você perceber que o home office não combina com a cultura do seu escritório, tudo bem, você não ficará para trás. Lembre-se: cada caso é um caso e não adianta insistir em algo que vai contra a cultura da sua empresa, a chance de dar errado é grande.