Má gestão de tempo – A verdade nua e crua sobre esse problema nas empresas contábeis!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Uma empresa  que sente dificuldades em em acabar com a má gestão de tempo, é como uma casa muito bagunçada: parece que tentar arrumar vai dar mais trabalho do que continuar levando do jeito que está. Mas depois que você organiza tudo só consegue pensar: por que eu não cuidei disso antes?

E digo mais, por mais trabalhoso que possa parecer, obter uma gestão de tempo eficiente com certeza elevará sua empresa a outro patamar. E, a boa notícia é que, quanto antes você por a mão na massa, mais cedo poderá usufruir dos resultados. 

É por isso que separei algumas dicas para te ajudar nesse processo! Sim, você não está sozinho nessa, eu vou te ajudar.

Vamos nessa?

A causa da má gestão do tempo


Em 2018, o artista mexicano Jorge Mández Blake apresentou uma obra que consistia em um muro de 75 metros alçado por um pequeno livro na parte inferior. A ideia era representar o impacto que a literatura e o conhecimento podem ter na vida das pessoas, já que um pequeno livro embaixo do muro quebra toda a uniformidade da parede. No entanto, é possível analisar a obra sobre outra ótica: um desnível, por menor que seja, tem o poder de abalar uma estrutura inteira. Inclusive, eu acredito que, essa metáfora é perfeita para explicar os efeitos que a má gestão de tempo, muitas vezes subestimada, pode causar em uma empresa contábil. 

As pessoas acham que má gestão de tempo é sinônimo de atrasos, mas não se trata disso apenas. Ela é a causa de problemas muito maiores e pode interferir negativamente no crescimento do escritório (agora a metáfora faz sentido?).  Estamos acostumados a atrelar grandes problemas à grandes causas e, nem sempre, isso é verdade. Grandes problemas podem ser originados por causas pequenas, que justamente pelo tamanho, não foram combatidas.

Por exemplo, uma bactéria microscópica pode causar danos irreversíveis e, até mesmo, levar a morte. Da mesma forma, a má gestão de tempo pode gerar problemas que, se não combatidos, podem trazer altos prejuízos. Não acredita? Então veja o que a má gestão de tempo pode fazer:

As consequências


A má gestão de tempo causa atrasos, ok, mas e o que esses atrasos podem causar? Encontrar a resposta para essa pergunta pode ser a linha tênue entre resolver ou mascarar um problema. Algumas das consequências são:

Perda de prazos

Contadores com problemas na gestão de tempo vivem atarefados, trabalham muito mais do que 8 horas por dia e, mesmo assim, não dão conta de todas as pendências, perdem prazos de obrigações contábeis e isso causa prejuízo. Então veja, não é só perder prazos, é pagar multas e consequentemente diminuir o lucro sobre o valor do serviço prestado. Pense nisso, quanto a sua empresa pode perder, por exemplo, em um ano de má gestão de tempo? 

Retrabalhos

Quem nunca ouviu o ditado “apressado come cru”? Ele é utilizado sempre que alguém se dá mal por ter feito as coisas com pressa. No caso das tarefas contábeis, a pressa (causada pela má gestão de tempo) pode gerar retrabalhos. Isso significa, gastar mais tempo para refazer coisas. 

E ao usar esse precioso tempo para os retrabalhos, as tarefas se acumulam, clientes demoram a receber respostas, prazos se perdem e os colaboradores vão pouco a pouco perdendo o interesse. Afinal, retrabalhos não trazem desafios e a produtividade é alimentada pela motivação. Falando nisso…

Improdutividade

Sim, a má gestão de tempo também é um pilar da improdutividade e eu explico o porquê. Colaboradores que lidam diariamente com o excesso de trabalho, atrasos e que chegam na sexta-feira cheios de pendências, tendem a acreditar que seu esforço não foi o suficiente. E isso vai, pouco a pouco, desmotivando, pois mesmo com todo a dedicação, eles não enxergam melhoras.

Infelizmente essa sensação acaba minando grandes talentos e traz a impressão de que trabalhar com contabilidade é exatamente isso: correria, loucura e stress, mas não precisa ser assim. Uma gestão de tempo eficiente pode mudar esse quadro e permitir que os colaboradores trabalhem menos. mas com mais qualidade. Isto é, sem prejudicar seus resultados.

Continue a leitura para entender como isso é possível.

A solução…


Ok, você já entendeu que a gestão de tempo é fundamental nas rotinas contábeis e descobriu que ela pode causar problemas muito maiores do que os que você imaginava. Diante disso, como eliminá-la? 

Bom, antes de mais nada, este artigo não é um manual de regras, ok? Mas as dicas que você verá aqui podem ser testadas e modificadas de acordo com as necessidades de sua empresa. Aliás, desconfie de qualquer pessoa que possui uma fórmula pronta para resolver seus problemas. Cada caso é um caso e é preciso estudá-lo, experimentar e medir os resultados para realizar modificações. 

Por isso, gosto de abordar os problemas de forma ampla para que você possa enxergar uma entre as possíveis causas e soluções, de acordo com a sua realidade. Dito isso, confira abaixo algumas atitudes que sua empresa pode tomar para elevar o potencial da gestão de tempo em relação aos processos contábeis:

Padronize-se

Embora muitas pessoas odeiem rotina, ela é indispensável para a gestão de tempo nas empresas contábeis. Criar métodos, processos, utilizar agendas, ferramentas e caminhos pré-definidos… Tudo isso ajuda a organizar melhor as atividades dentro do tempo. Sem contar que, quando algo foge do previsto, os caminhos alternativos já estão pré-estabelecidos e as reações acontecem de forma mais efetiva e rápida. Por fim, uma metodologia permite que pessoas distintas realizem o mesmo processo e obtenham resultados similares.

Crie divisões

Divisões no bom sentido, claro. Divida as tarefas e responsabilidades de forma clara, delegue funções de forma que cada um saiba exatamente pelo quê é responsável. Evite a sobrecarga e crie metas e bonificações para manter o time sempre motivado. Essas coisas ajudam os colaboradores a terem senso de pertencimento. Ou seja, ao receberem responsabilidades claras, eles entendem que seus esforços contribuem diretamente para o desempenho da empresa.

Suba de nível

Em jogos de RPG, sempre que um personagem sobe de nível, ele ganha ou melhora uma porção de ferramentas. Com isso atinge resultados maiores que o ajudam a subir mais um nível e assim sucessivamente. No universo contábil é muito parecido. Ao investir em ferramentas e softwares, você consegue ampliar sua demanda e elevar seu escritório a outro patamar. Algumas ferramentas muito utilizadas por contabilidades campeãs são:

Portanto, com elas, você terá muito mais tempo à disposição. Isso porque, muitas tarefas operacionais poderão ser automatizadas e os colaboradores poderão se dedicar a outras atividades mais complexas. E isso, não só acaba com a má gestão de tempo, como otimiza a produtividade dos colaboradores, o que pode ser, inclusive, muito rentável.

Aplique técnicas

Algumas técnicas são utilizadas para fazer uma gestão de tempo inteligente. Elas já foram amplamente testadas e adaptadas nos mais diversos segmentos e, por isso, podem ser utilizadas inclusive em empresas contábeis. Veja alguns exemplos:

  • Método PDCA: As siglas significam planejar, desenvolver, conferir e agir, em português. E consiste em traçar planos para todas as grandes funções, botá-los em prática, conferir se tudo está saindo como planejado e por fim, ir realizando manutenções para maximizar o resultado.

  • Matriz GUT: Nesse método os problemas são divididos em graves, urgentes e com tendência a evoluir. Portanto, em cada um desses critérios, as atividades devem receber notas de 1 a 5. Assim, soma-se a nota obtida pelas atividades em cada critério e elas são resolvidas de acordo com a pontuação final.

  • Checagem diária: É uma forma simples de entender o que acontece no escritório. Aqui, os líderes devem verificar quais atividades estão com cada colaborador, quanto tempo falta para as finalizações e se há risco de atrasos. Um software de gestão contábil pode ajudar apresentando esses dados em um dashboard, ou seja, em um painel de controle.

Pronto para melhor a gestão de tempo no seu escritório?

A gestão de tempo nas empresas contábeis é algo que demanda paciência, tempo e dedicação. Além disso, as metodologias utilizadas, sempre poderão ser melhoradas e modificadas de acordo com as necessidades do seu escritório. Portanto, pode até parecer trabalhoso, mas quando a gestão de tempo começa a funcionar, fica mais fácil administrar tudo dentro do escritório. Ou seja, é como se você conseguisse pegar bastante jeito com malabarismo que nem precisasse se preocupar com sua execução. Por isso, siga as dicas desse artigo e inicie, hoje mesmo, a jornada para melhorar a gestão de tempo no seu escritório e tornar o seu trabalho e o de sua equipe, muito mais produtivo!

E se você tem alguma dica, além das que eu mencionei aqui, me conta nos comentários. Assim, você me ajuda a manter esse artigo sempre atualizado! Conto com a sua ajuda!

Uma resposta

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *